oa系统管理办法

第一章 总则

第一条 为了提高公司的工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷畅通，特制订本办法。

第二章 适用范围

第二条 本办法适用于公司总部部室和各下属单位。

第三章 相关部门职责和权限

第三条 公司总部、各下属单位应建立OA系统管理体制，指定专人负责OA系统管理，包括系统管理员、文档管理员、表单管理员、公共信息管理员等。

第四条 各下属单位系统管理员负责本单位办公系统的日常维护，文档管理员负责各类文档的存储、权限分配等事项，表单管理员负责配合各部门表单流程的建立及推广运行，公共信息管理员负责新闻、公共、讨论、调查等公共信息的发布及管理。

第五条 公司信息管理部负责OA系统操作技术的培训、OA系统运行设备的维护、管理和文档的保存。

第六条 公司总部及各下属单位人力资源部负责配合总部信息管理部进行OA用户的注册和注销工作。

第四章 协同管理

第七条 所有员工必须保证每天登录OA系统，及时处理其他员工发送的协同事项。处理后需要及时提交，以便对方能够了解知道事项的处理情况。不得将已处理事项依旧显示在待办事项中。

第八条 不得利用协同方式发送与工作无关事项，不得利用在线交流发送与工作无关消息。

第五章 表单管理

第九条 各下属单位综合管理部（总经办）负责本单位流程表单的整体安排。了解本单位的流程表单的实施状况，并针对其现状规划其推进方案，并按规划进行实施。

第十条 公司信息管理部负责公司流程表单的推进工作并辅助各下属单位综合管理部（总经办）推进流程表单的应用。

第十一条 公司总部及各下属单位均设表单管理员，负责推进本部门、单位的表单流程应用。

第六章 文档管理

第十二条 文档主要用来存放个人主要工作工作事项。存放的文章具有安全保密的性能。

第十三条 表单文档的保存。各项流程表单为了方便查询和存储，可按照部门、使用范围、重要程度等条件进行分类设置文件夹存储表单说产生的文件。

第十四条 文档存储的安全性。为了保证信息的安全性，文档管理员须保证其文档存储的查询和修改进行限制。防止不相关人员随意查看公司文件所导致的泄密事件。

第七章 公共信息发布

第十五条 新闻：各单位综合管理部（总经办）应及时更新本单位所发生的新闻信息，内容包括生产、经营、研发、管理、文化建设

等各方面典型的人物事迹、重要事件、主要业绩、获奖情况、产品成果和改革创新等。有利于提高产业形象的新闻，应在本单位更新后，及时报公司总经办，经审核吼吼发布在集团新闻内，经确认可以发布于公司网站的，及时更新至公司网站的新闻专栏。

第十六条 公告：公告、通知等面向全体员工的信息，由各归口部门及时发布至单位公告中，内容包括公司日常的各种会议、决策、制度等通知，集团公告由总部各部室及时更新至集团公告栏，部室面向全体人员的，应以协同方式进行发布。

第十七条 讨论：管理论坛只限发布公司管理方面的内容，另公司开放员工俱乐部论坛给全体员工使用，所有帖子以实名制发布，禁止发布违反国家法律、公司制度的言论，所有员工对本人所发布的言论负责。各单位系统管理员负责论坛维护，及时清理内容不当的帖子。

第十八条 调查：用以发布单位级调查及公司调查，包括战略管理和人力资源方面的各种调查，针对本单位的调查应在单位调查发布，公司级调查报总部OA系统管理员处，由公司管理员发布。

第八章 用户注册和注销

第十九条 总部新进符合适用OA系统的人员，由人力资源部在一个工作日内将人员的姓名、部门、岗位、等基本资料通过OA发送至信息管理部，信息管理部在三个工作日内完成OA用户注册。总部OA用户离职前，须到信息管理部办理OA注销手续后，方可办理离职手续。

第二十条 各下属单位新进符合适用OA系统的人员，有单位相关

部门在两个工作日内将人员的姓名、单位、部门、岗位等基本资料报总部人力资源部，人力资源部备案后送交信息管理部注册。各下属产业部OA用户离职前，需报总部人力资源部备案，并由总部信息管理部办理OA注销手续后，，方可办理离职手续。

第九章 系统安全和维护

第二十一条 OA系统服务器必须始终保持正常运转，如有升级、大型维护等情况须提前一天发布公告，说明情况。临时紧急维护须至少提前一小时发布信息说明情况。以防正在使用OA系统人员发送的各种信息丢失，造成不必要的损失。

第二十二条 信息管理部须对办公系统所在服务器进行定期杀毒，数据定期备份。确保系统安全。

第二十三条 所有OA系统用户应保护好自己的帐号和密码，做到至少每月更换一次密码，不要适用简单密码。杜绝多人使用同一帐号。禁止发布机密信息至无关人员处，否则已经发现将对相关人员进行处罚。

第十章 附则

第二四条 本办法自发布之日起开始使用。 第二十五条 本办法由公司信息管理部负责解释。