公文格式
1 范围
本标准规定了 党政机关公文通用的纸张要求、 排版尺寸（页边距） 、 字体大小（字号） 和印制装订要求、 公文格式各要素的编排规则， 并给出了 公文的式样。
本标准适用于各级党政机关制发的公文。 其他机关和单位的公文可以参照执行。
使用少数民族文字印制的公文， 其用纸、 幅面尺寸及版面、印制等要求按照本标准执行， 其余可以参照本标准并按照有关规定执行。
2 公文用纸幅面尺寸及版面要求
2. 1 幅面尺寸
公文用纸采用 GB/T 148 中规定的 A4 型纸， 其成品幅面尺寸为： 210 mm×297 mm。
2. 2 版面
2. 2. 1 页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边） 为 37 mm±1 mm， 公文用纸订口 （左白边） 为 28mm±1mm， 版心尺寸为 156 mm×225 mm。
2. 2. 2 字体和字号
如无特殊说明， 公文格式各要素一般用 3 号仿宋体字。 特定情况可以作适当调整。
2. 2. 3 行数和字数
一般每面排 22 行， 每行排 28 个字， 并撑满版心。 特定情况可以作适当调整。
2. 2. 4 文字的颜色
如无特殊说明， 公文中文字的颜色均为黑色。
3 印制装订要求
? 3. 1 制版要求
版面干净无底灰， 字迹清楚无断划， 尺寸标准， 版心不斜，误差不超过 1 mm。
? 3. 2 印刷要求
双面印刷； 页码套正， 两面误差不超过 2mm。 黑色油墨应当达到色谱所标 BL100%， 红色油墨应当达到色谱所标 Y80%、 M80%。 印品着墨实、 均匀； 字面不花、 不白、 无断划。
? 3. 3 装订要求
公文应当左侧装订， 不掉页， 两页页码之间误差不超过 4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm， 四角成 90° ， 无毛茬或缺损。骑马订或平订的公文应当：
（a） 订位为两钉外订眼距版面上下边缘各 70mm 处， 允许误差±4mm；
（b） 无坏钉、 漏钉、 重钉， 钉脚平伏牢固；
（c） 骑马订钉锯均订在折缝线上， 平订钉锯与书脊间的距离为 3mm--5mm。
包本装订公文的封皮（封面、 书脊、 封底） 与书芯应吻合、包紧、 包平、 不脱落。
4 公文格式各要素编排规则
? 4. 1 公文格式各要素的划分
本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、 主体、 版记三部分。 公文首页红色分隔线以上的部分称为版头； 公文首页红色分隔线（不含） 以下、 公文末页首条分隔线（不含） 以上的部分称为主体； 公文末页首条分隔线以下、 末条分隔线以上的部分称为版记。 页码位于版心外。
? 4. 2 版头
4. 2. 1 份号
如需标注份号， 一般用 6 位 3 号阿拉伯数字， 顶格编排在版心左上角第一行。
4. 2. 2 密级和保密期限
如需标注密级和保密期限， 一般用 3 号黑体字， 顶格编排在版心左上角第二行； 保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
4. 2. 3 紧急程度
如需标注紧急程度， 一般用 3 号黑体字， 顶格编排在版心左上角； 如需同时标注份号、 密级和保密期限、 紧急程度， 按照份号、 密级和保密期限、 紧急程度的顺序自上而下分行排列。
4. 2. 4 发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件” 二字组成， 也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
发文机关标志居中排布， 上边缘至版心上边缘为 35mm， 推荐使用小标宋体字， 颜色为红色， 以醒目 、 美观、 庄重为原则。联合行文时， 如需同时标注联署发文机关名称， 一般应当将主办机关名称排列在前； 如有“文件” 二字， 应当置于发文机关名称右侧， 以联署发文机关名称为准上下居中排布。
4. 2. 5 发文字号
编排在发文机关标志下空二行位置， 居中排布。 年份、 发文顺序号用阿拉伯数字标注； 年份应标全称， 用六角括号“〔〕 ”括入； 发文顺序号不加“第” 字， 不编虚位（即 1 不编为 01） ，在阿拉伯数字后加“号” 字。上行文的发文字号居左空一字编排， 与最后一个签发人姓名处在同一行。
4. 2. 6 签发人
由“签发人” 三字加全角冒号和签发人姓名组成， 居右空一字， 编排在发文机关标志下空二行位置。 “签发人” 三字用 3 号仿宋体字， 签发人姓名用 3 号楷体字。
如有多个签发人， 签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、 自 上而下依次均匀编排， 一般每行排两个姓名， 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
4. 2. 7 版头中的分隔线
发文字号之下 4mm 处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
? 4. 3 主体
4. 3. 1 标题
一般用 2 号小标宋体字， 编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布； 回行时， 要做到词意完整， 排列对称，长短适宜， 间距恰当， 标题排列应当使用梯形或菱形。
4. 3. 2 主送机关
编排于标题下空一行位置， 居左顶格， 回行时仍顶格， 最后一个机关名称后标全角冒号。 如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时， 应当 将主送机关名 称移至版记， 标注方法见
7. 4. 2。
4. 3. 3 正文
公文首页必须显示正文。 一般用 3 号仿宋体字， 编排于主送机关名称下一行， 每个自 然段左空二字， 回行顶格。 文中结构层次序数依次可以用“一、 ” “（一） ” “1. ” “（1） ” 标注； 一般第一层用黑体字、 第二层用楷体字、 第三层和第四层用仿宋体字标注。
4. 3. 4 附件说明
如有附件， 在正文下空一行左空二字编排“附件” 二字， 后标全角冒号和附件名称。 如有多个附件， 使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件： 1. XXXXX” ） ； 附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时， 应当与上一行附件名称的首字对齐。
4. 3. 5 发文机关署名、 成文日期和印章
4. 3. 5. 1 加盖印章的公文
成文日 期一般右空四字编排， 印章用红色， 不得出现空白印章。单一机关行文时， 一般在成文日 期之上、 以成文日 期为准居中编排发文机关署名， 印章端正、 居中下压发文机关署名和成文日 期， 使发文机关署名和成文日 期居印章中心偏下位置， 印章顶端应当上距正文（或附件说明） 一行之内。
联合行文时， 一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置， 并将印章一一对应、 端正、 居中下压发文机关署名， 最后一个印章端正、 居中下压发文机关署名和成文日 期，印章之间排列整齐、 互不相交或相切， 每排印章两端不得超出版心， 首排印章顶端应当上距正文（或附件说明） 一行之内。
4. 3. 5. 2 不加盖印章的公文
单一机关行文时， 在正文（或附件说明） 下空一行右空二字编排发文机关署名， 在发文机关署名下一行编排成文日 期， 首字比发文机关署名首字右移二字， 如成文日 期长于发文机关署名，应当使成文日 期右空二字编排， 并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时， 应当先编排主办机关署名， 其余发文机关署名依次向下编排。
4. 3. 5. 3 加盖签发人签名章的公文
单一机关制发的公文加盖签发人签名章时， 在正文（或附件说明） 下空二行右空四字加盖签发人签名章， 签名章左空二字标注签发人职务， 以签名章为准上下居中排布。 在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时， 应当先编排主办机关签发人职务、 签名章， 其余机关签发人职务、 签名章依次向下编排， 与主办机关签发人职务、 签名章上下对齐； 每行只编排一个机关的签发人职务、 签名章； 签发人职务应当标注全称。 签名章一般用红色。
4. 3. 5. 4 成文日期中的数字
用阿拉伯数字将年、 月 、 日 标全， 年份应标全称， 月 、 日 不编虚位（即 1 不编为 01） 。
4. 3. 5. 5 特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、 成文日期时， 可以采取调整行距、 字距的措施解决。
4. 3. 6 附注
如有附注， 居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
4. 3. 7 附件
附件应当另面编排， 并在版记之前， 与公文正文一起装订。“附件” 二字及附件顺序号用 3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。
附件标题居中编排在版心第三行。 附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。 附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订， 应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件” 二字及附件顺序号。
? 4. 4 版记
4. 4. 1 版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽， 首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为 0. 35 mm） ， 中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm） 。 首条分隔线位于版记中第一个要素之上， 末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
4. 4. 2 抄送机关
如有抄送机关， 一般用 4 号仿宋体字， 在印发机关和印发日期之上一行、 左右各空一字编排。 “抄送” 二字后加全角冒号和抄送机关名称， 回行时与冒号后的首字对齐， 最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记， 除将“抄送” 二字改为“主送”外， 编排方法同抄送机关。 既有主送机关又有抄送机关时， 应当将主送机关置于抄送机关之上一行， 之间不加分隔线。
4. 4. 3 印发机关和印发日期
印发机关和印发日期一般用 4 号仿宋体字， 编排在末条分隔线之上， 印发机关左空一字， 印发日 期右空一字， 用阿拉伯数字将年、 月 、 日标全， 年份应标全称， 月 、 日不编虚位（即 1 不编为 01） ， 后加“印发” 二字。版记中如有其他要素， 应当将其与印发机关和印发日 期用一条细分隔线隔开。
? 4. 5 页码
一般用 4 号半角宋体阿拉伯数字， 编排在公文版心下边缘之下， 数字左右各放一条一字线； 一字线上距版心下边缘 7 mm。 单页码居右空一字， 双页码居左空一字。 公文的版记页前有空白页的， 空白页和版记页均不编排页码。 公文的附件与正文一起装订时， 页码应当连续编排。GB/T 9704—2012
5 公文中的横排表格
A4 纸型的表格横排时， 页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口 一边， 双页码表头在切口 一边。
6 公文中计量单位、 标点符号和数字的用法
公文中计量单位的用法应当符合 GB 3100、 GB 3101 和 GB 3102（所有部分） ， 标点符号的用法应当符合 GB/T 15834， 数字用法应当符合 GB/T 15835。
常用公文格式/种类
1 . 通知。 发布规章和行政措施， 转发上级机关、 同级机关和不相隶属机关的公文， 批转下级机关的公文， 要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项， 任免和聘用干部。
2. 报告。 向上级机关汇报工作、 反映情况、 提出建议。
3. 请示。 向上级机关请求指示、 批准。
4. 会议纪要。 记载、 传达会议议定事项和主要精神。
5. 决议。 经会议讨论通过的重要决策事项。
6. 函。 不相隶属机关之间相互商洽工作、 询问和答复问题， 向有关主管部门请求批准等。
7. 通报。 表扬先进， 批评错误 , 传达重要精神 , 交流重要情况。
8. 通告。 在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
9. 批复。 答复下级机关的请示事项。
1 0. 条例。 用于制定规范工作、 活动和行为的规章制度。
1 1 . 规定。 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
1 2. 意见。 对某一重要问题提出设想、 建议和安排。
1 3. 公告。 向内外宣布重要事项或者法定事项。
1 4. 决定。 对重要事项或重大行动作出安排。
常用公文的写作格式
我们常用公文包括： 报告、 请示、 通知、 规定、 函。
( 一 ) 《报告》 写作要点 : 报告是向上级机关汇报工作、 反映情况、 提出意见或建议、 答复上级机关询问时用陈述性公文。
1 . 标题： 制发机关＋事由＋报告； 报告前可加“紧急”。
2. 正文： 一是事由： 直陈其事， 把情况及前因、 后果写清楚。 二是事项：写工作步骤、 措施、 效果。 也可以写工作的意见、 建议或应注意的问题。
3. 结尾： 可写“特此报告”“专此报告”， 后面不用任何标点符号， 或“以上报告如无不妥， 请批转各地、 各部门执行”， 或“以上报告， 请指示”等语。 注意事项： 概述事实， 重点突出， 中心明确， 实事求是， 有针对性。
（二） 《请示》 写作要点： 请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、 期复性公文。
1 . 标题： 制发机关名称＋事由＋请示。
2. 正文 : 一是请示的原因： 陈述情况， 阐述理由， 讲情必要性和可能性，最后用“为此， 请示如下”。 二是请示的事项： 写明请示要求， 如请求物资要写明品名、 规格、 数量， 请求资金要写明金额。
3. 结尾语： 多用“上述意见， 是否妥当， 请指示”。 “特此请示， 请予批准”，“以上请求， 请予审批”， “以上请示， 请予批复”， “以上请示， 如无不妥， 请批转各部门执行”等语。
4. 注意事项： 一文一事； 一个主送机关； 逐级请示。
( 三 ) 《通知》 是下行文， 要求下级机关办理、 执行或服从安排的文种。 通知讲究时效性， 是告知立即办理、 执行或周知的事项。
1 . 标题： 制发机关＋事由＋通知。
2. 正文： 一是通知前言： 即制发通知的理由、 目的、 依据。 例如“为了解决×××的问题， 经×××批准， 现将×××， 具体规定通知如下。 二是通知主体：写出通知事项， 分条列项， 条目分明。
3. 结尾： 三种写法：
一是意尽言止， 不单写结束语。
二是在前言和主体之间， 如未用“特作如下通知”作为过渡语， 结尾可用“特此通知”结尾。
三是再次明确主题的段落描写。
( 四 ) 《规定》 写作要点： 规定是由机关、 社会团体和企业事业单位对某
一方面工作或行为做出具体规约的文件。
1 . 标题： 地域＋内容＋文件种类（规定、 管理办法、 细则、 规则等） 。
2. 正文： 一是正文的内容通过“条”的形式表述， 按顺序依次排列。 “条”是法规的基本单位。 二是“条”的内容较多时可分为“款”， “款”的内容较多时可分为“项”。 三是根据内容的需要， 可以在“条”上设“章”。
( 五 ) 《函》 函的概念 : 函是不相隶属机关之间相互洽工作、 询问和答复问题， 或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文， 平行文种。
1 . 函的特点： 一是沟通性。 二是灵活性。 三是单一性。
2. 撰写函件应注意的问题：首先要注意行文简洁明确， 用语把握分寸。 无论是平行机关或者是不相隶属的行文， 都要注意语气平和有礼， 不要倚势压人或强人所难， 也不必逢迎恭维、 曲意客套。 至于复函， 则要注意行文的针对性， 答复的明确性。
公文的结构层次及字体
公文一般由眉首（包括发文机关、 发文字号、 签发人、 紧急程度、 机密等级等内容， 一般用横线与正文部分隔开） 、 正文（包括标题、 主送机关、 内容、附件、 落款、 附注等） 文尾（包括主题词、 抄送栏、 印发机关栏、 印发日期、份数、 印章等项） 三部分组成。
正文这是公文的主体， 是叙述公文具体内容的， 为公文最重要的部分。 正文内容要求准确地传达发文单位的有关方针、 政策精神， 写法力求简明扼要，条理清楚， 实事求是， 合乎文法， 切忌杂乱。 文中的结构层次序数应准确掌握和使用， 即：
第一层用“一、 ”
第二层用“（一） ”
第三层用“ 1 ． ” ( 不能写成“ 1 、 ”把小圆点写成顿号 )
第四层 用“（ 1 ） ”
在正文层次不多的情况下， 第一层用“一、 ”， 第二层可用“ 1 ． ”。---- 标题用 2 号华文中宋（宋） 体， 居中排印。 标题中除法规、 规章名称加书名号外， 一般不用标点符号。
---- 正文， 在正文中， 只能用仿宋、 小标宋、 黑、 楷 4 种字体， 均用 3 号字。 正文中只有一级小标题的， 小标题用黑体字排印； 有两级小标题的， 第一级小标题用黑体字排印， 第二级小标题用楷体字排印； 有多级小标题的， 第一级小标题用宋体字排印， 第二级小标题用黑体字排印， 第三级小标题用楷体字排印， 第四级小标题用仿宋体排印。 除小标题之外的正文文字用仿宋 3 号排印。
---- 成文日期在正文之下一般空 4 行、 右边空 4 个字， 用 3 号仿宋体排印。
---- “主题词”用 3 号黑体字， 居左顶格标注， 后标全角冒号， 主题词词目用 3 号小标宋体字， 一篇公文最多不超过 5 个主题词。 一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方， 如“人事 任免 通知”， “财务 管理 规定”等， 词组之间不使用标点符号， 每个词目之间空 1 字， 主题词下方排印一条横线。 主题词标引顺序是： 类别词 ---- 类属词 ---- 形式词。
---- 用印。 印章上不压正文， 下压日期， “骑年盖月 ”。 所谓骑年就是盖章的时候， 要盖在年份的上面， 章子有 1 /3 是在年份下面， 就好像骑上去了一样， 而同时， 章子要把月 份整个盖住， 这就是盖月 ， 主要是为了防止篡改公文日期。
例：
通 告
通告的写作格式
通告由标题、 发文字号、 正文、 结尾组成。
标题： 一是发文机关 + 事由 + 文种构成； 二是事由 + 文种； 三是发文机关 + 文种
发文字号 ： （ X 年第 X 号）
正文： 由缘由和通告事项两部分组成。 缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。 用 “ 特通告如下 ” 转承连接 。 通告事项是面对大众的， 应简洁明了， 叙述清楚， 通俗易懂， 便于掌握。
结尾： 结 尾部分可提出要求、 希望， 并用 “ 特此通告 ” 作结。 有时也可不写， 形式比较灵活。 最后是 实施日期。
范文：
xxxx 局通告
xxx〔 20xx〕 4 号
《xx 行政复议工作规程（试行） 》 已经国家 xxxxx 办公会议讨论通过，现予公布， 自 20xx 年 xx 月 xx 日起施行。
特此通告。
附件： xxxxxx 工作规程（试行）
20xx 年 xx 月 xx 日