1.非合同管理人员不得擅自查阅档案柜里的合同，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。
2.档案柜内的合同要进行系统排列存放，不准堆放与合同无关的东西,做到完整安全，存放有序，查找方便。 3.做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。
4.对档案柜所藏合同文件要每季度要进行一次检查，发现问题及时采取有效措施。
5.凡公司所属的合同文件应留一份存档，只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。
6.合同部人员负责合同设备档案的收集、整理、保管和统计工作。档案内的文件材料，要按时间先后排列好，编写页号，并填写好卷内目录。
合同档案保密制度
1.合同部档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。
2.凡涉及不宜公开的公司商业机密等合同，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批准。
3.凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。
4．对确已无保存价值且超过规定年线的档案，列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。
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