材料采购管理制度

一、 采购单

1、采购应按照用料预算，并参考库存情形开立采购单，逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期、具体使用部位、注意事项，经本单位主管审核后按规定逐级上交审核并编号，最后报材料部门实施。

2、来源与需用日期相同的物品材料，可以一单多品方式提出请购。 3、特殊情况需按紧急请购办理时，必须由项目部负责人提出紧急请购要求。 4、材料采购员对“采购单”内容如有疑问应立即询问请购部门并要求解释“采购单”内容。

5、经请购部门负责人审批的“采购单”材料采购员和请购部门任何人不得随意修改。 6、“采购单”上任何人不得代签或仿冒签字。 二、 批准权限

施工用料计划由项目部提出，项目部负责人批注后方可交材料部门组织采购。 三、 采购规定

1、采购重要材料应由上级直接与供应商或代理商议价。对于专项用料，必须是由上级指派专人或指定部门协助办理采购。

2、材料部门应按材料使用及采购特性，选择最有力的方式进行采购。

3、材料部门应按采购地区、材料特性、市场供需状况，分类划定材料采购作业期限，并通知各有关部门。 四、 采购作业

1、价格

（1）采购人员接“采购单”后应按请购事项的缓急，并参考市场行情、过去采购记录、厂方提供的报价，精选三家以上供应商进行价格对比。

（2）如果报价规格与采购单位的要求略有不同或属代用品，采购人员报部门主管，并请示请购部门负责人意见。

（3）对于厂商报价资料，经办人员应深入整理分析，并以电话、走访等多种方式向厂商议价。

（4）材料部门接到请购部门紧急采购要求，主管应即刻指定经办人员先做询价、议价，

第 1 页 共 2 页

待接到采购单后，按一般采购程序优先办理。

2、呈批

（1）询价完成后采购经办人员应在“询价单”详填询价或议价结果，经主管审批，并按采购审批权限呈批。

3、订购

（1）采购经办人员接到已经审批的“采购单”后，应组织采购确定交货时间并向请购部门材料验收人员通报情况。

（2）分批交货时，采购人员应在“采购单”上注明“分批交货”以便识别。 4、进度控制

（1）材料部门工作可分确立采购事项、询价、呈批、采购、交货、填写供应商档案六个阶段。

（2）采购人员未能按既定进度完成采购时，报主管批示，于请购部门共同拟定处理对策。

5、单据整理及付款

（1）来货收到以后，库管应核对材料名称、型号、数量等，并做好入库记录； （2）材料需待检验者检验完毕后进行付款，其订有合约部分，按合约规定办理付款，未定合约部分，按材料部门报批的付款条件整理付款；

（3）短交待补足的，请购部门应依照实收数量，进行整理付款；

（4）超交应经主管批示方可按照实收数量，进行整理付款，否则应按原订货数付款； （5）采购工作完成后一周内办理好报销手续。 五、 价格品质复核 1、价格复核

（1）材料部门应经常调查主要材料市场行情，建立供应商资料，作为采购及价格审核的参考。

（2）材料部门应对企业内各项目部所列重要材料提供市场行情资料，作为材料存量管制及审核决定价格的参考。 2、品质复核

材料部门应对企业内所使用的材料品质予以复核，并形成完整资料备查。 3、异常处理

审查作业中若发现异常情形，审查部门应通知有关部门处理。

第 2 页 共 2 页