文件和档案管理制度

制度会签表

制度编号 生效日期 版本编号 密级程度 □ 普通 ■ 秘密 □ 机密 □ 绝密 目 的 为了规范公司管理，有效进行监控，维护工作的正常秩序，保证公司各项业务的正常开展，特制定本规定。 适用范围 版本优化说明 优化原因 优化内容 无 无 应知应会 传达对象 部门/区域 总公司 分公司 上级流程或制度 下级流程或制度 岗位 部门/区域 总公司 分公司 一般了解 岗位 类型: □岗位职责 □操作规程 √管理规定 □其他 制订： 财务中心 拟稿：资金管理部

会签： √运营中心 √人力资源中心 √综合中心 √企划中心 √财务中心 √资讯科技中心 √审计监察中心 √培训中心 √中融信 √客户服务中心 √市场研发中心 √企业发展中心 批准： □本中心副总裁 √总裁 □其他：

文件和档案管理制度

1 目的

为加强公司文件和档案的管理，制定本制度。 2 适用范围

本制度适用于安全生产管理和安全标准化有关的各类文件。 3 职责

3.1 行政部

3.1.1 负责本程序的编制、更改和组织实施，程序文件等管理体系文件和安全标准化相关文件的编制、审批、更改，确保文件的充分性和适宜性。

3.1.2 负责各类文件的发放，确保各部门所得到和使用相应文件的有效性。 3.1.3 负责体系文件的处置和归档，外来文件的管理。 4 工作程序

4.1 文件的编写、审核、批准及发放

公司规章制度和操作规程等文件的编写和更改、审核、批准及发放按下列规定执行： 序号 文件类别 1 2 3 管理手册 程序文件 作业文件 编写、更改 行政部及有关部门 行政部及有关部门 行政部及有关部门 审 核 部门主要负责人 部门主要负责人 部门主要负责人 批 准 总经理 总经理 总经理 发 放 行政部 行政部 行政部

4 外来文件 按原编号管理 行政部负责人 管理者代表 行政部 4.2 文件发放

4.2.1 行政部进行文件发放，发放范围应确保文件使用的各场所都能获得适用的有效版本，并填写文件发放记录，由文件领用人签字确认。

4.2.2 若文件使用人因文件破损，严重影响使用时，应交回破损文件，换发新文件，新文件的发放号仍沿用原文件的发放号。行政部负责将破损文件销毁。

4.2.3 若文件使用人将文件丢失，须经部门负责人批准后，到行政部办理申请领用手续。补发文件应给予新的发放号，原发放号作废，由文件管理人员在文件发放记录上注明。

4.2.4 外来文件由行政部根据需要发放至各相关部门，并填写文件发放记录。

4.3 文件的评审与修订 4.3.1 文件的评审

4.3.1.1 评审的频次：正常情况下，每年组织评审一次；当出现以下情况时，可随时组织评审。

A 法律、法规发生变化；

B 生产装置和工艺技术发生重大变化； C 安全生产相关的组织机构发生重大变化； D 管理机构的管理职责发生重大变化时；

4.3.1.2 评审组织：文件的评审，本着制订部门组织相评审的原则。 4.3.1.3 评审内容 A 与法律、法规符合性；

B 与企业发展总体水平的相适应性； C 与工艺流程和装置变化的相适应性； D 文件之间的相容性和匹配性； 4.3.1.4 评审输出

4.3.1.4.1 评审结果作为安全生产制度修订的主要依据之一。

4.3.1.4.2 评审结果要形成书面材料，反馈给参加评审的人员和审批人。 4.3.2 文件的修订

4.3.2.1 正常情况下，文件的修订每两年组织修订一次。当出现以下情况，可随时组织修订。

A 法律、法规发生变化，现行文件与之出现冲突，或不能充分满足法律、法规要求；

B 生产装置和工艺技术发生重大变化；

C 新装置、新产品投产，现行文件不能覆盖其管理要求； D 组织机构发生重大变化，需重新分配职责；

E 各级人员素质发生较大变化，文件的要求已经充分转变员工的自觉行动； 4.3.2.2 修订组织：文件的修订，本着制订部门组织修订的原则，当制订部门发生职能变化时，由该职能的后续承接部门组织。必要时，需了解该文件的制订的原始背景。

4.3.2.3 当文件需要更改时，由相关部门填写文件更改申请单并按4.1条规定进行审批。行政部将文件更改申请单下发至各相关部门，当文件换版或更改时，原版文件及改前内容自动作废。

4.3.2.4 领用文件的部门在收到文件更改申请单后，各相关部门采用换页或局部（双线划改）等方式更改，并在文件更改记录上做好记录。

4.3.2.5 文件更改申请单由行政部保存。 4.4 文件和档案管理

4.4.1 文件使用者应妥善保管所使用的文件，不得随意涂改。 4.4.2 行政部利用《文件发放/回收记录》对文件的有效性进行控制。 4.4.3 各部门应对各使用者持有的文件进行日常检查，发现问题及时处理。 4.4.4 对于电子版的文件、E-mail等由行政部专人负责，拷盘或打印出一份书面稿。

4.5 外来文件的控制

外来文件或传真由行政部负责进行登记并发放至有关部门，并将文件登记在《外来文件清单》上，每年跟踪一次有效版本，并在《外来文件清单》中作好登记。

4.6 文件的保存周期

一般性文件保存周期为10年，重要类文件保存周期30年，特别重要文件和公司安全生产档案材料（包括资格证书、法定检测记录、事故管理记录、技术图纸等）为永久保存，外来文件的保存周期按发文单位要求。

4.7 文件的作废

4.7.1作废文件应及时由安检科从使用部门收回，并做出“作废”标识；如有需要保留的作废文件须由文件管理人员做出“参考”标识以示区别，并在《文件发放/回收记录》上注明。

4.7.2 无需保留的作废文件，由行政部填写销毁记录并经主管领导审批后，集中统一销毁。