外来文件管理规范

外来文件管理规范

（IATF16949-2016/ISO9001-2015）

1.0目的

对外来文件进行识别、评审并控制其分发，防止误用。 2.0适用范围

适用于本厂对外来的图纸、规范、产品标准等外来文件的控制。 3.0术语和/或相关标准 3.1术语 无

3.2相关标准

《文件和记录控制程序》 4.0职责

4.1产品部负责对外来的图纸、规范、产品标准等技术类外来文件进行识别、评审。

4.2 质量部负责与质量有关的外来文件的接收、传递。 4.3 商务部负责客户文件的接收、传递。

4.4 人力资源部负责外来行政类文件的接收、传递。 4.5 文控中心进行收集、发放及归档管理工作。 5.0作业内容 5.1外来文件的分类 5.1.1技术类外来文件

顾客来图、产品规范、项目开发过程中的一些技术协议、及涉及到本厂产品相关的标准，包括国家标准、行业标准、顾客提供的企业标准等；

5.1.2与质量有关的文件

➢ 国家发布的与产品质量有关的政策、法令、法律、法规。 ➢ 上级主管部门与质量有关的来文。 ➢ 行业中与质量有关的来文。 ➢ 地方政府与质量有关的来文。 5.1.3行政类外来文件

➢ 国家发布的与企业有关的政策、法令、法律、法规。 ➢ 当地政府发布的与企业有关的政策、法令、法规。 5.2外来文件的识别与评审 5.2.1产品的标准识别

凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的标准，收到后应移交到产品部标准化工程师处进行识别，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本。

标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。在本公司的采标情况:全面采用、部分采用目录、是否受控制。 5.2.2技术文件的识别、评审

质量部、商务部、产品部等收到的来自顾客的图纸、产品规范、技术协议等，均交至主管的产品工程师，由主管的产品工程师首先负责组织相关的人员进行识别、评审，然后与评审表一起归至文控中心，外来文件评审时间不超过两个工作周。

5.2.3其它外来文件的识别、评审

与质量体系、环境、人事、行政有关的法律法规、标准、顾客特殊要求等，由收文部门根据需要组织评审。

5.2.4对外来文件的评审应包括但不限于下列内容:

➢ 评审外来文件是否包含顾客重点关注的内容(如特殊特性等)； ➢ 是否应由公司相关部门传阅或处置； ➢ 是否须转化成公司内部的技术或管理文件； ➢ 外来文件的要求在本公司是否能得到满足。 5.3外来文件的分发

5.3.1文控中心是外来文件的归口管理部门，任何部门及其个人对收集到的外来文件，均应移交到文控中心进行归档管理，对部门需经常参照执行的文件，均由文控中心文控员负责复印，将复印件按《文件和记录控制程序》的要求进行控制、发放。

5.3.2对需分发的外来文件，由文件接收识别评审部门确定发放范围，文控中心负责发放。

5.3.3对不需分发的外来文件，由文控中心负责逐级分送到各级领导进行传阅。 5.4文件的控制

5.4.1外来文件评审后与评审表一起交文控中心管理，文控中心及时登记到《外来文件登记台帐》中。

5.4.2外来文件各使用部门应妥善保管，防止丢失，一旦发生丢失，应及时上报文控中心，按《文件和记录控制程序》中文件丢失重新办理领取手续，并对原文进行作废。

5.4.3当外来文件由于修改等原因作废，文控中心应及时将作废文件收回，发放新的文件。

5.4.4标准化工程师负责对外来文件每年作一次清理（如上相关网站、标准机构等），以便及时发现文件。

5.5文控中心每半年将硬盘中的电子文件拷贝一份，并分时段分类保存，存放于文控中心之外的地方。 6.0记录表格 外来文件登记台帐 外来文件评审表

客户资料转换控制流程图

客户资料 编客户代码 客户PO 本厂产品编号 本厂模具编号 订单评审（说明客户、客型号、本厂型号） 工作单（注明客户、客户编号、本厂编号） 模具信息说明 生产与包装 按工作单标识相关客型号等信息 FQC检查及核查相关信息 入库 OQC检查及核对相关信息 出货

外来文件登记台帐

# 编号 外来文件名称/内容 版本号 来文单位 收到日期 签收人 文件页数 备注