高校档案馆数字化建设中的问题及对策 口赵红姬晓鹏 【摘要】为了适应社会信息化的要求，完成档案资源的科学保护与信息资源综合共享，档案馆数字化建设应运而 生。本文针对目前高校档案馆数字化建设中出现的问题及原因予以分析，并提出了相应对策。 【关键词】高校档案馆数字化建设 随着现代信息技术的发展，高 建设的核心与关键。档案馆数字化建 １、硬件基础设施缺乏——录入 建设的一个关键因素。档案馆的数 字化建设需要有高端的软件资源支 校档案馆的数字化建设已成为档案馆 环节 数字化建设需要有大量高端硬件 持，管理系统不但要进行日常的维 设是指档案信息资源通过网络整合在 的支持，技术设备的更新周期越来越 护和升级，还要在运行过程中根据 一起并提供利用的一种数字档案馆形 短，这无疑给资金缺乏的高校档案馆 应用的变化要求，进行系统的改 带来了巨大的压力。许多学校在硬件 造。目前具备相关技术及档案管理 响了数字化建设的进程。 （三）宣传落后与信息普及之间 的矛盾 高校档案馆数字化建设是为了更 式，即数字档案信息共享平台系统， 其目的在于对数字档案信息进行集中 设施上的资金投入严重不足，使构建 知识的综合人才十分缺乏，严重影 管理与集中利用。为适应社会信息化 数字化体系的基本需求得不到满足。 的要求，各高校档案馆大力推广和普 高了信息化服务水平。但由于数字化 ２、数据库建设落后——存储 许多建校历史久远且拥有丰富 及了网络化、数字化的服务，大大提 环节 建设刚刚起步，各项措施和手段均不 馆藏资源的学校，在其数据库中却只 好地方便档案信息的存储与资源的利 完善，仍存在许多问题亟待解决。 一现其馆藏之冰山一角，内容、种类贫 用，但是由于宣传力度不够，数字化 乏，而且检索途径单一，有些档案信 档案的使用率、利用率不高，造成了 数字化档案馆的资源浪费。 高校档案馆数字化建设 息甚至还不能提供检索途径。３、网络建设落后一利用环节 （四）反馈机制不健全与完善数 存在的问题 、（一）落后的基础设施与先进的 数字化建设之间的矛盾 一方面，高校档案馆网络建设落 字化建设之间的矛盾 高校档案馆数字化建设才刚刚起 后，故障频出，给用户带来了极大的 档案馆的数字化建设将使得传统 不便。另一方面，运行中的网络系统 步，这就需要在档案馆与用户之间建 档案馆的馆藏、分类、查询等在原有 也缺乏日常的维护、升级和改造，并 立一个沟通平台，及时交流沟通，不 模式的基础上，借助于计算机与通畅 且网络资源也未做到充分的利用，资 断采纳反馈意见并积极完善改进。但 无阻的网络，充分应用各种信息网络 源链接匮乏，严重影响了资源共享的 从目前情形来看，还很少有高校档案 馆能健全这种反馈机制，因而阻断了 技术，建立起一种新型的档案管理利 程度。用模式，实现档案资源的科学保护与 须依托于数据处理基础设施和网络来 （二）人才匮乏与激增的建设需 与用户之间有效的沟通。也因为不能 及时地了解用户的信息需求，很难取 资源共享。因此，档案数字化建设必 求之间的矛盾 数字化建设在构建、更新、 得用户的支持与信任，从而使得档案 实现。然而，现行高校档案馆基础设 维护、升级与普及上都与人才息息 馆的利用率一直停留在一个低水准的 施远远不能满足数字化建设的需要。 相关，人才的培养与引进是数字化 位置。６０ ． 。・２Ｏｌ２年第１期 （五）信息技术外包的潜在风险 与数字化实施手段之间的矛盾 （二）加大人才培养力度 见与建议。信息反馈工作要注重质 档案馆的数字化建设需要能熟 量，做到迅速、准确，并将重要问题 基于档案馆人力、物力及信息 练运用检索方法、懂得相关计算机技 及时整理汇总，通过会议等方式提出 技术水平等方面的限定，目前高校档 术、网络技术并具备沟通技能的综合 解决方案并认真落实改进。定期总结 案馆的数字信息化建设多是委托信息 素质人才，这就必须实施人才战略，不足，不断完善和优化。 （五）加强外包工程的风险防范 技术供应商来完成并提供所需要的软 优化档案人员的知识结构，注重继续 硬件或全部信息技术，实现特定的数 教育和知识更新，定期对相关人员进 措施 字信息化服务功能。这种做法具有其 相当的合理性、可行性与优越性，但 也存在一系列不容忽视的潜在风险： １、对承包商的过分依赖心理不利于 档案部门自身的人才队伍建设，安于 现状，缺乏进取；２、外包商的服务 信誉、服务质量和技术水准欠乏而导 致的质量及维护服务风险；３、安全 保密方面的隐患；４、外包商对档案 管理数据库系统不能充分熟悉掌握而 导致信息数据的不规范及利用不便； ５、双方对设备技术要求等方面的意 见分歧、人员关系等因素而导致工期 延误等。 二、针对高校档案馆数字化 建设相关问题的对策 （一）加强基础设施建设 适当增加基础设施建设的经费， 不仅包括网络通讯设备、服务器、处 理设备的购置，还应包括软件设施的 完善。在满足档案利用与管理的同 时，还应注重数据库的完善构建。首 先，要能很好地反映馆藏档案的内 容，并及时填充更新，做到数据库内 容丰富翔实，以满足用户多元化的需 求。其次，信息检索要更加智能化， 不仅能够分类查询，还应能够根据相 关要素进行查询，以达到检索速度 快、效率高、范围广的目的。再次， 要充分利用资源链接，最大程度地扩 大资源共享面，使用户能够以最方 便、便捷的方式搜寻到所需的信息。 行业务培训，并适当引进优秀人才， 补充新鲜血液，建立健全品德、技能 双赢的梯队。日益完善档案馆人员的 考核标准，充分保持档案馆工作人员 的先进性。 （三）加大宣传力度，强化使用 推广 加大对高校档案馆数字化建设的 宣传，将提高档案馆的使用率，加速 资源信息的有效传播。首先，档案馆应 该就其数据库的使用方法进行明确详 细的说明，以保障用户能够顺利进行 资料查询。其次，要定位在为用户服 务的基础上，加大使用推广的力度， 主动提供技术服务，通过示范、技术 咨询等形式，增加社会影响力，并通 过定期召开座谈会、网上教学、书籍、 报刊等方式普及数字化档案馆的知 识，最大程度地提高档案馆的认知率 与使用率，避免社会资源的浪费。 【四）加强反馈机制的建立 高校档案馆数字化建设的水平 质量，需要用户来认可。建立良好的 反馈机制，才能更好地完善数字化建 设，反馈机制的建立就要借助于有效 的沟通平台的建立。为了方便与用户 的沟通，档案馆需调配相关人员从事 此项工作，通过邮箱、短信平台、档 案论坛、服务网络等新的沟通渠道， 结合传统的面谈、电话、信件等方 式，与用户进行最佳的沟通。用户可 以进行数据库使用方法的咨询，对档 案馆进行测评或针对有关问题提出意 尽管档案信息数字化外包工程 存在着一定的管理难度和技术风险， 但只要措施到位，积极防范，还是可 以规避、减小风险的。这就要注重以 下方面的策略：１、充分了解承包商的 品牌信誉度、专业实力、资质等；２、 签订完善的技术合同，明确承包内容 和具体要求；３、对承包商进行保密资 格审查，提出严格的保密技术要求， 签订保密协议。对密级档案，一般不 宜外包；４、做好全程的监督管理，及 时应变工程需求的变化，严格验收； ５、发掘内部人员的潜力，掌握核心关 键技术，以保障档案馆数字化建设及 运营维护工作的顺利进行。 档案馆数字化建设是大势所趋， 是档案馆发展的方向。数字化建设就 是要营造一个符合时代、社会和民众 需求的档案管理利用模式。数字化建 设是一个循序渐进的过程，不能一蹴 而就，必须有选择、有针对性地对重 点档案进行数字化，在可视范围内， 尽量使得这项工作“合情合理”化。 对于那些在建校历史长河中具有见证 作用的珍贵历史史料和利用频度高、 需求量大以及具有经济、科技、文化 价值的馆藏档案可优先进行数字化， 并从易而难、分批分次、有步骤地开展 档案数字化工作，不断总结经验，使 档案馆数字化建设有条不紊地进行。 作者单位：西安交通大学档案馆 ２０１２年笛１苴日．积 般 蒜 １