文件的印刷发放保管收回及销毁程序

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文件的印刷发放保管收回及销毁程序

目 的：建立一个科学、合理的公文管理文件，做到各项政策文件及时发放，有效实施，保管严密。

二、适用范围：公司对内、对外签发的红头文件、GMP文件。 三、责 任 者：文件管理者及秘书。 四、正 文：

在公文处理中有发文和收文两种情况，但都存在着保管、收回和销毁的程序。现根据不同的情况分别阐述如下：

1、发文程序：

1.1 文件撰写出来审核修改后由公司领导研究讨论会签，经过总经理签发同意后方可打印。

1.2 根据要求、文件内容的定向确定其主送、抄送、抄报的相关部门、单位，并确定文件印刷的份数

1.3 文件形成后，统一进行分类、编码、印刷。 1.4 文件批准执行后，加盖公司公章即可生效颁发。

1.5 在执行之日前发放至相关部门或人员，每次颁发文件时，发文者需填写发文登记簿，收文者须进行签名登记。同时发文者需留存保管归档。以此便于统计、查找，有利安全。

1.6 一旦新文生效使用，或人员离开工作岗位，前版文件必须交回。文件收回时收方必须在文件发放回收记录上签字。

2、收文程序：

2.1 收文者收到文件后签收、启封、登记。

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2.2 来文登记后，按照内容、性质分别送给有关领导人阅批或直接送给承办部门办理。 2.3 属知晓的文件内容，先上级后下级，先主管后承办部门之间依次快速、准确、安全的传阅。

2.4 文件传阅过程对于了办和拟办的人员进行催办。当文件传阅完，办复后及时将文件上效回收保管。并将办复情况记录下来留存。

2.5 在次年检查齐全后整理立卷归档，并确立归档范围、归档时间、保存期限。 2.6 当文件档案保存到规定保管期限且已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁；销毁时应两人以上监督，并在清册上签字。

2.7 公司应采取严密管理措施，防止文件、档案的泄密。

公文管理程序

传递 传递阶段（二）

发文 用印 校对 缮印 签发 审核 拟稿 授意 收文 分送 传阅 拟办 承办 催办 办复

撰 制 阶 段 （一） 清退 立卷 归档 销毁 办 理 阶 段 （三）

保 管 阶 段 （四）

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发文登记

编码：RD0691200 发文 文件标题 日期 等级 数 秘密 份发文顺序号 发往机关 收者签名 保密室注销 批准人 监销人 承办过程 附 注

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收文登记

编码：RD069130

秘收文 原文 来文机关 日期 编号 文件标题 等级 数 密 份承办单位 收文顺序号 收者签名 保密室注销 批准人 监销人 附注 承办过程

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