(一)流程图
(二)流程描述
1、本市医疗客户流程、商业客户流程、外埠商业客户流程
(1)本市医疗客户可以向销售分公司直接电话要货,也可电话通过外勤要货。
(2)本市商业客户可以向销售分公司电话要货,或通过外勤要货,也可到销售分公司现款自提货。
(3)外埠商业客户要与外勤签订购货合同,再由外勤订货。
2、销售分公司
(1)销售分公司负责记录本市客户、外埠客户、公司外勤的要货信息,并根据订单、外埠客户订货合同,将信息录入系统,录入信息包括合同日期、合同号、客户、品种、数量、价格(特殊价格需主管批准)。
(2)药品批号:信息录入员根据药品的数量和需要可以指定药品的批号,一般按照先产先出库的原则(特殊情况需经过主管批准),如果一个批号不够订货药品的数量,就选择另外批号的药品与其拼凑(拼凑尽量不拆零,仍执行先产先出)。
(3)信息录入完毕后,系统中就形成了订单、合同的电子信息。
3、公司开票中心
当系统中生成了订单、合同的电子信息,开票中心负责将电子订单打印出来,生成纸制的各类票据。票据种类包括:
(1)五联出库票:①联——保管员存查、②联——财会凭证、③联——商品帐联、④联——随货同行、⑤联——运输存查。
(2)三联非增值税发票:①联——存查、②联——对方结存、③联——财务应收帐。
(3)三联复核清单:①联——出库复核、②联——随货路签、③联——运输存查。
当纸制票据打印后,票据中心负责转票:
(4)转财务:出库联②③联,对应非增值税发票③联。
(5)转保管:出库单①联,对应复核清单①联。
(6)转运输:出库单④⑤联,对应非增值税发票②联及复核清单②③联。
4、仓储部、运输部
仓库保管员接到开票中心转出的票据后(出库单①联,对应复核清单①联)开始按照票据中药品的数量、批号备货。等待运输组来提货。运输组司机携带开票中心转给的票据与保管员清点货物。核对正确,装车送货给客户并将客户需要的发票、复核清单交给客户后带回对方签收单。外埠客户由运输组根据实际情况选择铁路、公路等运输方式。
5、结算中心
结算中心接到开票中心转给的票据(出库票②③联,对应非增值税发票③联)后按照票据记应收帐,并为商业客户开具增值税发票(本市商业客户结账时开票、外埠客户在货物发出后开票)。
6、客户现款自提货
客户直接到销售公司现款购药,销售公司为客户打印出一式两联的自提货凭证,客户到结算中心交款后,由财务盖章证明货款已收,客户拿着凭证到开票中心换取发票(如客户需要增值税票,在结算中心打印)和出库单后,到保管员出提货。