建设工程文件和档案资料管理

建设工程文件和档案资料管理

一、 建设工程文件；是在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，简称工程文件。

（1） 工程准备阶段文件；工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招标等工程准备阶段形成的文件。

（2） 监理文件；监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中形成的文件。

（3） 施工文件；施工单位在工程施工过程中形成的文件。

（4） 竣工验收文件；建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

（5） 竣工图；工程竣工验收后真实反映建设工程项目施工结果的图纸。

二、 建设工程档案；是在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，简称档案资料。

三、 建设工程文件和档案资料有以下几方面特性：

（1） 分散性和复杂性；建设工程周期长、生产工艺复杂、建筑材料种类多、建筑技术发展快，影响工程因素多种多样，工程阶段性强又相互穿插。由此导致了工程文件和档案资料的分散性和复杂性。它由是多层次、多环节、相互的复杂系统。

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（2） 继承性和时效性；随着建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑企业管理水平的不断提高和发展，文件档案资料可以被继承和积累。新的工程在施工中可吸收以前的经验，避免重犯以往的错误。同时建设工程文件和档案资料有很强的时效性，文件和档案资料的价值会随着时间的推移而衰减，有时文件和档案资料一经生成，就必须传达到有关部门，否则会造成严重后果。

（3） 全面性和真实性；建设工程文件档案资料只有全面反映项目的各类信息，才更有实用价值，必须形成一个完整的系统。建设工程文件档案必须真实反映工程情况，包括发生的事故和存在的隐患。真实性是对所有文件和档案资料的共同要求，在建设领域对这方面要求更为迫切。

（4） 随机性；建设工程文件档案资料产生于工程建设的整个过程中，工程开工、施工、竣工等各个阶段、各个环节都会产生各种文件档案资料。部分工程文件档案资料的产生有规律性（如各类报批文件），但还有相当一部分文件档案资料产生是由具体工程事件引发的，因此建设工程文件档案资料是随机性的。

（5） 多专业性和综合性；建设工程文件档案资料依附于不同的专业对象而存在，有依赖不同的载体而流动。涉及多种专业：建筑、市政、公用、消防、保安等多种专业，也涉及电子、力学、声学、美学等多种科学，并同时综合了质量、进度、造价、合同、组织协调等多方面内容。

四、 工程文件归档范围：

（1） 对与工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

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（2） 工程文件的具体归档范围按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB—50328—2001）中“建设工程文件归档范围和保管期限表”共5大类执行。

五、 工程文件归档工作施工单位职责：

（1） 实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。工程项目的施工文件应设专门的部门（专人）负责收集和整理。

（2） 建设工程实行总包的，总包单位负责收集，汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包的工程文件，并及时向建设单位移交，各承包单位应保证归档文件的完整、准确、系统，能够全面反映工程建设活动的全过程。

（3） 可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织、编制工作。

（4） 按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收。

负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整施工文件移交建设单位及自行保存份额，保存期可根据工程性质以及地方城建档案管理部门有关要求确定。如建设单位对施工文件的编制套数有特殊要求的，可另行约定。

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