医院办公室工作效率的措施

医院办公室工作效率的措施

程　洋

摘　要　随着当前环境下人们的竞争越来越大，医院的工作节奏也越来越快了，而医院办公室作为医院的重要部门，医院对其的要求也越来越高了。因此，本文针对这一现象首先分析了医院办公室的职能，然后提出了医院办公室在整个医院所起的作用，然后提出了提高医院办公室工作效率的措施，最后总结本文的行文思路。关键词　办公室　工作效率　职能　作用　措施要提高医院办公室的工作效率，首先要明白医院办公室的职能和在医院里所起的作用，然后针对这些问题提出相应的改善措施。而医院办公室的职能较多，它不仅有行政职能，还有服务职能和管理职能，这些职能虽然较多，但它的工作中心是服务于领导，帮助领导解决一些执行性的事物。所以它的主要作用是助手作用、谋划作用和提供信息的作用，明确了这些之后，就能够找到相应的解决措施，从而提高工作效率。

一、医院办公室的职能

做好筹备工作，为领导多提供一些备选方案，这就需要办公室多关注医院的动态，能够发现医院存在的问题，了解政府对医院的近期相关方针政策，办公室不仅需要提出问题还需要提出解决问题的措施让领导参考。在领导形成决策之前，办公室需要实事求是、严肃认真的将情况反映给领导，在具体实施领导的决策时，办公室要根据各个部门的实行情况将决策的效果反映给领导，针对执行过程中出现的问题，办公室需要提出相应的修改意见，从而协助领导及时地调整策略。

究，及时发现各部门存在的问题，并将这些问题反馈给管理部门，办公室的管理人员需要考虑到可能出现的各种情况，并想好解决的措施，如遇到各个管理人员以及不一致时应该怎么办等，只有严格地执行了工作要求，工作制度才有存在的意义，以及工作效率才能提高。

（一）医院办公室的行政职能医院的主要行政公文的收发和登记等工作都需要医院的办公室来负责，此外医院各个部门的年度公文的利用情况也由医院办公室来负责管理。医院办公室的另一个主要行政职能是按照医院管理者的指示拟订全院的规章制度、通告、布告等。除此之外，医院办公室还需要做好行政会议的准备工作、通知工作、和记录工作等重要工作。由于办公室是为医院的行政部门服务的，所以办公室比较被动。

（二）医院办公室的服务职能医院内部通讯管理工作和虚拟网络管理工作都由医院办公室来负责，医院办公室还负责对每个部门的服务，如将医院内各个部门的报告、命令等反映给管理部门。除此之外，医院办公室还负责外来人员的接待，以及对医院内部的意见和群众意见进行处理。

（三）医院办公室的管理职能医院办公室有一定的管理职能，就管理层面来说医院办公室的主要工作是协助相应的管理部门做好管理，帮助医院提高执行力和管理方面的水平，并敦促各个部门严格执行上级领导的命令，医院的运行情况都通过办公室来报告给医院的管理者，以及相应的处理问题的措施都需要办公室来提出建议和方案。

二、医院办公室的作用（一）助手作用医院办公室的首要作用就是助手作用，它的具体工作是完成一些简单的能够帮助领导的工作。因此，可以说医院办公室工作是领导工作的一部分，主要帮助领导完成一些执行性的事物，让领导将注意力能够放在较大的问题上，而不是浪费精力去处理一些烦琐的文书问题。所以办公室还需要收集一些为领导做好决策准备的资料，协助领导能够拥有完整的、具有说服力的原始资料。

（二）参与谋划作用医院办公室不仅是领导的得力助手，还是领导的参谋军师。首先，在领导进行决策前，办公室需要查找大量的资料

·64·

（三）提供信息的作用随着科技的发展，大量的信息数据出现在医院中，如果不对这些信息进行及时处理，信息有可能会影响到医院的正常工作。所以办公室的另一个重要作用是处理社会各界中与医院有关的信息，将一些有用的信息作为宝贵的资源传达给医院的其他部门，所以办公室还需要正确处理信息的能力，然后将这信息及时地反馈给上级或与之相关的部门。除此之外，办公室还可以利用传达信息的这一职能，将上级领导的决策传达给平行部门，或是将平行部门的意见反馈给上级领导，都可以有效促进上级部门和其他平行部门之间的沟通。

三、提高工作效率的措施

（一）完善医院办公室的管理制度一个好的管理制度是非常重要的，它能够帮助职员明白自己的职责范围，所以医院办公室需要设置专业人员来建立制度以及督促实施。管理制度是要具体落实的，管理人员需要及时发现管理制度存在的不足，并将其反馈修改。管理制度中还应该包括对各个部门的检查情况，如建立对各部门进行抽查的制度，将表现好的部门进行奖励，对于表现不好的应该进行一定程度的惩罚，让他们保持进取心，从而提高整个办公室的效率。除了完善管理制度外，管理人员还可以对管理制度进行一定程度的增删修改，如将医院办公室的管理工作效果纳入考核中，通过一定的奖惩措施来提高办公室的效率，另外，管理人员还可以让工作人员将行政会议的具体内容进行记录，并将提出的问题进行归纳总结，这些管理制度都能有效地提高医院的工作效率，所以管理人员需要根据参考文献

续无香.提高医院办公室工作效率的措施研情况适当的增加管理制度，或者是将管理［1］

究［J］.临床医药实践，2014（6）：478- 制度细化到具体每一个任务中去。

　479.（二）严格执行工作要求 刘蓉.医保管理对医疗质量的促进作用分析医院办公室作为一个独立部门，它需［2］

［J］.重庆医学，2011，40（21）：2170-要自己的管理制度以及管理要求，要提高

2171.管理效率，就必须让工作人员严格遵守要

张晓光.试论如何改进办公室档案管理工作求，仔细认真的完成每一项工作，除此之［3］

［J］.黑龙江科技信息，2013（9）：141.外医院办公室还需要进行深入的调查研

（三）完善管理方法管理医院办公室的方法较多，然而这些方法并不是对所有医院都适合，所以医院办公室需要找出最适合自己医院的管理方法，寻找时可以根据实际的管理工作进行研究，医院办公室可以采用边工作边研究的方式，将研究落实到具体的工作中，找出较好的管理方式，使领导在做管理工作时能够用到这些管理方式。当医院出台一些重要的决策后，一些相关部门需要在规定的时间内完成，而医院办公室的职能是督促这些部门按时完成任务，所以办公室需要一些有效的管理方法来完成这些工作。

（四）提高工作人员的工作水平办公室工作人员的管理水平是办公室的工作效率的决定因素之一，因而管理者需要采取一定的措施来提高工作人员的专业水平以及综合素质，培养工作人员的工作责任心，让他们明白自己的利益与医院的利益是息息相关的。首先，医院需要招聘一些优秀的人才来扩大自己的队伍，将一些专业性强、素质高的人才吸纳到自己的医院里，针对一些综合素质较低的人员，管理者可组织他们进行上岗前培训。其次，管理者需要定期组织一些培训，让工作人员一直都能拥有学习的机会，从而逐渐提高工作人员的能力。

四、总结

医院办公室作为医院的重要枢纽，需要一系列的措施来提高办公室工作效率，如完善医院办公室的管理制度、严格执行工作要求、完善管理方法、提高工作人员的管理水平等都可以在一定程度上提高办公室的工作效率，提高工作效率能够使办公室更高效的完成任务，从而帮助领导更高效的管理医院，最终达到提高医院的整体水平的目的。

（作者单位为淮安市淮阴医院）