行政管理制度 B/0
深圳市中大建设集团有限公司
行政管理制度
颁布日期: 二零壹贰年九月 编 制: 行政人事部
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索 引
● 目 的 ● 范 围 ● 解 释 1、 2、 3、 4、 5、 6、 7、 8、
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行政人事部职责范围………………………………………04 岗位职责描述………………………………………………04 保密管理规定………………………………………………06 公文管理……………………………………………………07 制度管理……………………………………………………10 会议管理……………………………………………………11 办公用品管理………………………………………………11 写字楼办公区间管理………………………………………12
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● 目 的
建立深圳市中大建设集团行政管理制度,旨在规范公司行政工作程序,充分发挥行政管理工作的综合和服务职能，为创造最佳经营效益提供服务.
● 范 围
适用于深圳市中大建设集团所有员工。
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● 解 释
本制度由深圳市中大建设集团总裁办修订，并自发布之日起实施。本制度由深圳市中大建设集团总裁办负责解释。
一、行政人事部职责范围
1。1 在主管领导下工作,认真做好写字楼日常管理工作。
1。2 负责公司对内对外的宣传稿件；负责公司信纸、信封印制与管
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理。
1.3 负责公司外事接待、机车船票预订等事宜.
1.4 负责执行联谊会活动、会议及集体活动的策划、筹备与组织工作。 1。5 负责公司的总务及后勤保障工作.
1.6 负责公司的文秘工作，包括文件制发、公文呈转、文书档案、会议组织、接待及取送信函物件等事宜。
1。7 负责公司领导办公室、会议室、员工办公区域的调整、使用及日常管理；做好写字楼卫生、花草、饮用水的管理；写字楼的防火、防盗、安全保卫工作。
1.8 负责行政人事办公会议的组织、必要时会议记录及纪要整理。 1.9 统一购置、分发办公用品等物资的报批、购置、调配清点和管理。 1.10 负责写字楼电话的申请安装、接转、故障报修，电话、传真机、复印机的维修、养护及费用结算等事宜。
1。11 负责与物业公司的沟通与协调工作。
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1。12 协调、指导各部门的行政人事管理、监督、办公用固定资产的管理、办公费用支出、办公用房及住宿用房的租赁等费用支出情况。
1。13 领导交办的其它工作。
二、岗位职责描述
2.1 行政人事部主办：
2。1。1 在公司主管领导下，负责行政人事部的全面工作。 2.1。2 负责部门工作计划的制定。 2.1.3 负责公司对内对外宣传.
2.1.4 负责召集、组织公司会议;必要时记录行政人事办公会议内容，整理会议纪要。
2.1。5 负责编制行政人事管理费用计划,审核各部门行政人事费用开支.
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2.1。6 公司大事记的原始记录及编写工作。 2。1.7 负责监督、指导日常文秘工作;
2。1.8 负责联谊会、公司活动的策划、组织工作.
2。1.9 负责公司办公用品、办公设备、办公家私的订购审核，并报主管领导审批。
2。1。10 负责协调档案管理工作；拟制、修订公司档案管理制度、规范及分类大纲；指导部门文员的秘书工作.
2.1。11 负责写字楼员工行为规范、办公室区域管理。 2。1。12 公司领导交办的其它工作. 2.2 前台文员：
2.2。1 协助部门主办,做好日常部门工作.
2。2。2 总机电话接转、接待公司到访客人并及时通知有关人员。 2。2。3 负责公司文件传阅、分发、打印及文件归档工作。 2。2。4 负责传真件的分发、管理工作。
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2。2.5 公司信件、资料的整理、分发。 2.2。6 负责公司通讯录的制发、修改工作。
2。2。7 主办公司写字楼电话使用管理、汇总及结算。 2。2.8 负责公司会议的通知和会务工作。
2.2.9 负责公司会议室、接待室分配与使用安排、茶水准备及清洁整理。
2.2。10 负责写字楼复印机、传真机等办公设备维修、检查，确保设备正常工作.
2。2。11 写字楼饮用水的订购通知。
2。2.12 负责写字楼花木的日常养护，保证植物的鲜活。 2。2。13 负责与物业管理处的协调、沟通。
2。2.14 负责写字楼的办公秩序及防火、防盗、安全保卫、清洁卫生工作.
2。2.15 负责写字楼各钥匙的统一管理及配备工作。
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2。2.16 公司领导交办的其他工作。
三、保密管理规定
3。1 目的
为增强企业在行业中的竞争力，防止公司商业机密的泄漏，使公司每位员工在思想上树立高度的保密观念,在行动上养成良好的保密习惯。
3。2 保密范围
3.2.1 人事档案和不宜公开的人事资料； 3.2.2 合约商务部的投标、报价数据资料； 3.2。3 财务资金部的财务报表及财务保密资料； 3.2。4 工程部门的技术标书方案及相关资料； 3。2.5 公司规定的其它须保密的资料。 3.3 保密纪律
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3.3。1 不该说的机密，绝对不说; 3.3。2 不该问的机密，绝对不问； 3.3.3 不该看的机密，绝对不看； 3.3.4 不该记录的机密，绝对不记录； 3.3.5 不在不利于保密的地方存放机密文件；
3.3.6 撰制机密文件过程中，对涉及事项应严格保密,不得扩散； 3.3。7 电脑中的机密资料，应该妥善保存,以免泄密；拷贝涉及机密
的资料应当事先报告部门负责人；未经他人允许,不得擅自打开别人电脑，浏览他人电脑储存的资料；
3.3.8 不得向外泄漏公司内部重要业务活动和技术、经济指标; 3.3。9 不得向外泄露秘密、内部信息和资料；
3。3。10 坚持会议保密制度,不准在会外随便讨论会议内容；禁止随
意携带秘密文件资料外出。
3.4 机密文件的制定
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有关部门在制定机密文件时,撰稿人要严格按照保密纪律办事，不得随意谈论机密内容.各部门应指定一人负责机密文件的起草和保管工作。机密文件经领导审定后，经办人应在文件的右上角盖上阅后退回、阅后销毁等字样或注明秘密等级，以便确定机密文件的传阅范围。
3。5 机密文件的传递
各部门收到机密文件后,应做详细的登记和借阅记录。机密文件传递均按照秘密、机密、绝密等三个密级，由公司秘书传送相关领导传阅。领导传阅完毕，应及时由秘书交给保管部门保存，确保机密文件不发生丢失和泄漏。
3.6 机密文件的保存和销毁
部门负责人对部门保密文件负有保管领导责任。各部门应指定专人保存机密资料，橱柜应加锁，收发、借阅应建立严格的收发记录。如外单位借阅或复印公司机密资料，必须经过公司主
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管领导审批.当机密资料因时间或其他原因，已经失去保存价值的，在经公司主管领导审批后，予以销毁，销毁机密文件资料时至少两人在场。
3。7 违反保密纪律的处理
如发生机密文件丢失或出现泄密事件，首先将追究部门负责人的责任，同时追究有关当事人责任.并根据泄密严重程度和对公司经济利益影响情况，按照公司行政人事制度中的惩处规定，作出相应的处罚。
四、公文管理
4。1 收文
4.1.1 收文办理程序包括签收、登记、分发、批办、承办、传递、催
办、查办、立卷、归档、销毁。
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4。1。2 政府部门、及分包单位来文，均由行政人事部收发秘书统一
登记编号,经行政人事部经理签署拟办意见后，送交相关领导、部门批阅；各项目来文尽量要对口。
4。1。3 行政人事部根据阅批范围，负责文件的送阅及催办,公司领
导及各相关部门对文件应及时阅看并签字，之后应退回行政人事部,不得自行传递,以防丢失和延时误事.
4.1。4 来文处理必须做到及时、准确、安全，必须严格执行保密原
则和有关保密的规定，确保公司商业机密的安全。
4。1。5 各有关部门、项目部对公司领导已批示的公文要及时处理，
或复印一份留存办理，但须将处理意见或结果标注于公文签上，并将原件退回行政人事部归档备案。
4。1。6 传阅文件，请阅后签名并注明阅文日期，不得以圈阅代替签
名。
4。1.7 经有关人员带回的发给公司的公文及有关会议文件,应统一交
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行政人事部登记、收存。
4。2 发文
4。2。1 发文程序包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、分
发、立卷、归档、销毁。
4。2.2 深圳市中大建设集团常用的公文种类:
4。2。2。1 决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。 4.2。2。2 通告:适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项. 4。2.2.3 通知:适用于批转下级单位的公文，转发不相隶属单位的公
文；发布规章;传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；员工的职务任免和聘用；召开各种会议.
4.2.2。4 通报：适用于表彰先进、批评错误,传达重要精神或情况。 4.2.2。5 报告：适用于向上级机构（董事会、股东大会）汇报工作，
反映情况,提出意见或建议,答复上级机构的询问,不得夹带
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请示事项。
4.2。2。6 请示：适用于向上级机构请求指示、批准，要求一文一事。 4.2.2.7 批复:适用于答复下级单位请示事项。
4.2.2。8 函：适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复
问题。
4.3 公文格式、印制及发送
4。3.1 深圳市中大建设集团公文格式及字体规则（见附件XZ-M01)：
文号：四号 仿宋GB2312 左齐 标题：三号 黑体 居中 正文：小三号 仿宋GB2312
4.3.2 每行28-30字，每页28—30行.视正文内容多少,行间距定义
为最小值或单（双）倍行距，并通过调整字间距，尽量避免“此页无正文”和段落最后一个字另起一行,以保证页面充实、完整、美观。
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4。3。3 正文中的结构层次序号为,第一层为“一”，第二层为“（一)”，
第三层为“1、”，第四层为“（1）\"。
4。3。4 除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩
略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。
4.3。5 附件:正文之后，成文时间之前，注明顺序和名称。 4。3.6 成文时间:四号，仿宋GB2312，右齐，以领导签发日期为准. 4.3。7 印章：除会议纪要外，应加盖印章(需“骑年压月”）。 4.3。8 抄报、抄送:四号、仿宋GB2312、与正文齐。
4。3。9 公文用纸统一采用国际标准A4型（长297mm、宽210mm）,
左侧装订。
4。3。10 凡以深圳市中大建设集团名义发文，文稿由各相关部门使
用统一的拟稿纸（见附表XZ—B02）草拟并签名，部门负责人核签，然后交行政人事部复核（如与其他部门有业务联系，
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还应进行会签），行政人事部负责确定发文范围、印发分数和缓急程度后，呈总裁签发。
4.3。11 经总裁签发的文件底稿退回行政人事部进行登记、编号、打
印和发送。
4.3.12 草拟、修改和签批公文，不得使用铅笔或圆珠笔，不得在文章
装订线以外书写。
4。3。13 以深圳市中大建设集团名义发文，其发文号为：深中大建(部
门)字（年份)第（序号）号，如下：
深圳市中大建设集团人力资源部：深中大建人字（年份)第(×××)号
深圳市中大建设集团行政人事部：深中大建行字（年份)第(×××）号
深圳市中大建设集团财务资金部：深中大建财字(年份）第（×××）号
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深圳市中大建设集团合约商务部:深中大建合字（年份)第(×××)号
深圳市中大建设集团经营管理部：深中大建经字（年份)第（×××)号
深圳市中大建设集团工程管理部:深中大建工字（年份）第(×××)号
深圳市中大建设集团质量安全部：深中大建质字（年份）第(×××)号
深圳市中大建设集团信息化管理部：深中大建信字（年份）第（×××)号
4。3。14 深圳市中大建设集团各部门可自行发文，文号可在公司文
号后面加综字，如:“深中大建综字”等，但不允许占用公司文号。
4。3。15 行文抄报：深圳市中大建设集团
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上行文抄送：上行文只呈报公司领导传阅，勿抄送公司领导个人；另外，抄送与文件内容相关的部门。
下行文主送：深圳市中大建设集团所属各部门、项目部。 下行文抄报：深圳市中大建设集团领导。
4。3.16 属于部门或项目职权范围的事项,应当由部门或项目自行发
文，项目发文不受公文格式限制，且只需报送公司分管领导和有关部门，避免滥送.
4.3。17 以深圳市中大建设集团名义发文由行政人事部统一打字、校
对、印制、盖公章后发出。
4.3.18 以部门名义发文,由文件起草部门打字、校对、印制、盖部门章
后发出.
4。3.19 严肃公司行文制度，要注重效用，不得滥发，做到少而精.
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五、制度管理
公司各部门应制定各部门管理制度，各部门管理制度由行政人事部审查批准,行政人事部发文执行，格式参照《行政人事部管理制度》,其中:
5。1 管理制度包括封面、索引、正文、附件（表)四个部分，格式
参照《行政人事部管理制度》。
5.1.1 封面：“深圳市中大建设集团”为小二号，黑体（加粗），居中;
“××××部管理制度”为一号,黑体(加粗），居中；成文年月为三号，黑体(加粗），居中；下划线，居中。
5。1.2 索引:“索引”为二号，宋体；索引内容为宋体，五号. 5.1。3 正文：正文包括目的、范围、解释、部门职责范围、组织构
架表、员工职责描述、部门业务描述等七个部分；正文字体为宋体，小四，段落为1.5倍行距；正文中的结构层次序数为，第一层为“1”，第二层为“1.1”,第三层为“1.1。1\"，第四
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层为“1.1.1。1” ，第五层为“1。1。1。1.1”,各层次首行要缩进。
5.1.4
附表：附表流水号采用XZ（行政拼音缩写）+M（Management)+序号的格式,如：XZ—M01，其它部门依此类推；附表标题为黑体，三号，居中;附表内容为宋体，四号；一张表单为一页。
5.1.5
页眉：注明“××××部管理制度\"，宋体小四号,居中;右边注明“版本：X/X”，宋体五号。页脚：注明页码,格式“-XX-\居中。
六、会议管理
6.1 如有需要，参会人员须填写《会议签到表》
6。2 会议前，会议室管理人员负责会议室灯光、茶水的准备；会议
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结束后，应及半年时做好清洁、整理工作。
6。3 提醒会议室使用人员着装整洁、手机调至震动、勿大声喧哗、严禁吸烟。
七、办公用品管理
7。1 公司写字楼办公用品由行政人事部统一购买，各部门应指定
专人负责报领。
7.2 各部门须于每月25—30日前，将所需办公用品汇总，在内网
发起流程提交《办公用品领用申请表》，填写申请单时可点击查看“办公用品目录\"进行选购，由行政人事部主管人员负责下单采购.
7。3 每月5—10日为办公文具领用日，其它时间不再发放办公用
品。急需且行政部没有库存的文具用品，由部门购买后,须经行政人事部负责人签字，方可到财务资金部报销。
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7。4 凡100元以上较贵重文具，由行政人事部负责人审批后，方
可购买.
7。5 计算器、胶纸座、订书机等不易损耗用品，一次配齐后，原
则上不重复发放。如丢失，需由部门负责人签批；如破损，需以旧换新。注意节约开支，不得铺张浪费。
7.6 各部门分别在行政人事部领用复印纸，部门自行统计纸张报废
数量，复印或打印时自带纸张,未使用完的纸张各部门带回下次再用，提倡一张纸两面用。行政人事部每月初公布各部门使用复印纸情况。
八、写字楼办公区间管理
8。1 写字楼员工应遵守劳动纪律、文明办公.
8.2 公司员工上班时间，必须佩戴工作证，男士着装须整洁，女士
着装须大方得体,不可穿拖鞋。
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8。3 行政人事部前台每日做好报纸、信件的分发工作。 8。4 接待客人，热情有礼;商谈业务,耐心诚恳。写字楼内严禁大声
喧哗,聚众谈笑.接听电话，使用礼貌低声的语言,严禁煲电话粥。
8。5 无特殊急需请示、报告事项,不得打扰公司领导接待客人。凡
需到公司领导、部门领导办公室时，必须敲门通报，得到允许后方可入内。
8。6 不随便打断他人谈话，不随便翻动他人桌上的文件、物品。 8.7 办公场所要保持桌椅整齐，文件物品要摆放整齐,不得乱堆乱放,
做好个人桌面的清洁卫生工作.
8.8 领导布置任务或与之交谈时,应立即起身回应,接听电话应态度
和蔼,语言简约。
8.9 禁止在写字楼吸烟，不得乱扔纸屑或污染地毯。
8。10 上班时间，公司员工内部联系工作，使用内线电话。继续发
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扬“一张纸两面用”企业精神，注意厉行节约。
8。11 未经行政人事部许可，不得任意增加电器和大型办公设备;
8.12 8.13 8。14 也不得擅自移动办公家私、办公设备及绿化花草。
非工作日加班,在行政人事部领取写字楼大门钥匙并登记，用后
及时归还。
写字楼大门钥匙，未经允许不得私自配制。认真做好防火、防
盗、防破坏工作，发现问题及时解决或汇报。
节假日前，需进行安全保卫工作大检查,检查水、电、门、窗、
开关是否关闭及保密文件的安全存放。
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