会计档案管理办法

会计档案管理办法 第一章 总 则

第一条 为规范和加强会计档案管理，根据相关办法，结合公司实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于公司及所属各项目。

第三条 公司及所属各项目必须加强对会计档案工作的管理，建立完善的会计档案立卷、归档、保管、调阅和销毁手续，保证会计档案妥善保管，有序存放，方便查阅，严防损毁、散失和泄密。

第四条 公司和项目须指定专人或兼职人员管理会计档案，出纳人员不得兼管会计档案。档案保管人员要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放会计档案，严防毁损、散失和泄密。

第二章 会计档案的内容

第五条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映公司经济业务的重要历史资料和证据，包括贮存在磁盘（硬盘和光盘等）上的电子文档及纸质的会计核算资料。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 （二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

（三）财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第三章 会计档案的归档

第六条 每年形成的会计档案，应当由各单位财会部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制“会计档案保管清册”。

第七条 采用电子计算机进行会计核算的，应当在保存打印的纸质会计档案的同时，

采用光盘、硬盘等介质对财务数据进行备份。备份介质必

须贴上写保护标签，装入盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。按规定需备双份的会计档案应异地分别存放。

各单位应指定专人进行财务数据的备份，确保数据的安全。

第四章 会计档案的移交与保管

第八条 公司本部当年形成的会计档案，在会计年度终了后可暂由公司财会部保管一年。如经济往来频繁，也可适当延长时间，但最长不得超过五年，并指定专人保管。会计档案移交前由财会部设置独立保管室保管，各部门如需查阅由财会部与档案管理部门共同开启。

第九条 对于公司本部符合移交条件的会计档案，由公司财会部编制“会计档案移交清册”，经财会部负责人审批后，移交档案管理部门统一保管。

第十条 公司及项目形成的会计档案，由其财会部负责保管，待工程项目完工或竣工退场后，根据相关制度，由项目财会部编制“会计档案移交清册”，经项目财务负责人、项目负责人审批后，移交档案管理部门统一保管。公司财会部作为监交人，监督交接手续。

第十一条 移交档案管理部门或保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装。个别需拆封重新整理的，档案管理部门会同财会部及经办人员共同拆封整理，以便分清责任。

第十二条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年两类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第五章 会计档案的调阅

第十三条 会计档案保管部门应积极配合公司的档案使用工作。本公司人员调阅会计档案，须填写会计档案调阅申请表，经申请部门负责人、财会部负责人审批后，由相关财务人员陪同方可调阅。

第十四条 不得调阅与申请内容无关的资料；档案原件不得借出，也不得拆散卷册（如有特殊原因需借出的，要履行严格的审批程序）；对于因工作需要需抄录和复制的档案，应详细登记抄录、复制的内容及张数，由财务人员进行操作，严禁篡改和损坏。

第十五条 外单位人员调阅会计档案需提交调阅单位的介绍信，介绍信应注明调阅会计档案的目的、内容等，经财会部门负责人、总会计师、总经理批准后，办理调阅手续；外单位调阅会计档案，需抄录和复制的，由财会部负责人签署意见，报公司总会计师、总经理批准方可执行抄录和复制。

第十六条 外单位人员所调阅的会计档案，均应进行登记，并限期归还。向外审机构提供会计档案复印件的，应详细登记抄录复制的内容、张数。

第十七条 境内会计档案不得携带出境。

第十八条 会计档案调阅实行谁借谁还，即调阅即登记以便明确责任方便档案管理。

调用人和使用人不同的，须和档案管理人说明，不允许在档案管理人不知情的情况下私自流转档案资料，若档案资料遗失或破损，其责任由调阅人负责。

会计档案调用必须实行严格的登记制度，不许有任何借口有推脱档案借阅的登记。

会计档案管理者需对档案管理认真负责，及时登记借出和归还的档案资料，严格要求调阅人执行本制度并且及时提醒调阅人档案是否归还等情况。

第六章 会计档案的销毁

第十九条 保管期限界满的会计档案，除本细则第二十条、第二十一条规定的情形外，按下列程序销毁：

（一）由公司档案管理部门会同有关审计、纪检监察等部门或人员对其进行鉴定，并形成鉴定意见。

（二）由公司档案工作领导小组根据档案实际情况及鉴定意见做出是否销毁的决议，并书面上报上级单位核准。如确需销毁，由档案管理部门会同财会部共同编制“会计档案销毁清册”，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。销毁清册由公司负责人根据领导小组决议结果签署意见。

（三）销毁会计档案时，应当由财会部、档案管理部门共同派员监销。销毁前，监销人按“会计档案销毁清册”所列内容清点、核对所要销毁的会计档案。销毁后，监销人应在销毁清册上签名，并将监销情况报告公司负责人。“会计档案销毁清册”应由档案管理部门保管。

销毁会计档案应将纸质会计档案与其保存介质一同销毁。

第二十条 保管期限届满但涉及仍在使用的大宗固定资产（如房屋、土地等）相关的发票及其它原始会计资料，应单独抽出，另行立卷，由档案管理部门保管至该项固定资产报废处置时止。

第二十一条 保管期限届满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，应单独抽出，另行立卷，由档案管理部门保管至未了事项完结时为止。

单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第七章 附 则

第二十二条 本细则由公司财会部负责解释。 第二十三条 本细则自发布之日起施行。