浅析基于人工智能技术的会展业务新模式

作者：孟爱华 马倩 施荣

来源：《中国经贸导刊》2020年第35期

摘 要： 会展业是通过营造现场体验来达到沟通交流的行业，其交互性及开放性为举办地带来的经济效益及对区域整体形象的提升做出了巨大贡献。人工智能技术的落地应用激发了各种创新理念，同时也逐渐渗透到了会展行业，颠覆传统业务的运作方式从而推动了会展业的转型和发展。本文以中国（国际）商业航天高峰论坛为例，结合信息化、智能化等技术热点，探讨基于人工智能技术的会展发展新模式，实现流程再造与服务迭代的未来会展业升级方式。 关键词： 智能会展 会展业新模式 人工智能

会展对于举办地的宏观环境发展具有强大的推动和支撑作用，同时，借由周边区域为会展带去新的生命力＼[1＼]。会展涉及的人员、资源、设备、环境等元素范围较广，有来自政

府、金融业、企事业单位、科研院所等单位及个人爱好者集群，合理把控项目进度，尝试会展业务新模式，高效推动项目进程是满足各界需求的关键。

人工智能（artificial intelligence，AI）激发了人类的创造性思维，引发了关于会展业务新模式的尝试、项目进程把控和体验提升的思考 。现阶段，展商通过引进数字化工具增强会展的吸引力，提升观众的参展体验。但目前会展模式基本还停留在传统阶段，主办方如何优化工作流程、提高工作效率，展商如何发挥自身优势并在未来的竞争中脱颖而出，AI技术的引入能够给出答案，为会展行业的发展提供技术层面的补充。 一、现状

隨着国家经济发展和产业不断升级，AI在各个领域的应用越来越广泛，AR、VR、智能交互系统等相继出现，会展业深受影响。 在国务院印发的关于“新一代人工智能发展规划”中明确提到“互联网+AI”三年实施方案，在移动互联网、大数据、超级计算等新技术及社会发展强烈需求的共同驱动下，中国的产业升级逐渐进入AI时代，各行业运用AI技术大幅提升商业效率，AI技术在会展业上也展示出了优秀的应用前景。

会展服务是兼顾各方满足需求的过程，是信息高度聚集和以信息为服务目的的行业＼[3＼]。传统业务中，基本依靠幕后团队的默契和职业素养实现工作协调及落实，通常采用纸质材料汇总及口头汇报的形式，显然，这种一直都是“一条腿”在走路的商业模式已经越来越难以满足新时代下对智能化会展的需求。将AI技术引入到会展业中，不仅是时代的召唤及引导，也是会展行业、主办方、参展商、观众和社会等都在呼唤的新型会展模式。如果传统会展实现了智能化，就意味着会展行业又长出了另“一条腿”，从此会展行业就可以两条腿走路了，会走得更稳更快。

二、AI在会展业务中的应用（以CCAF为例） （一）AI技术在会展中的普遍应用

目前，AI技术在会展领域的应用还处于初级阶段，主要应用在迎宾接待、展区智能讲解与主持、展馆引导和展馆秩序维护等方面，常见的智能设备有智能机器人、AR/VR智能装备、展品智能交互平台等 。

1.迎宾接待。智能机器人可以对来访人员进行面部识别，并与数据库中报名信息匹配更新。当访客进入会场、展区、停车场等场所时，机器人会自动识别并亲切问候，使来访者有宾至如归的体验。可以实时提供人员布局图，帮助主办方精准掌握会场、展区、餐厅等情况，及时提供科学合理的服务。智能机器人通过人机对话，引导来访人员到指定区域办理相关事宜。同时，兼职引导员，推荐相对安全的参展路线，防止扎堆，排查安全隐患。

2.展馆智能讲解与主持。AI机器人身兼讲解员一职，引导客人参展，按照既定时间周期进行讲解，由内置摄像机扫描方圆30m，当驻足人数达到一定数量后自动开讲。在主持方面，通过机器人内置的投影仪进行投影及阅读，活动全程摄像录影，唱歌、跳舞调节气氛等。在2018中国会展创新者大会上，主办方尝试了机器人和主持人一起主持大会，让参会人员体会到了会展业的“黑科技” 。

3.展馆引导和展馆秩序维护。AI机器人对展厅环境进行实时巡逻和监控、维持秩序和安保预警，实时接收展区人员参观情况，对于人员比较集中的展厅重点关注，通过现场音响设备提醒大家分散参展，降低发生危险的可能性。

未来，AI机器人在会展上的应用还有待开发，根据不同的场景展示提供定制化的服务，供各个行业的客户选择，或许是智能机器人在会展业的一个发展方向。 （二）AI技术在CCAF中的应用

伴随着人工智能技术的迅猛发展，作为商业航天领域为数不多的“论坛+会展”模式的交流平台，中国（国际）商业航天高峰论坛（China commercial aerospace forum，CCAF）的举办模式日新月异。最初沿用的是传统会展管理模式，以Excel数据库为基准，会议签到、资料发放、筹备情况汇报、现场保障等流程靠人工解决，不但耗时费力、耗费成本，而且效率不高、决议执行效果不能保证。随着新技术、新设备、新理念不断引入，CCAF不断尝试新的运营模式，设备越来越先进，初步实现了解放“双手”。

1.电子签到。应用二维码识别技术，将人员信息与二维码关联，应用电子扫码枪将前来签到的人员信息录入系统，实现在整个会展期间“一人一码、一码一人”的状态。应用电子签到在签到环节解放工作人员双手，实现智能化管理，不仅大大提高了工作效率，而且能够及时获知参会嘉宾人数及相关信息。

2.电子索引座次。对于大型会议来说，安排座次且尽快引导嘉宾落座，是一项关键任务。以往是靠工作人员引导疏散，但是会议开始前半小时，入场易发生拥堵。引入电子签到系统，只需设置两组工作人员，手持扫码枪扫描有录入信息的二维码即可弹出“姓名-〖*〗〖*〗区〖*〗〖*〗排〖*〗〖*〗座”，缓解了集中入场的尴尬，能够引导嘉宾快速进场。 （三）AI技术在CCAF中未来应用新构想

1.流程管理信息化、智能化。对于CCAF这类大型会展活动，“论坛+展览”同步启动的模式使得主办方对整个会场、展馆、参会人员组成及规模等信息的掌控需求极大，能够快速稳定地监控展区、会场、人流量和安保等情况，成为会展工作最关键的问题。拥有智能化的流程管理系统，有利于主办方科学把控各环节，能够助力提高会展业的综合管理水平、策划和运营能

力。2015年，国务院颁布的《关于进一步促进展览业改革发展的若干意见》中重点提出了要加快信息化进程，推动云计算、大数据、物联网等在展览业的应用。

2.参会体验多维化、人性化。2018年初，第十四届中国会展经济国际合作论坛率先启用“人脸识别”登记系统，备受业界关注 。人脸识别在展览会行业的技术落地意义重大，实现人证合一，对主办方进行数据分析提供了准确数据源，为智慧展览的升级提供了重要基础。 二维码作为一种全新的信息存储、传递和识别技术形式，在诸多行业发挥着重要作用。融合人脸识别及二维码技术，即时录入匹配参会人员，实现“一人一码、一码走天下”，简化签到流程。当电子签到获取二维码后，凭码办理入住、入场、用餐、参展等，扩充了二维码应用范围。通过定位二维码出没场所，及时掌握参会人员轨迹（见图1）。

为了提升参会者的互动体验，VR技术（虚拟现实技术）也被引入到会展服务中。海量物联网设备接入，未来VR技术将构建起虚拟和现实的物联世界，实现多场景、远距离的实时交流互动，提升观众体验感。还可以将会议资料制作成网页或微信小程序分享，只需要扫描二维码即可自动下载资料，方便随时读取。

3.现场保障系统化、便捷化。进入AI时代，工业时代分工逻辑正在被颠覆，使会展企业必须与产业链上下游、跨界合作伙伴甚至竞争对手连接，才能创造出更大的价值。做到会展现场保障系统管理、便捷实施、及時响应，是会展举办期间重中之重。引入智能安全监控设备，全天候、无死角把控现场情况，预防和发现违法犯罪活动，保障与会宾客及员工安全，才能保证会展圆满举办。为了达到对会展场所的全流程监控及风险预警，主办方可以通过五种智能设备来操作，如图2所示。

（1）电视监控系统。也就是传统意义上的摄像头。在会展场所出入口、电梯内、公共走道及其他敏感部位安装摄像头进行监视，及时发现可疑人物或异常现象并采取措施。 （2）安全报警装置。在会展场所的收存钱款部位或消防通道等重要部位安装安全报警装置，以防盗窃、抢劫、爆炸，并将这些安全设备联结成网络系统。

（3）自动灭火系统。会展场所现场所与会人员流动性大，还有很多贵重财产，要保证与会人员的人身和财产安全，所以这个灭火系统也是最重要的。

（4）通讯联络系统。是指以安全监控中心为指挥枢纽，通过对讲机等无线通讯器材形成的联络网络，可以提高会展场所安全工作的快速反应能力，保障会展场所安全。

（5）智能门禁系统。一个好的门禁系统是保证安全的基本设备，在会展场所配上电子门锁系统，既安全又便于管理。

三、突破技术瓶颈，主抓问题关键 （一）推进数据库升级迭代

在会展活动中，统计与会人数是通过各种形式的会议签到进行的，应用Excel数据库处理，速度慢且易出错。自“一带一路”倡议提出后，会展行业面临更多、更高端的大型国际会议，会议运营工作对数据库的要求越来越高。目前，CCAF在会议筹备期采用Excel进行统计，在签到期切换到以电子签到的形式更新信息，每人分配一个独一无二的二维码，基本属于“半智能”的状态。改善技术形式，推进数据库升级迭代，借助智能设备转化人员职能，有效解放人员双手，还能降低错误率。 （二）加强会展业务人才培养

会展行业的发展依赖会展人才专业素质的综合提升。一场活动的成功举办包括立项、策划、营销推广、筹备、现场管理和评估等环节，加之AI技术对传统会展行业的冲击，工作人员必须具备文化基础、综合素质、专业技能及社会知识等方面的素养。加强人才素质多维度培养，打造一支拥有智能会展业务能力的团队，做到“让专业的人做专业的事”，成为打造业务团队的关键。会展业务的开展需要依赖大量基础调研，AI在数据的采集、分析等方面具有人工不可比拟的优势，比如计算、查找、大数据的统计、分类整理的分析功能等。根据时代更迭和市场需求，培养懂AI的会展人才应运而生，配合人类文明向着更加智能化、信息化、便捷化发展 。

（三）提高服务质量

在筹备环节，主办方需要严密把控会展全流程，及时排查隐患，做到万无一失。在服务展商的过程中，涉及工程设计及搭建、声光电网等硬件，租赁、仓储运输、安保、布展及撤展等工作，事无巨细。对于VIP展商，还要提供定制性的推广服务，包括新闻发布会、产品推介会、签字仪式等。主办方应准备胸牌及门禁等物资，设置咨询台，应急处理医疗救援、消防设施、服务管理等突发事件。对于主办方而言，拥有独特、新颖的展览主题是成功吸引到参展商参展的关键。为使展览效果最好，主办方应整体把控设计效果，在提倡具有艺术性、创造性的基础上给予观众冲击、震撼、刺激，发挥最有效的市场作为，实现最有效的形象传播。 协助客户铺就商务发展之路，提升企业价值，拓展业务领域，从会议布置、环境到大型展览处处显示出独特的格调、非凡的品位，充分诠释会议、展览的宗旨和客户的意图。成为最受展商称道的服务团队，并能为展商创造新的价值，创造双赢成果与展商共同成长。 四、结论

经过十几年的积累和完善，我国会展业已初具规模并成为一些城市的支柱产业和带动地区经济发展的新引擎。会展行业的发展离不开新技术的应用，离不开专业人才的培养，离不开新管理理念的探索尝试。这些新要求在某种程度上颠覆了传统会展业的理念，为AI、大数据、云计算等技术施展搭建了良好的平台。以新技术为背景，把所有关联方都盘活，把数据用于服务，带动各行业联动，智能展会也可方便带动城市宣传，带动区域经济发展，放大会展联动效应，这就是会展行业的未来趋势，也是中国未来的新会展经济形态。