管理项目范围变更的文件和记录是项目管理中非常重要的一项工作。以下是一些可以帮助管理者有效管理项目范围变更的建议：
建立范围变更管理过程：首先，建立一个明确的范围变更管理过程，包括变更请求的提交、评估、批准和实施等步骤。确保每个变更请求都经过适当的评估和批准程序，并记录下来。
使用变更请求表单：为了规范变更请求的提交和记录，可以设计一个变更请求表单，包括变更请求的详细描述、原因、影响、优先级等信息。通过使用表单，可以更好地管理和跟踪变更请求的进展。
建立变更控制委员会：对于大型复杂项目，可以建立一个变更控制委员会，由相关利益相关者组成，负责审查和决策变更请求。委员会应定期集会，评估变更请求的影响和优先级，并做出相应的决策。
管理变更的文档和记录：对于每个变更请求，应及时记录下相关的信息，包括变更请求的描述、评估结果、批准意见、实施计划、变更的实施结果等。同时，还应保留所有与变更相关的文件和记录，以备将来参考和审查。
跟踪和审计变更：在项目执行过程中，应定期跟踪和审计变更的实施情况。通过比较实际变更和计划变更的差异，可以评估项目的范围控制水平，并采取相应的措施纠正偏差。
与相关方进行沟通：范围变更可能会对项目的进度、成本和资源需求产生影响，因此，及时与相关方进行沟通非常重要。通过与利益相关者共享变更的信息，可以减少不必要的误解和冲突，并获得他们的支持和理解。
总之，管理项目范围变更的文件和记录需要建立明确的管理过程和相应的工具，确保变更请求得到适当的评估和批准，并跟踪和审计变更的实施情况。同时，与相关方进行有效的沟通和协调，可以提高项目范围变更管理的效果。