２００９年７月 湖北成人教育学院学报 Ｊｏｕｍａｌ ｏｆ ＨｕＢｅｉ Ａｄｕｌｔ Ｅｄｕｃａｔｉｏｎ Ｉｎｓｔｉｔｕｔｅ Ｊｕｌ，２ ０ ０ ９ Ｖ Ｏ １．１５ Ｎ Ｏ．４ 第１５卷第４期 ．．． 同 校办公室要着力提高五种能力 Ｃｊ Ｌ— 邓小梅 （武汉大学校长办公室，湖北武汉，４３００７） ［摘要］新时期高校社会功能的拓展和日益开放、竞争的发展环境对高校管理提出更高要求。高校办公室作为学校 管理系统的中枢，要适应和满足高校发展需要，必须提高五种能力，即参谋助手能力；应对各种复杂问题的能力；综合协调 能力；对外争取资源的能力；应用现代化手段办公的能力。因此，需要高校办公室加强队伍建设，优化队伍结构，加强教育 培训，营造积极健康的办公室文化，加强科学管理。 ［关键词］高等教育管理；办公室；队伍建设 ［中图分类号］Ｇ６４７ ［文献标识码］Ａ ［文章编号］ｌ６７３—３８７８（２００９）０４—００３４—０２ 随着国家现代化进程的加快和知识经济时代的到来， 社会对高等教育提出了新的更高要求，高校承载的社会功 能进一步拓展，面Ｉ 的压力与机遇并存。高校要想满足人 民群众的新期待，能为创新型国家建设、和谐社会建设提 供强有力的人才和智力支撑，必须想方设法创造、聚集、整 合优质教育资源，以促进科学发展上水平为目的，提高管 理水平。高校办公室作为高校管理系统的中枢，具有沟通 上下，协调左右，联系各方，照应内外的重要作用，其工作 关系全局，影响全局。高校办公室要适应和满足新时期高 等教育发展的需要，必须着力提高五种能力： 是参谋助手能力。随着高等教育功能的拓宽，高校 内部管理体制改革的深化，许多新情况、新问题不断涌现， 一切实提高参谋服务水平。 二是应对各种复杂问题的能力。国家政治、经济、社 会、文化、教育领域的深刻变革，社会利益主体的多元化、 社会矛盾和社会问题的复杂化以及社会公众思想意识的 深刻变化必然给高等教育带来深刻影响，高校发展面临前 所未有的各种压力，应急突发事件增多、权益纠纷案件增 多，办学风险加大等。所有这些新情况、新问题、新矛盾都 与安全、稳定和学校的声誉紧密相连，处理不当会造成严 重不良后果。应对、处理各种复杂问题，化解各种危机，维 护安全、稳定是办公室作为学校综合管理部门的基本职 能。笔者认为，要提高维护稳定和应对各种复杂问题的能 力，必须在五个方面下功夫：一要增强法治意识，学会用法 律手段维护学校正当权益，解决各种纠纷和矛盾；二要增 强民主意识，善于调动师生员工的积极性，发挥专家的作 学校需要在更宽的领域和更深的层次参与竞争，领导的决 策活动更加频繁。高校办公室作为学校领导的综合办事 部门和参谋部，必须强化参谋服务意识，增强参谋服务功 能。要提高参谋服务能力和水平，必须做到三点：一要增 强政治敏锐性，了解国家大政方针，善于从政治上观察、认 识、思考和把握问题；二要把握全局，掌握大量的信息，了 解教育发展态势，了解社情民意，了解校史校情，对整个高 等教育的发展战略和发展重点、年度重点工作做到心中有 数，对学校发展定位、发展重点、关键问题、难点问题做到 用，集思广益；三要加强信息公开，尊重师生员工和社会公 众的知情权和参与权，自觉接受群众监督，把矛盾和问题 扼杀在萌芽状态；四要抓制度建设和各种程序规范，用制 度和规范来约束公务活动和个人行为，按制度和规范来处 理问题，做到有法可依，有章可循；五要提高工作的灵活性 和艺术性，要根据不同的环境场合、不同的问题事由、不同 的人物层次和心态，不同的事件性质和特点，在坚持原则 的前提下，采用适当的工作方法，解决问题，调节纠纷，化 解矛盾。 三是综合协调能力。高校内部职责关系非常复杂，各 种重大活动非常多，经常需要办公室出面协调各种关系， 心中有数，对学校当前面临的各种情况和存在的问题做到 心中有数，对涉及全局工作的关键问题和瓶颈制约因素做 到心中有数；三要拓宽视野，提高思维层次，用科学的思想 和方法分析问题、处理问题。无论是信息的分析与处理， 工作计划和预案的制订，还是重要文件和报告的起草，都 要求我们必须贯彻落实科学发展观，必须站在领导的角 度，站在全局发展的高度，准确体现党政领导的决策意图， ［收稿日期］２００９—０４—２０ ・聚合各种资源和力量来完成一些综合性的工作任务，组织 些重大活动。办公室在进行综合协调时要学会全面考 一虑，统筹兼顾，兼顾各方利益，协调各方关系，营造和谐的 ３４・ 工作环境，为学校与校内外的沟通、合作交流创造便利条 件。既要做好重大活动的协调，也要做好事关全局的热 点、难点、焦点问题的协调，上下左右关系的协调，通过协 调理顺关系，化解工作矛盾，确保正常运转和顺利实施。 四是对外争取资源的能力。拥有丰富的办学资源是 高校办学成功的前提条件。面对日益开放、竞争的发展环 质量的重要前提和保证，切实抓好干部素质提高是办公室 自身建设的长期任务。打造“素质高，业务精、能力强、肯 吃苦、能奉献”的管理干部队伍的有效途径是持续不断的 教育培训。一要注重思想政治教育，二要加强具体业务技 能培训；三要加强知识和信息灌输。办公室繁杂事务较 多，学习时间没有保障，学习制度很难坚持。我校办公室 在教育培训方面进行了一些有效尝试，效果很明显，我们 的成功经验是：一是充分发挥党支部的作用，由支部策划 组织定期的知识讲座和技能培训；二是充分发挥办公室成 员的作用，根据讲座计划内容和各人能力、特长，把组织学 习的任务进行分解，部分内容看光碟，部分内容邀请专家 讲授，部分内容安排办公室内部有专长的同志负责讲授； 三是经常性的组织短会，就事论事，总结经验教训，进行各 种管理服务案例分析；四是每周召开碰头会，通报情况，分 解任务，研究工作；五是每半年开一次工作务虚会和工作 研究会。 境，各个高校都必须以服务求支持，以贡献谋发展。加强 对外合作交流，多渠道筹措办学经费，谋求各种社会支持 成为高校的共识和实践。除国家、地方正常财政拨款外， 当前高校可以争取的资源主要分为三类：一是政府资源， 二是社会资源，三是校友资源。三类资源特点各异，争取 办法和途径不尽相同，但有一点是共同的，即都得以互利 合作为基础。新时期高校办公室的一项重要工作职责是 为学校争取各种外部资源牵线搭桥、组织协调。办公室应 充分发挥信息来源渠道多、对外交往多、综合协调便利等 独特优势，加大对外交流、联系、公关的力度，协调整合学 校各种资源，积极谋求与政府、社会企事业单位以及校友 的合作，通过提供人才培养、决策咨询、科技支持服务等多 种途径，为学校谋求各种经费、物质、信息等外部资源。做 好对外争取资源的工作要把握三点：一是用心，要时刻留 心，精心策划；二是用情，真心实意为对方考虑，以情感人； 三是用力，要积极推进落实各种合作意向，尽力满足对方 各种期望和需求。办公室只要尽力而为，在争取外部资源 方面是大有可为的。 （三）打造积极健康的办公室文化。办公室工作性质 要求办公室工作人员能够吃苦耐劳，顾全大局，乐于奉献、 遵纪守法，因此，在办公室营造积极健康、充满活力、富有 效率的文化氛围非常重要。办公室文化氛围不仅受制于 整个校园文化，是校园文化氛围的一个缩影，而且受该校 办公室工作传统的影响很大，领导班子成员的精神风貌和 思想作风，特别是主要负责人的人格魅力和工作理念对办 五是应用现代化手段办公的能力。办公室是学校各 种文件和信息的集散地和传输中心，也是各种高层会议和 公务活动的组织者，收集、汇编、处理、分析、传输、报送、发 布各种文件和信息是办公室的重要职责。随着信息量的 不断加大和办公室职能的拓展，传统办公手段已不能适应 公室文化氛围的作用十分明显。打造积极健康、团结向上 的办公室文化需要最大限度地激发大家尊师重教的爱校 情怀，最大限度地鼓励和支持大家干好工作，特别是要为 年轻人才施展才干提供更多机会和更大舞台，营造尊重劳 动、鼓励创造的良好氛围。要做到分责不分心，分工不分 家，既按照岗位职责各司其职，又在一些重要工作、急难事 务中通力合作。应及时总结，表彰先进，树正气、用能人， 激励大家奋发进取、积极向上的热情。 （四）加强科学管理。办公室工作责任大、事务杂、任 务重、要求高，稍有不慎都可能酿成大错，必须高标准、高 效率、高水平，讲实话、办实事、求实效，做到急事急办、特 事特办、难事力办、琐事妥办。办公室的工作特点对工作 团队提出了很高要求，加强科学管理是打造信得过、靠得 住、能征善战、富有战斗力的工作团队的法宝。没有规矩 不成方圆。严格的制度、严明的纪律、规范的程序、人性化 的管理是搞好办公室队伍建设，提高管理水平和服务质量 办公室提升管理水平和服务层次的需要，各高校都在谋求 用信息化的手段来实现办公手段的现代化。由于各种原 因，各高校数字化校园建设力度和校园管理的信息化程度 差异很大。搭建公共数据平台，开发适应本校办公特点的 办公自动化系统应是信息化建设相对滞后高校的奋斗目 标。 高校办公室要提高上述五种能力，必须加强人员队伍 建设，重点从以下四个方面着手： （一）优化队伍结构。办公室工作接触面广，工作服 务的对象多，工作内容繁杂，需要配备不同类型、不同知识 结构的人员。互补性是对办公室人员构成的一种要求，也 是办公室比较突出的特性之一。因此，办公室需要“不拘 格选人才”，既要一专多能，更要注重人才的“互补性”， 不但要考虑选配综合素质较高的人员充实办公室队伍，还 一的前提。因此，明确工作岗位职责、建立科学的考核制度、 民主评议制度和奖惩分明的激励机制十分必要。与此同 时，要以人为本，切实关心每个人的成长和进步，真心实意 地为大家排忧解难，用深厚的情感投入来调动大家为学校 发展尽心尽力的积极性。 参考文献： 要考虑人员的专业、学历、年龄结构，以及岗位特点和要 求。工作队伍的优化要体现以人为本的理念，在合理配置 人才资源，充分发挥每个人的潜能，做到人尽其才、才尽其 用的同时，要为每个工作人员的发展预留发展空间，创造 发展条件，能够推荐提拔使用的要尽量推荐，不能胜任岗 位工作的人员要及时调整。只有通过不断的动态的优化 调整，才能保持办公室的工作活力和团队战斗力。 （二）加强教育培训。提高队伍整体素质是提高工作 ［１］刘有全．新时期提升高校办公室管理水平的思考与对 策［Ｊ］．办公室业务，２００７，（０５）． ［２］李忠美，胡泽俊．关于高校办公室管理工作的思考 ［Ｊ］．科教论坛，２００８，（０４）． （责任编辑：毛维） ・３５・