质量体系文件控制工作程序

物业业管理有限公司质量体系文件控制程序1 目的对与组织质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。2 适用范围适用于质量管理体系有关的文件控制。3 职责

3.1 质量管理部负责全部质量管理体系文件的发放、回收、归档。

3.2 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。4工作程序

4.1 文件分类与编号

4.1.1 公司一级文件为管理手册(包含所有过程控制和程序文件)由质量管理部备案保存;

4.1.2 公司第二级质量管理体系文件包括各作业文件、外来文件、各类管理文件等。

4.1.3 文件分为受控和非受控两大类,受控文件接受更改控制,非受控文件不接受更改控制。

4.1.4 质量管理体系文件的编号a)一级文件管理手册:公司名称代号-QM-版本号,手册中各章以节号区分。例如:JD-QM/DC001 A/0,表示公司管理手册第A版。b)二级文件:例如:JD-QP/DC001 A/0,表示公司文件控制程序第A版c)三级文件:部门代号-文件顺序号-年号。例如:LG-05- ,表示质量管理部于 年发放的第5号文件。部门识别代码:办公室:BG;综合管理部:ZG;管理策划部:GL;工程部:SC。绿化清洁部:LQ;保安部:BA,采购部:CG, 质量管理部,LG, 财务部:CW。b)质量记录表式;QR-GB/T19001: 的条款号(通用记录替以TY)记录编号例如:QR-

5.6 -01,表示

5.6 管理评审中的第1个质量记录文件。

4.2 文件的编写与审批

4.2.1 管理手册由管理者代表领导,质量管理部组织编写,管理者代表审核,总经理批准;

4.2.2 其它有关公司管理活动的规定由管理者代表批准。

4.2.3 文件审批以在文件上签字的形式予以记录。

4.3 文件的发放与管理

4.3.1 经批准发放并经复印后的文件原件交质量管理部归档。

4.3.2 质量管理部发放前制定《受控文件发放范围清单》,交管理者代表批准后,在文件上加盖"受控"印章,在发放的文件和资料上注明分发号,按分发号发放,文件领用者应在《文件发放回收登记表》上签收。批准发布的文件由质量管理部在《受控文件清单》上登记,并填入文件的版本号和修改次(修改次分别用0、

1、 2……表示,其中0表示未修改,1表示第1次修改,依次类推),以便识别文件的版本和现行修订状态。

4.4 文件的更改

4.4.1 管理手册由质量管理部组织更改,填写《文件更改申请》,经管理者代表审核,上报总经理批准后更改,由质量管理部发放,质量管理部应保留文件更改内容的记录。

4.4.2 其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请》,经原审批部门审批,再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。

4.4.3 所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回,以确保有效文件的唯一性。

4.5 文件的借阅、复制借阅、复制与质量管理体系有关的文件,应填写《文件借阅、复制记录》,由相关部门负责人审批后向质量管理部借阅、复制。

4.6 文件的保存、作废与销毁

4.6 .1文件的保存a)与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风,安全的场;b)任何人不得在受控文件上涂改乱画,不准私自外借,确保文件的清晰、易于识别。

4.6 .2文件的作废与销毁a)所有失效或作废文件质量管理部及时从所有发放或使用场所撤出,加盖"作废"印章,确保防止作废文件的非预期使用;b)为某种原因需保留的任何已作废的文件,都应进行适当的标识;c)对要销毁的作废文件,由相关部门填写《文件销毁申请》,经管理者代表批准后,由质量管理部授权相关部门销毁。

4.7 外来文件的控制外来的技术类文件(包括国家、行业标准、业主和住户提供的技术资料)及国家法律、法规经质量管理部负责人确认后使用。必要时质量管理部应及时核查法律、法规和各类标准的有效性。外来文件的管理按

4.3 、

4.5 、

4.6 中的规定执行。

4.8 质量管理体系文件在实施过程中,由管理者代表组织有关部门每年进行一次评审,做好必要的评审记录,并及时更新《受控文件清单》,评审后有关部门应按评审意见和

4.4 条规定进行更改。

4.9 对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。

4.1 0作为质量记录的文件应执行《记录控制程序》。5相关文件

5.1 《记录控制程序