Ａ Ｃｏｍｐａｒｉｓｏｎ ｏｆ Ｓｉｎｏ —＿ｆｏｒｅｉｇｎ Ｓｔｕｄｉｅｓ ｏｎ ｔｈｅ Ｔｈｅｏｒｙ ｏｆ Ｌｉｆｅ Ｃｙｃｌｅ ｏｆ Ｒｅｃｏｒｄｓ 文件生命周期理论研究中外比较 文／张伟斌周莉莉Ｚｈａｎｇ Ｗｅｉ—ｂｉｎ Ｚｈｏｕ Ｌｉ—Ｉ 摘要：中外文件运动有关理论的形成、产生、发展在相对独立和相互影响中不断丰富和深入。近年来，在文件生命周期理论的研 究工作中，我国与其他国家在研究内容和思路上表现出不同的特点。笔者以为，我国文件生命周期理论的研究应借鉴国外研究的 成果，坚持以实践指导为价值导向的研究方向。 关键词：文件生命周期理论：文件运动：中外比较 中图分类号：Ｇ２７０ 文献标识码：Ａ 文章编号：１００５—９６５２（２０１５）０３—００５０—０４ 自我国档案学者于２０世纪八十年代正式提出“文 件生命周期论”并于之后引进国外“文件生命周期理 论”的概念和系统理论起， “文件生命周期理论” （或更广泛的范围上的文件运动理论）即成为国内档 要论著标志着文件生命周期理论的完善和系统化。 综合四川１大学黄存勋教授等档案学者的研究成 果，中外文件生命周期理论研究的主要流派有：一是 以阿根廷档案学者曼努埃尔・巴斯克斯和一些法国档 案学者为代表的拉丁语族流派，二是特别强调文件管 理的美英档案学者，三是中国档案学界的主流派。 （二）文件生命周期理论产生的根源 中外文件运动理论研究的出发点和起始原因如实 案学基础理论研究的重要内容。本文以探讨文件生命 周期理论的核心价值为出发点，在中外比较基础上探 析我国文件生命周期理论研究的趋势。 一、文件生命周期理论产生的根源及其 （一）中外文件生命周期理论的形成及发展 地反映了所属地区当时文件档案管理工作的客观实际。 我国对于文件生命周期及相关理论的研究，根本 上说是对于文件产生、流转及发挥作用、归档保存直 核心价值 我国文件生命周期理论（文件运动理论）的起源 及形成发展的脉络，萌芽于２０世纪三四十年代我国现 代文书档案工作起源和形成之时，起源于六十年代时 任国家档案局局长曾三先生提出“档案自然形成过程 至销毁全过程的一般规律的探索。这一过程的根本动 力是在我国经过了巨大的社会变革和世界形势发生深 刻变化的历史背景下，在探索建立现代国家制度和社 会规则的过程中，对于文书档案工作规律、制度、规 范的强烈需求。 论”的基本思想，并于八十年代由陈兆禊等学者正式 提出“文件生命周期论”，及至九十年代引进欧美等 国系统化的“文件生命周期理论”后得到深入研究和 广泛探讨。 国外对于文件生命周期及相关理论的研究则是在 ２０世纪文件数量急剧增长的专业背景下提出来的， “文件中心的建立是文件生命周期理论产生的直接因 欧美国家文件生命周期理论的发展脉络，即起源 素。” 。∞ 从根本上说，文件数量的激增对于提高文 件管理工作的效率和改进文件管理流程设计提出了新 的要求。探求实践中行之有效的管理手段背后的内在 于２０世纪四十年代文件中心的产生，１９５０年第一届国 际档案大会英国伦敦大学教授罗吉尔・艾利斯（Ｒｏｇｅｒ Ｅｌｌｉｓ）提出文件运动“三阶段论”后逐渐形成并正 式提出，至２０世纪八十年代阿根廷档案学者曼努埃 尔・巴斯克斯（Ｍａｎｕｅｌ Ｖａｚｑｕｅｚ）等产生的一系列重 ５０ １山西档案 规律并将之理论化、系统化，进而更有效地为实践活 动和专门化的文件管理工作提供理论支持是国外文件 生命周期研究产生的根本动力。 表１ ２００５年一２０１ ３年与文件生命周期理论研究及应用研究直接相关的文章 篇名 作者 刊载情况 研究内容 Ａ ｐｏｓｓｉｂｌｅ ｓｏｌｕｔｉｏｎ ｆｏｒ ｄｉｇｉｔａｌ ｐｒｅｓｅｒｖａｔｉｏｎ ｏｆ ｅ－ｇｏｖｅｒｎｍｅｎｔ：Ａ Ｍｉｔｊａ Ｄｅｃｍａｎ， Ａｓｌｉｂ Ｐｒｏｃｅｅｄｉｎｇｓ，２０１３， 内容涉及文件生命理论在电子文件管理中的应用ｃｅｎｔｒａｌ ｉ ｓｅｄ ｒｅｐｏｓｉ ｔｏｒｙ Ｍｉｒｋｏ Ｖｉｎｔａｒ Ｖｏ１．６５（４），Ｐ．４０６—４２４ 。 ｗｉｔｈｉｎ ａ ｃｌｏｕｄ ｃｏｍｐｕｔｉｎｇ ｆｒａｍｅｗｏｒｋ Ａｒｃｈｉｖｅｓ ａｎｄ 研究关于如何利用文件生命周期理论来指导政府的实际政 Ａｒｃｈｉｖａｌ ａｐｐｒａｉｓａｌ ｉＬａｒａ ｉａｎｃｕｓｏ Ｍａｎｕｓｃｒｉｐｔｓ， 策ｎ Ｂｒａｚｉ１ ２０１３，Ｖｏ１．４１（２）， 问责制和透明度，以节省时间和资源，减少不当销毁记录的风险，促进 Ｐ．１４６—１５９ 。 Ｅｎｔｅｒｐｒｉ ｓｅ Ｃｏｎｔｅｎｔ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ａｎｄ ｔｈｅ Ｒｅｃｏｒｄｓ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ Ｒｅｃｏｒｄｓ Ｃｏｎｔ ａｓ ｓｔｒａｔｅｇｉｅｓ ｆｏｒ １ｏｎｇ— ｉｎｕｕｍ Ｍｏｄｅｌ Ｐｒｏｓｃｏｖｉａ Ｓｖｏｒｄ Ｊｏｕｒｎａｌ，２０１３，Ｖｏ１．２３（３）， 基于文件生命周期分析了企业文件管理工作的价值和作用 ｔｅｒｍ ｐｒｅｓｅｒｖａｔｉｏｎ ｏｆ Ｐ．１５９～１７６ ｄｉｇｉｔａｌ ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ Ｒｅｃｏｒｄｓ Ｌｉｆｅ Ｃｙｃ１ｅ： Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ 文章论述了文件生命周期理论的本质内涵和其对于现代文 Ａ Ｃｒａｄｌｅ——ｔｏ——Ｈｏｋｅ，Ｇｏｒｄｏｎ Ｊｏｕｒｎａｌ Ｓｅｐ／Ｏｃｔ２０１１， 件档案管理实践的指导价值ＭＧｒａｖｅ Ｅｅｔａｐｈｏｒ． ．Ｊ． Ｖｏ１．４５ Ｉｓｓｕｅ ５， ，进而提出该理论在信息获取 ｐ２８～３２ 和信息资源管控方面为内容管理提供了高效的工具。 Ｐｒｉｍａｒｙ Ｒｅｓｅａｒｃｈ ｏｆ 文章重点研究了如何基于谢伦伯格的文件双重价值理论对 Ｌｉｆｅ Ｃｙｃｌｅ Ｒａｎｇｅ ｂｙ Ｄｅｆｉｎｉｎｇ Ｃｏｌ ｌｅｃｔｉｏｎ Ｙｕ—Ｆａｎ Ｗｕ Ｊｏｕｒｎａｌ＆Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ Ｓｔｕｄｉｅｓ ｏｆ Ｌｉｂｒａｒｉａｎｓｈｉｐ 图书馆内使用的文件进行收集和管理，尤其是提出了将文 Ｓｃｈｅｌｌｅｎｂｅｒｇ’Ｓ Ａｒｃｈｉｖａｌ Ａｕｇ２００９，Ｉｓｓｕｅ ７０，ｐ６—６ 件生命周期理论的思想方法演进到图书馆内的文件的管理 Ａｐｐｒａｉ ｓａｌ Ｔｈｅｏｒｙ中去。 ． Ｒｅｃｏｒｄｓ Ｃｏｎｔｉｎｕｕｍ：Ａｎ Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆ Ｌｉｂｒａｒｙ ａｎｄ Ｅｍｅｒｇｉｎｇ Ｒｅｃ０ｒｄｋｅｅｐｉｎｇ Ｃｈｉ—ＳｈｉＯＵ Ｌｉｎ Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ Ｓｔｕｄｉｅｓ， 系统介绍由澳大利亚档案工作者和研究人员提出的文件生 Ｔｈｅｏｒｙ ２００７，Ｖｏ１．５（１／２）， 命周期理论的衍生、发展理论，即文件连续体理论。 ｐ．１０７ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｏｆ ｂｕｓｉｎｅｓｓ Ｓｏｕｔｈ Ａｆｒｉｃａｎ Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆ 文章叙述了对坦桑尼亚商务文件管理规律研究的基本信息， ｒｅｃｏｒｄｓ ｉｎ Ｔａｎｚａｎｉａ：ａｎ ｅｘｐｌｏｒａｔｏｒｙ ｃａｓｅ ｓｔｕｄｙ Ｃｈａｃｈａｇｅ，Ｂ． ＳＩｎｆｏｒｍａｔ ｉｏｎ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ 分析指出了文件生命周期理论的产生和发展演进，进一步 ｅｐ２００６，Ｖｏ１．８ Ｉｓｓｕｅ ３， 提出文件连续体理论模型真正反映了未来商务文件管理的 ｏｆ ｓｅｌｅｃｔｅｄ ｃｏｍｐａｎｉｅｓ． ｐ２—２ 发展方向。 Ａ ｎｏｔａｒｙ ａｒｃｈｉｖｅ ｍｏｄｅｌ ｆｏｒ ｓｅｃｕｒｅ ｐｒｅｓｅｒｖａｔｉｏｎ Ｐｅｋｋａ Ｉｎｔｅｒｎａｔｉｏｎａ１ Ｊｏｕｒｎａｌ 电子健康记录（ＥＨＲ）医疗行业正在从纸质文档移动到数字 ａｎｄ ｄｉｓｔｒｉｂｕｔｉｏｎ ｏｆ Ｒｕ０ｔｓａ１ａｉｎｅｎ． ｏｆ Ｍｅｄｉｃａｌ Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｃｓ， 时代发挥了关键作用。如何基于其可用性、完整性、机密 ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌ ｌｙ ｓｉｇｎｅｄ Ｂｒｙａｎ Ｍａｎｎｉｎｇ ２００６，Ｖｏ１．７６（５）， 性和不可否认性等特性，为其建立完整的生命周期以便于 ｐａｔｉｅｎｔ ｄｏｃｕｍｅｎｔＳ Ｐ．４４９—４５３ 长久保存这些医疗档案需要进行系统的技术分析。 Ｍａｎａｇｉｎｇ ｔｈｅ １ ｉｆｅ ｃｙｃｌｅ Ａｍｅｒｉｃａｎ Ｍｅｄｉｃａｌ 基于对病例档案生命周期的分析提出电子病历（ＥＭＲ）档案 ｏｆ ｅｌｅｃｔｒｏｎｉＣ Ｃ１ ｉｎｉｃａｌ Ｐａｙｎｅ Ｔｈｏｍａｓ Ｈ， ＩｎｆｏｒｍａｔｉＣＳ Ａｓｓｏｃｉａｔｉｏｎ． 的研究新模型，该模型包括三个轴，其核心是病例档案生 Ｇｒａｈａｍ Ｇａｉｌ Ｊｏｕｒｎａｌ，２００６，Ｖｏ１．１３ 命周期中三个关键节点。创建病例档案的生命周期模型作 ｄｏｃｕｍｅｎｔｓ． （４），Ｐ．４３８—４５ 为病例档案管理流程的讨论框架，以探索将现有的工作程 序通过电子病例系统来呈现，并在此基础上进一步研究。 Ｈｏｗ ａｒｒａａｎｇｅｄ Ｃｒｏａｔｉａｎ Ｐａｒｌ ｉａｍｅｎｔＳ Ｒｅｃｏｒｄ Ｍａｒｉｎａ ｋａｌｉ Ａｒｈｉｖｓｋｉ ｖｊｅｓｎｉｋ， 作者基于文件生命周期的分析，描述了在１９９０—２００３年期 ２００５（４８） 间成立的克罗地亚议会文件管理办公室保存的两个重要的 Ｏｆｆｉｃｅ 档案全宗是如何发挥其反映社会历史过程的作用的。 Ｒｅｃｏｒｄｓ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ 由国际文件管理委员会主持开展的文件管理能力评估系统 Ｃａｐａｃｉｔｙ Ａｓｓｅｓｓｍｅｎｔ Ａｎｄｒｅｗ Ｇｒｉｆｆｉｎ Ａｒｃｈｉｖａｌ Ｓｃｉｅｎｃｅ，２００５， （ＲＭＣＡＳ）开发和使用，在遵循国际评估标准的前提下对一 Ｓｙｓｔｅｍ（ＲＭＣＡＳ） Ｖｏ１．４（１） 个组织机构的文件管理工作中的优点、缺点以及存在的潜 在风险进行评估。 Ｍａｃｒ０ａＤｐｒａｉｓａ１ Ｋｉｗｉ 本文研究了新西兰档案学界对于鉴定工作的优先次序的思考 Ｓｔｙｌｅ：Ｒｅｆｌｅｃｔｉｏｎｓ ｏｎ Ａｒｃｈｉｖａｌ Ｓｃｉｅｎｃｅ 及风险管理和功能分析对该问题的影响。文章指出了专业领 ｔｈｅ Ｉｍｐａｃｔ ａｎｄ Ｆｕｔｕｒｅ Ｒｏｂｅｒｔｓ，Ｊｏｈｎ Ｄｅｃ２００５，Ｖｏ１．５ Ｉｓｓｕｅ 域对鉴定工作目标未能达成一致的意见，同时研究人员对于 Ｏｆ ＭａｃｒＯａｐｐｒａｉｓａｌ ｉｎ Ｎｅｗ ２—４．ｐ１８５—２０１ 采用了宏观鉴定及其他鉴定理论因素的模型提出了一些个人 Ｚｅａｌａｎｄ． 意见。 ２０Ｉ５．０３ ｆ ５１ 有学者指出“中国与外国的文件生命周期理论当 然有区别，有‘小异’，但都着力于探讨文件（含档 案）的运动过程及其规律这一点却是一致的，是‘大 同’。” 中外对文件运动内在规律和生命周期不约而 同的探索及理论内容的“大同”而“小异”，恰从根 本上说明了文件生命周期理论产生的根本原因，即现 代文件管理及现代档案管理科学化、规律化的内在本 质要求。深入挖掘文件运动的客观规律，为专门化的 文件管理及现代档案学奠定理论基础，是现代社会分 工和社会制度的客观要求。所以，对文件运动客观规 律的研究和文件生命周期理论的提出及应用是人类社 会文明发展的必然结果。 （三）文件生命周期理论的本质内涵和核心价值 文件生命周期理论所提供的将文件的整个运动过 程作为一个完整的生命过程的思想，本身就是文件管 理现代化的最有力标志，也是其核心价值。 文件生命周期理论的本质是论述了由于文件在生 命过程的不同阶段价值形态的变化产生了对保管场 所、管理方式的不同要求，其实质是文件价值形态及 价值表现形式的不同对于发挥其价值的具体方式要求 的不同。进而对如何在具体组织或领域从整体上制定 文件工作方针政策、有效展开文件及档案管理各个环 节的工作（尤其是对文件价值的鉴定、档案保管期限 的确定等方面）发挥强大的理论指导价值。 二、文件生命周期理论中外研究对比 （一）国外文件生命周期理论研究现状 笔者在ＣＮＫＩ中国期刊全文数据库中选择“图书 情报与数字图书馆”“档案及博物馆”两个子库，以 “主题”为检索项，以“ｌｉｆｅ ｃｙｃｌｅ ｏｆ ｒｅｃｏｒｄｓ”为检 索词，并以关键词为交叉筛选项，筛选出２００５年至 ２Ｏ１３年与文件生命周期理论研究相关的文章。（见表１） 表中所列系近年来国外关于文件生命周期理论的 研究中的冰山一角。由于国外较早对文件生命周期理 论进行了系统化研究和体系化建设，也较早地确立了 该理论在文件及档案管理工作中的基础理论地位，国 外近年来关于文件运动有关理论的研究侧重于在具体 实践环节发挥其理论价值，即在微观环境中较大力度 ５２ Ｉ山西档案 地推进其在实际工作中的应用。同时，综合各方面研 究资料表明，近年来基于计算机科学和现代科学技术 的广泛应用，以澳大利亚、加拿大等国为代表的新兴 档案学研究力量集中较大精力对电子文件的运动规律 及文件生命周期理论在电子文件时代的应用问题进行了 深入研究。 （二）我国文件生命周期理论研究现状 作为对比，笔者在ＣＮＫＩ中国期刊全文数据库中 选择“图书情报与数字图书馆”“档案及博物馆”两 个子库，以“主题”为检索项，以“文件生命周期” 为检索词，选取国内档案学术研究核心期刊及常见重 要期刊刊发的文献，并以关键词为交叉筛选项筛选出 ２０１０年至２０１３年与文件生命周期理论的研究与应用研 究直接相关的文章。（见表２） 分析表２可知，近年来国内关于文件生命周期理论 的研究成果中有关纯粹理论研究所占比例超过半数， 相对而言有关文件运动理论在实践中应用的研究成果 较少，而理论前沿研究成果寥寥。 进一步分析，不难发现有关文件生命周期理论概 念和理解的研究所占比例比较大。目前国内档案学界 有关文件生命周期理论研究的重点仍是该理论本身的 概念和认识问题，较少有对理论更深层次内涵和价 值、规律的研究，其作者构成中鲜有在国内档案学界 有重要影响力的学者。我国文件生命周期理论众多研 究成果中缺乏具有理论深度和重要影响的成果，更缺 乏能够直接应用于文件及档案管理实际工作环节的研 究成果。 （三）当前中外文件生命周期理论研究特点比较 从实践出发总结理论、在实践中推动理论的深化 并注重对前沿问题的探讨是国外文件生命周期理论研 究的鲜明特色。我国档案学界有关该理论研究过程中 提出的问题一般持保守态度，目前的研究基于传统纸 质文件管理模式，这也是对国内文件工作及档案管理 工作实际情况的客观反映。就研究成果而言，对理论 本身的研究较多，而对于理论在实践中的应用情况、 理论应用于实践的操作性问题的研究成果比较少，同 时缺乏重大理论成果和理论前沿研究成果。 中外比较分析来看，我国目前关于文件运动理论 表２ ２０ １ ０年一２０ １ ３年与文件生命周期理论的研究与应用研究相关的文章 内部和整个社会文件工作及档案管理 篇目数量 工作提出了新的要求。在我国社会情 研究类型 研究内容 单计 小计 合计 况发生深刻变化的同时，技术的进步 文件生命周期理论内涵外延研究 ４ 也导致了文件生成、使用、保管和信 对文件生命周期理论的认识理解 ３ 息资源开发等环节具体形态的革新。 理论研究 文件运动理论历史与演进 ３ １３［５２￣ｏ＇］ 近年来，我国机关团体和企事业 文件生命周期理论理论地位 １ 单位越来越表现出对文档一体化管理 文件运动理论研究现状分析 ２ 的实际需要，同时为提高工作效率、 ２５ 发挥理论指导价值应用研究 ３ 降低管理成本，也对文件档案价值鉴 定提出了要求，同时又有文档管理工 应用研究 在电子文件管理中的应用 ４ ９［３６％］ 作外包开始发展等等情况。这些不同 在专门档案管理中的应用 ２ 于过去计划体制思路影响下的档案工 前沿研究 文件运动理论未来发展前沿 ３ ３［１２￣３ 作的新形势，对于文件生命过程内在规 律的知识需求不仅没有减弱，反而提出 有关理论的研究落后于欧美诸国，缺乏重大理论成果 了更高的要求。 和前沿研究成果的情况也一定程度上反映了我国的研 以企业为例，现代企业中，信息流动传播的速度 究并未积极参与到世界档案学界有关问题的研究中 很快，对于现行文件的科学规范管理不断提出更高要 去，未与国外形成直接的研究成果交流。 求。企业在实践中必然选择文档一体化管理，甚至是 文件管理工作比重远远大于档案保存工作。在企业管 三、我国文件运动理论研究应坚持的方向 理运营中，大量的信息是短期应用且不做长期保存。 我国文件运动理论研究存在一定的不足，究其原 所以现代企业文档管理工作必然具备快速高效的性 因，一方面是由于我国固有的社会环境的影响和社会 质，文件生命周期理论是开展有关工作的理论基础和 发展阶段（尤其是社会经济发展方面）的局限，另一 有力工具。 方面是由于研究过程中未注意理论研究与实践应用的 因此，我国关于文件生命周期理论研究下一步的 相互促进关系。 重点是在深入档案工作实践的基础上，加强对文件生 笔者认为，随着我国政治、经济及社会各个方面 命运动规律的把握，重点放在如何发挥文件运动生命 改革的深化，我国的企事业单位和政府机关及其他社 周期理论在文书档案工作中的应用，主要体现在电子文 会组织的组织形态、内部结构、存在和发展的规律都 件管理、前段控制的实现、文档一体化流程设计、文 呈现出明显的和不可逆转的变化。这些变化对于组织 件及档案价值鉴定及信息资源开发等方面。 （责任编辑：阎海燕） 参考文献： 。………………………………………………。……………………… …………………～……ｆ１】冯惠玲，张缉哲．档案学概论［Ｍ】北京：中国人民大学出版社．２００６ ｆ２Ｊ黄存勋．文件生命周期理论三流派及在中国的“适用’’之争ｆ Ｊ】ｌ北京档案，２００２，（６） 作者简介： ……ｌ＿＿………………一………………………一…………………………………一…＿＿＿…一…………………一…张伟斌（１９８ ），男，河北定州人，四川大学公共管理学院档案学专业硕士研究生。 周莉莉（１９９（＿卜），女，重庆永川人，四川大学公共管理学院档案学专业硕士研究生。