单位债权债务管理制度是公司财政管理的重要环节。首先,要明确岗位责任制,项目经理是应收及应付款项管理的第一责任人,负责款项全过程管理,而财务负责人则组织应收、应付款项的日常管理工作。其次,财务部门作为主办部门,负责办理应收、应付款项的管理工作,建立健全应收款项台账,并定期编制应收款项明细表。此外,财务部门还要严格按照公司资金管理和使用的有关规定,加强对外借款、对外预付账款和工程垫资的控制和监督。针对长期挂账、长期无结算、账龄较长、核对不符等情况,应及时提请相关部门查明原因,按规定做出处理。
接下来,要明确债权债务账目的核对工作。这项工作主要由财务部门负责,其他有关各业务部门配合。项目部应当建立债权债务定期清查和核对签认制度,至少于每季度末对债权债务进行全面清理和核对一次。对各项债权必须取得签认记录。物资采购、合同、机电等业务部门应配合财务部门与对方财务部门核对账目,并将核对情况及时通报财务部。
在台帐管理方面,项目部应建立债权债务台账管理制度,详细反映各项债权债务的发生、增减变动、余额及其账龄等财务信息。财务部门应当至少按季编制债权债务明细表,向项目负责人和相关业务部门反馈债权债务的结算情况、余额、账龄等信息,分析债权债务管理情况,提请项目负责人和有关责任部门采取相应措施。
对于债权债务的清理工作,项目部应按照合同约定及时与业主(局指)办理验工计价手续,并根据业主(局指)批复计价确认应收账款。同时,项目部物资、计价等部门应及时办理材料物资采购入库报销、劳务结算、机械设备租赁等结算手续,以便财务部门正确确认应付款项。对于收到的承兑汇票或应收票据,项目部应设置“应收票据登记簿”逐笔登记相关信息,对已到期收回的票据及时注销,对背书转让或贴现的票据及时在登记簿中做出标识。项目部对收到的商业承兑汇票应随时跟踪和关注出票人财务状况,防范到期不能收回的风险。对于预付账款的控制,项目部应严格控制预付款项,按照合同约定的比例付款,并在合同约定时间内及时清算或扣回。合同没有约定预付款项的一律不得支付。财务部门对长期挂账的预付款项应及时提请项目负责人和相关业务部门查明原因后做出处理。