机关档案管理问题及对策分析

作者：俞燕

来源：《办公室业务》 2016年第2期

文/济南市农业机械推广站 俞燕

【摘要】随着机关档案管理工作规范化建设的深入，机关档案管理工作者面临的挑战越来越大。在文中对当前机关档案管理工作存在的问题进行了分析，并在此基础上就如何强化机关档案管理工作进行了探讨。

【关键词】机关档案；档案管理；制度

一、机关档案管理工作

机关档案管理工作难度大主要表现在：机关档案管理的内部性强，主要是为国家行政机关内部各部门所使用，对于保密工作的要求相对较高；业务性较强，机关档案管理工作业务涉及范围广、内容全面、标准要求相对较高；行政特点较强，机关档案管理工作一般是由行政机关的专职档案管理部门负责，具有较强的行政管理职能。

二、当前机关档案管理工作存在的问题分析

（一）机关档案管理制度体系不完善。一些行政机关的档案管理工作缺乏健全完善的制度体系，对于机关档案管理工作的收集、整理以及移交等工作未能明确责任部门、责任岗位以及具体的工作业务流程，造成了行政机关档案管理工作中经常出现一些关键的档案资料未能及时全面归档保存，甚至是出现了档案遗失以及收集不全的问题，制约了档案管理工作的规范化开展。

（二）机关档案资料的价值利用不高。由于受国家法律规定以及部分业务资料保密的要求，一些机关档案资料特别是未能列入政务信息公开的档案资料，主要是针对机关内部工作服务，对于机关档案资料的利用限制较多，而且审批控制手续繁琐严格。

（三）机关档案管理的信息化建设水平不高。由于部分行政机关受到办公经费的限制，机关档案管理工作的资金紧张，因而档案管理的精细化程度不高，一些机关档案资料未能及时进行数字化的著录整理，档案资料信息化建设的标准不统一、程序不规范，特别是信息化的平台

建设不完备，对于大量信息化数字资料的保密意识程度不高，制约了档案管理工作水平的提高。

（四）机关档案管理工作队伍建设有待强化。虽然现阶段绝大多数的行政机关认识到了档案管理工作的重要性，对于档案管理工作的投入力度不断加大，但是与此同时却忽视了对于档案管理工作队伍的管理。

三、提高机关档案管理工作水平的措施

（一）完善机关档案管理制度建设。提高机关档案管理工作水平，首要任务是完善档案管理规章制度建设，首先，应该按照行政机关的实际特点，对档案资料的收集整理、归档保存以及查阅利用等一系列的具体工作制定相应的配套管理制度，特别是在档案资料的处理流程、归档范围、保管期限、档案分类、资料安全等方面细化相应的管理规定。同时，为了确保机关档案管理工作的有序开展，应当针对机关档案管理工作制定相应的质量控制措施，采取目标化的管理模式提高档案管理工作水平。

（二）提高机关档案管理工作基础业务水平。机关档案管理工作的基础业务重点是对档案管理工作的收集、整理、归档以及查询利用等进行细化管理。首先，应该明确机关内部文件资料的归档范围以及对应的保管期限，对于档案资料的收集应该确保全面完整，不仅是文书档案，同时应该做好电子档案的保存。其次，档案的归集整理应该科学分类编目，做好立卷、组卷的科学规范，同时对档案的题名、归档保存期限、文号、序号等进行明确的规定。第三，应该确保机关档案资料的安全保管。

（三）加强机关档案利用工作的开展。首先应该进一步扩大相关信息的公开范围，最大限度地公开不涉及机要保密工作的政务信息，并鼓励社会公众积极查阅使用相关的档案资源。其次，应该注重做好机关档案资料的编研工作，深度挖掘机关档案资料中的信息资源，可以结合机关档案资料的相关内容，深入了解档案资料的价值以及利用者的需求，有针对性地进行机关档案的专题编研，为社会公众、机关人员、业务科室以及领导决策提供全面的参考。

（四）强化机关档案管理工作队伍的建设。对机关档案管理工作人员，首先应该确保人员配备的齐全，这也是开展机关档案管理工作的基础。注重强化对档案管理工作人员的学习和业务培训，重点是在业务、管理和服务等方面开展技能培训，通过对档案管理工作人员进行基础理论知识、业务基础知识、文书知识以及职业素养的培训，不断地更新完善档案管理工作人员的知识结构，增强工作人员的服务意识。

（五）注重机关档案管理的信息化建设。信息化建设是提高机关档案管理工作效率与质量，实现档案资料价值利用最大化的最有效的手段。对机关档案管理信息化的建设，可以结合行政机关电子政务、办公自动化等系统的建设，进行档案管理信息化系统的建设，重点要确保数字档案资源的标准化、规范化，并确保数据共享使用的安全可靠，依靠信息化实现机关档案资料的自动收集、自动归档、自动编目以及保存、统计、查阅等功能。此外，为了确保档案资料的安全性，尽可能地实现双套备份制度，对于非常重要的机关电子档案还应采取异地备份，以免宝贵档案资源的流失。

机关档案工作是国家机关行政机构对日常管理活动的真实记录，对于行政机关工作方向的确定以及相关管理决策的制定都有着重要的参考价值，提高机关档案管理工作意义重大。在机关档案管理工作的开展过程中，相关管理部门应该重点在制度完备、档案利用、信息化建设以及工作人员业务能力等几方面重点采取有效的措施，以提高机关档案管理工作水平，为行政机关效能的提升奠定基础。

【参考文献】

[ 1]张晓燕．浅谈如何加强机关档案管理工作[J]．经济,2015（03）：285．

[2]朱丹．关于机关档案管理工作的探讨[J]．黑龙江史志,2015（10）：84．