档案管理规定 文件号：
Q-GD-002 编制：办公室 审核： 审批：
密级：秘密 共 7 页 维护责任部门： 办公室 日期： 日期： 日期： 生效日： 1
目的、目标
1.1 规范档案管理，提高档案利用价值。
1.2 档案齐全率达 95%以上，查找准确率达 95%以上。 2 适用、阅读范围
2.1 公司生产经营和管理等一切活动。 2.2________________ 事业部。 3 职责
第 1 页 共 16 页
3.1 档案室职责：
3.1.1 依法管理 ________________ 事业部档案，提高员工档案意识，确保档案完整、准确和安全。
3.1.2 贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定 ________________ 事业部文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。
3.1.3 统筹规划并负责 ________________ 事业部档案的收集、验收、整理、保管、鉴定、统计和利用。
3.1.4 指导 ________________ 事业部各部门及工程建设单位文件材料的形成、积累、整理和归档。
3.2________________ 事业部其他各部门：
按照档案整编要求和规定及时提交完整、准确、系统的与公司生产经营和管理活动密切相关的文件资料到档案室归档。
4 4 管理内容
4.1 档案管理要求 4.1.1 公司档案，是指公司在生产经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件材料。
4.1.2 档案实行集中统一管理，各单位分工负责，任何部门和个人不得以任何形式和手段将应归档的资料据为已有。
4.2 档案资料归档 4.2.1 档案资料归档范围见附件《档案归档范围及保管期限表》。
第 2 页 共 16 页
4.2.2 归档的资料须内容准确、完整、系统，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签章手续完备。
4.3 档案整理
4.3.1 对归档的资料按专业分子项进行分类组卷。施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收等排列；设备文件按开箱单、依据型文件、图纸、设备调试、运行、维修等记录排列；竣工图按专业、图号排列，文字材料和图样在一起时，文字排前，图样在后。
4.3.2 将资料依据相应的分类大纲进行分类（立卷）、装订、排列、编号、编目、装盒（袋）、入库上架。
4.4 档案保管 4.4.1 档案库房应保持整齐、清洁，档案资料按要求有序排列。
4.4.2 档案库房应配置防火、防盗、防潮、防虫、防晒、防尘等安全保护设备设施，并尽量将温度控制在 14℃-24℃，相对湿度控制在 45%-65%。
4.4.3 档案资料要标明密级，存放地点要安全保密。 4.4.4 查阅、利用、复制密级档案必须遵循保密规定，经有关领导批准，利用者签名________________并登记。
4.5 档案利用
4.5.1 档案人员应根据开发利用档案资的需要，编制适用的检索工具。
第 3 页 共 16 页
4.5.2 经部门负责人及相关主管领导批准，各部门可借阅、查阅与工作有关的档案，不得私自扩大借、查阅范围。
4.5.3 未经许可，非档案工作人员不能进入库房查找档案资料。
4.5.4 做好档案利用登记和效果记录。
4.6 档案鉴定与销毁 4.6.1 确认已作废的档案资料，应及时剔除进行销毁。
4.6.2 档案销毁要编制销毁清册，经有关部门审核签字，并报主管领导批准后方能进行，销毁时应由监销人监销。
4.6.3 销毁清册的编制应详细注明文件号、文件名称、销毁原因等内容。
5
检查与考核
5.1 各部门应主动移交资料，及时归档，不许将资料拒为己有或将资料遗失。
5.2 档案管理员服务态度差，发生有效投诉，记不良记录一次。
5.3 不按规定手续办理借阅，所借资料到期不归还，记责任人不良记录一次；造成资料遗失责令赔偿并处本人月工资 20%罚款 5.4 不按规范整理档案资料，工作质量差，责令其返工并记不良记录一次。
第 4 页 共 16 页
5.5 泻漏公司机密，视情节轻重分别给予警告、罚款等处分。
6 相关记录
6.1 档案归档范围和保管期限表 档案归档范围和保管期限表 序号 归档文件 保管期限
一 可行性研究、任务书
1 项目建议书及批复 永久 2 可行性研究报告 永久 3 项目评估 永久 4 环境预测、调查报告 永久 5 设计任务书、计划任务书 永久 二 设计基础材料
1 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验报告、重要土、岩样及说明 永久 2 地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录 永久 3 水文、气象、地震等其他设计基础材料 永久 三 设计文件
1 初步设计 永久 2 技术设计 永久 3 施工图设计 短期 4 技术秘密材料、专利文件 永久 5 设计计算书 长期 6 关键
第 5 页 共 16 页
技术试验 永久 7 总体规划设计 永久 8 设计评价、鉴定及审批 永久 四 工程管理文件
1 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久 2 承发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永久 3 施工执照 永久 4 环保三同时，消防、卫生等文件，水、暖、电、煤气供应协议书 永久
五 施工文件 1 土建施工文件
⑴ 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 短期 ⑵ 施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺 短期 ⑶ 原材料及构件出厂证明 长期 ⑷ 建筑材料试验报告 长期 ⑸ 设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批 永久 ⑹ 施工定位测量、地质勘察 永久 ⑺ 土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图 永久 ⑻ 施工记录、日记、大事记 短期
⑼ 隐蔽工程验收记录 永久 ⑽ 工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 永久 ⑾ 分项、分部、单位工程质量检查、评定 长期 ⑿ 交工验收记录证明 长期 ⒀ 施工总结、技术总结 长期
⒁ 竣工报告、竣工验收报告 永久 2 设备及管线安装施工文件
第 6 页 共 16 页
⑴ 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 短期 ⑵ 施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施 短期
⑶ 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长期 ⑷ 焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 长期 ⑸ 隐蔽工程检查验收记录 长期 ⑹ 强度、密闭性试验报告 长期 ⑺ 设备调试记录 短期 ⑻ 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 长期 ⑼ 系统调试、试验记录 长期 ⑽ 管线清洗、通水、消毒记录 短期 ⑾ 管线标高、位置、坡度质量评定 长期
⑿ 中间交工验收记录证明、工程质量评定 长期 ⒀ 竣工报告、竣工验收报告 长期 3 电气、仪表安装施工文件
⑴ 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 短期 ⑵ 施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施
⑶ 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长期 ⑷ 调试、整定记录 长期 ⑸ 性能测试和校核 长期 ⑹ 施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 长期 ⑺ 操作、联动试验 短期 ⑻ 电气装置交接记录 短期 ⑼ 中间交工验收记录、工程质量评定 长期 ⑽ 竣工报告、竣工验收报告 长期 六 竣工文件
第 7 页 共 16 页
1 项目竣工验收报告 永久 2 全部竣工图 永久 3 项目质量评审材料 永久 4 工程现场声像材料 永久 5 竣工验收会议决议文件 永久 七 生产技术文件
1 生产计划 短期 2 试生产管理、技术责任制 短期 3 开停车方案 短期 4 设备试车、验收、安装、维护记录 长期 5 试生产产品质量鉴定报告 短期 6 安全操作规程、事故分析^p 报告 长期 7 设备检修运行记录、生产记录、统计报表、半成品分析^p 报告等 短期 8 技术培训材料 短期
9 产品技术参数、性能、图纸 永久 10 工业卫生、劳动保护材料 短期 八 工艺、设备
1 工艺说明、规程、路线、试验、技术总结 长期 2 产品检验、包装、工装图、检测记录 长期 3 设备、材料出厂合格证 长期 4 设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单 短期 5 设备图纸、说明书 长期 6 设备测绘、验收记录 长期 7 设备安装调试、测定数据、性能鉴定 长期 九 涉外文件
1 询价、报价、投标文件 短期 2 合同、合同附件 永久 3 谈判协议、议定书 永久 4 谈判记录 长期 5 谈判过程中投标方提交的材料 短期 6 出国考察及收集来的有关材料 短期 7 各设计阶段文件及审查议定书 永久 8 技术问题来往函电 短期 9 国外设备材料检验及设计联络 永久 10 国外设备储
第 8 页 共 16 页
存、运输 短期 11 开箱检验记录、商检及索赔 永久 12 国外设备、材料的防腐、保护措施 短期 13 外国技术人员现场提供的文件材料 长期 十 财务、器材管理
1 财务计划、年度计划 短期 2 资金管理、成本价格管理、会计管理 长期 3 工程概算、预算、决算 永久
4 主要材料消耗、器材管理 短期 5 交付使用的固定资产 永久 十一 科研项目
1 开题报告、任务批准书 永久 2 协议书、委托书、合同 永久 3 研究方案、计划、调查研究报告 永久 4 实验记录、图表、照片 永久 5 实验分析^p 、计算、整理数据 永久 6 实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书 永久 7 实验装置操作规程、安全措施、事故分析^p 长期 8 阶段报告、科研报告、技术鉴定 永久 9 成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料 永久 10 考察报告、重要课题研究会议、专题会议文件 长期 十二 董事会、股东会、监事会及党群
1 董事会、股东会、监事会：成员、组织架构、职务任免、考评奖惩、会务会议等 永久 2 党群：成员单位、组织架构、职务任免、考评奖惩、会务会议等 永久 十三 行政管理
1 公司筹备：可行性研究、申请、批准、企业章程、合同等 永久 2 行政事务：综合性行政事务、文秘、机要、保密、公司办公会议、重大专业（题）会议、印鉴管理、后勤、保
第 9 页 共 16 页
卫、消防、信息化建设、公共关系、外事、各种荣誉证书等 长期 3 审计监察：审计、纪检监察、法律事务、信息专线、公证等 长期 4 人力资：组织机构、人员编制、员工花名册、职务任免（聘任）、考评奖惩、薪酬福利、培训开发、劳动保护等 短期 十四 经营管理
1 经营战略：战略决策、经营规划、管理策划、商业秘密等 永久 2 目标计划：目标、计划及评估、各种统计报表、综合性统计分析^p 等 永久 3 资本运营：资产管理、资本运作、对外投资、股权管理、多种经营、产权变动、清产核资等 永久 4 信用形象：信用管理、形象宣传、服务质量等 永久
5 企业文化：综合性、理念、行为识别规范、视觉识别设计等 永久 6 制度：综合性、具体制度、标准（方针、纲要、规定、规程、规则、规范）等 永久 十五 其他资料
1 其他对国家、社会和公司有保存价值的文件 长期 三 、 流程 发文处理流程 文件号：
Q-LC-CD01-001 编制：办公室 审核： 审批：
密级：秘密 共 5 页 关联系统：
行政系统 日期：20________/05/08 日期： 日期：
第 10 页 共 16 页
生效日：
流程负责人（部门）：行政专责 流程考核人：办公室负责人 目的、目标 ：
规范公司文件发布,制度执行率 100%，发文及时率 100%，准确率 100%。
阅读范围：
事业部全体管理人员 1 ．流程说明：
序号 工作事项 岗位 工作标准 工作卡号 1 部门拟稿 部门 综合管理员 根据工作需要或领导指示，及时起草，格式规范（正确填写《________________铝业发文稿纸》），内容准确。
/ 2 部门审核 部门负责人 根据行文的意图和公文的要求，在收到初稿 2 小时内完成审核，在《________________ 铝业发文稿纸》的核稿栏上签名________________。
/ 3 组织相关部门讨论、 会签 公文起草部门负责人 涉及两个部门以上的文件需进行会签，由公文起草部门组织，在一个工作日内完成讨论，相关人员在《________________ 铝业发文稿纸》的会签栏上签字。
/ 4 办公室审核 行政专责 办公室负责人 办公室文秘人员校核公文语句及用词；校核公文格式，在
第 11 页 共 16 页
《________________铝业发文稿纸》的办公室一栏签名________________；重要文件由办公室负责人复核。
B0038 5 公文签发 公司分管领导 审核公文是否准确表达了行文的目的；审核公文内容。
B0038 6 公文编号 行政专责 根据文件性质判断是否需要编号，对公文进行登记编号。
B0039 7 公文打印 行政专责 使用红头文件纸，格式见《公文模板》。
B0039 8 公文用印 行政专责 按《印章管理规定》执行。需要公司用印的交总部处理。
B0039 9 公文发布 行政专责 按规范格式将电子文档发布到网络公告栏（或在发文登记本上登记发放至部门/人员）；送办公楼门岗粘贴到外部公告栏。
B0039 10 文件归档 行政专责 根据公文号定期整理，一年后统一归档。
B0039 2． ． 流程关键控制点与控制措施 序号 流程关键控制点 控制措施
1 公文质量 文字精炼，内容准确，格式规范。 2 公文的可行性 进行公文会签，相关部门讨论充分，形成一致意见。
第 12 页 共 16 页
3 公文用印 程序符合《印章管理规定》。
4 公文发布过程 所有对外发布的公文必须通过正常流程审批，由行政管理部门印发，其他部门不得擅自对外发文，所有部门用章不对外使用。发布及时，传递范围要准确，不得造成企业机密泄露。
3 ．流程补充说明：
（1）涉及多部门的公文，由起草部门组织讨论。 （2）公文审批由 CEO 或授权人按权责范围进行审批。 （3）属职能部门责任范围内的非政策性文件，由职能部门自行发文，不得要求以公司名义发文；多个部门联合发文，以牵头部门为主发文。
（4）事业部负责事业部发文，需加盖
“________________ 铝业”和“________________ 发电”公章的公文均由总部负责印发。
4.流程表单目录
（1）________________ 铝业发文稿纸 （2）公文模板 南 湖南 ________________ 铝业有限公司发文稿纸 （
）湘 ________________ 公司 [ ]
第 13 页 共 16 页
号 缓急 密级 签发： 办公室： 会签： 主送： 抄报： 抄送： 发： 拟稿单位： 拟稿： 核稿： 打印： 校对： 份数： 附件： 主题词： 标题： （正文）：
公文字体要求（样稿） 宋 仿宋 3 3 号 宋 仿宋 3 3 号 楷体 3 3 号
第 14 页 共 16 页
湘 ________________ 公司物管[20__]12 号 签发人：____________ 宋体 2 2 号加粗 关于 ____
____________________________________________________________ 的请示
仿宋 3 3 号
________________________ 公司： 仿宋 3 3 号
„„„„„„„„ 正文
„„„„„„„„„„„„„„„„.„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„
„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„
仿宋 3 3 号
第 15 页 共 16 页
附件：
仿宋 宋 3 3 号
二○○五年十月二十七日 黑体 3 3 号 宋体 3 3 号 中间隔 1 1 字 主题词: 运用方式 请示 报送： 仿宋 3 3 号 抄送： 仿宋 3 3 号
湖南 ________________ 铝业有限公司 ________________________ 部
20__ 年 10 月 27日印发
第 16 页 共 16 页
因篇幅问题不能全部显示，请点此查看更多更全内容