普金发票打印管理系统
普金发票打印管理系统使用说明书
普金发票打印管理系统使用说明 ................................................................................................... 2
一、 系统介绍 ................................................................................................................... 2 二、 系统的操作流程 ....................................................................................................... 2
1、 使用本系统开具发票操作流程 ....................................................................... 3 三、 程序的安装 ............................................................................................................... 3 四、 开始使用发票管理程序 ........................................................................................... 5
1、 程序的启动 ....................................................................................................... 5 2、 第一次登陆系统 ............................................................................................... 5 3、 用户及人员权限设置 ....................................................................................... 5 4、 纳税人资料设置 ............................................................................................... 7 5、 用户密码修改（当前使用者密码的修改） ................................................... 7 6、 小提示 ............................................................................................................... 8 五、 发票领用 ................................................................................................................... 8
1. 操作说明 ................................................................................................................... 8 2. 小提示 ....................................................................................................................... 9 六、 发票录入 ................................................................................................................... 9
1、 出口商品发票开票打印 ................................................................................. 11 2、 收购发票开票打印 ......................................................................................... 12 3、 作废 ................................................................................................................. 12 4、 红字冲减 ......................................................................................................... 13 七、 开票常用资料设置 ................................................................................................. 14
1、商品代码管理 ........................................................................................................... 14 a、 客户代码维护 ................................................................................................. 15 3、出口商品发票设置 ................................................................................................... 16 八、 手写发票管理及定额发票管理 ............................................................................. 18
1、 一次录入 ......................................................................................................... 19 2、二次录入 ................................................................................................................... 20 b、 两次录入对碰 ................................................................................................. 20 十、 发票查询模块 ......................................................................................................... 23
1、 查询 ................................................................................................................. 23 1、 打印清单 ......................................................................................................... 25 十一、发票种类数据导入 ..................................................................................................... 25 十二、数据库管理................................................................................................................. 25
1、 数据库初始化 ................................................................................................. 26 2、 数据库备份 ..................................................................................................... 26 3、 数据库恢复 ..................................................................................................... 27 十三、版本信息查看............................................................................................................. 28
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普金发票打印管理系统
普金发票打印管理系统使用说明
（V6.0）
一、 系统介绍
《普金发票打印管理系统》是由广州普金计算机科技股份有限公司自主研发的一套新型机具开票软件，操作简便、使用智能，是广东省国家税务局推荐使用产品。企业通过该系统即可完成从领购、填开、核销发票的一系列工作,以及将企业税务申报资料直接导入税局端数据库，既提高了对企业发票的监管水平，也有效提高税务机关的工作效率，使企业和税务机关都达到了双赢的效果。
本系统提供了广东省国家税务局统一印制的通用机打发票、省出口商品统一发票、省收购统一发票等发票的开具打印功能，以及普通发票数据（含通用手工发票、定额普通发票等发票）的录入、导入和导出，发票数据查询统计等功能。系统运行环境：windows98或以上。
软件功能和特色
1.软件免费下载试用（登录纳税人权益网（www.taxrights.cn）普金发票打印管理专区） 2.通过软件注册使用实现用户唯一性 3.软件通过国家权威评测机构---中国软件评测中心(CSTC)测试 4.打印范围涵盖所有普通电脑版发票，可根据需求升级打印模块，贴近纳税人开票需求5.数据内容真实，发票电子存根数据可存储10年以上 6.按照发票管理办法规定顺序逐栏开具发票 7.具备废票处理、红字（负数）发票处理功能
8.与当前CTAIS征管系统实现无缝连接，通过前期开票信息生成发票核销申报文件 9.发票系统既可完成 购领发票、开票、核销发票
10.对所有开票数据有全面的查询统计功能，并能生成打印各种报表清单 11.对目前手工版发票可进行核销申报(二次录入)
二、 系统的操作流程
下面介绍本系统各种普通发票数据采集和导出的操作流程，具体的操作方法参考后面的各模块的操作说明。图2
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普金发票打印管理系统
省通用机打发票（平推式、卷式）、省出口商品统一发票、省收购统一发票 纳
税人基本资料录入
购进发票数据录入 开票打印 一次录入 二次录入 对碰 发票数据导出 初次使用时 从税局购买发票后 开票和数据采集
到税局验旧前
（图2）
1、 使用本系统开具发票操作流程
使用本系统可开具广东省国税通用机打发票、省出口商品统一发票、省收购统一发票。基本操作流程如下：
1）在“系统管理”模块设置操作员和权限。
2）在“企业档案管理”模块录入纳税人基本资料。 3）从税务机关购买发票后，进入“电脑发票管理”-〉“发票领用”录入购进的发票记录。
4）可进入“系统设置”模块的“客户档案管理”、“商品代码管理”、“出口发票管理”等模块中录入顾客、商品、备注信息以及出口商品发票里常用的一些开票信息。 5）进入“电脑发票管理”-〉“发票录入”-〉“通用机打发票”“出口商品发票”、“收购发票”模块进行开票和打印。 6）进入“发票查询”-〉“通用机打发票”“出口商品发票”、“收购发票”导出模块导出发票数据提交税务机关。
三、 程序的安装
1.下载《普金发票打印管理系统》软件
下载地址：http://www.taxrights.cn/ 纳税人权益网，图3-1
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普金发票打印管理系统
点击普金发票打印专区，进入下载页面，点击下载软件。
（图3-1）
1） 软件下载成功后，解压安装，双击setup.exe进入安装界面，图3-2 2） 一直点击下一步，直至完成安装
[注]：程序的默认安装路径为：C:\\Program Files\\普金发票打印管理系统。升级程序补丁的时候，请选回程序的安装路径。
（图3-2）
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普金发票打印管理系统
四、 开始使用发票管理程序
1、 程序的启动
双击桌面的“普金发票打印管理系统”图标（图4-1）启动程序。
（图4-1）
或者选择“开始-〉程序-〉普金发票打印管理系统-〉普金发票打印管理系统”启动程序。
2、 第一次登陆系统
使用用户名admin，密码admin登陆。(如图4.2)
图4.2
3、 用户及人员权限设置
1） 修改用户，初次使用该软件，“开票人的姓名”系统默认为“系统管理员”，
需要把“开票人的姓名”修改为真实票人的名字。打开“系统管理”-“修改用户及密码”，修改后点击修改即可，如图4-2。
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（图4-2）
2） 人员权限管理界面如图4-3所示：
（图4-3）
人员权限设置里面包含了开票员管理和收款/复核人管理，如需对开票员权限进行添加设置，可点击开票员管理进行设置，如图4-4
（图4-4）
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如需对收款/复核人权限进行添加设置，可点击收款/复核人管理进行设置，如图4-5
（图4-5）
[注]：admin用户不能删除, 但可以修改admin用户的密码。
4、 纳税人资料设置
1）
进入系统后，选择菜单“系统设置”-〉“企业档案管理”进入纳税人信息
修改界面，如图4-6所示。
（图4-6）
5、 用户密码修改（当前使用者密码的修改）
进入系统后，选择菜单“系统管理”-〉“修改姓名及密码”进入修改密码界面（图4-7）。输入旧密码和两次新密码后按“确认”按钮进行存盘。
（图4-7）
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6、 小提示
初次登陆系统需要先填写企业档案内的相关信息以及进入系统管理-修改用户及密
码里的用户信息，把系统管理员修改为正确用户的信息方可正常开票 软件的试用期为3个月，试用期过后需要激活软件后方可正常使用
企业档案资料设置中填入的资料（特别是纳税人编码）必须正确，否则不能正常开
电脑票或导出来的数据是错误的。
五、 发票领用
当从税务机关购买发票后，要首先到发票领用模块录入发票购买信息。
1. 操作说明
1） 点击菜单上的“电脑发票管理”菜单进入“发票领用”界面。如图5-1所示：
（图5-1）
（图5-1.1）
2） 点击“增加发票”按钮后在上面的列表中进行购进发票的录入（如图5-1.1）。购买日期默认为数据录入的当天，可修改。发票名称及到期日期不需录入，系统会自动填入。录入完毕后，按“保存”按钮进行保存。提示保存成功后，该表格会自动关闭。
[注]：录入时发票号码起号必须为一本发票的第一张，发票号码止号必须为一本发票的最后一张。（发票号码起止号码之间可以有连续的几本发票，并且发票号码起止的位数必须一致，否则不能保存。）
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如要查找修改以前录入的发票购买数据，请先点击“查询全部”按钮。图5-2所示：
（图5-2）
如需修改已领用未开具发票信息，只需双击该条明细进行修改保存即可。
2. 小提示
新增或修改数据后，如没有按“保存”按钮，则新增或删除数据无效。
六、 发票录入
电脑发票录入模块的菜单如图6-1所示。
（图6-1）
该模块包括如下几个功能：“通用机打发票（新版发票）”、 “出口商品发票开票打印”、“省收购统一发票” 1.广东省通用机打发票开具
打开“电脑发票管理”-“发票录入”，选择通用机打发票（新版发票）。弹出发票开具界面后填写发票的内容，首先选择所需开具的发票代码，以及行业分类，然后填写发票界面内容，确认无误点击保存发票，打印发票即可完成开票，图6-2
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（图6-2）
（注意：“打印”键只能按一次，用来打印正式发票，需要测试发票格式可以点击“打印预览”使用空白纸去打印出预览的界面来测试发票的格式是否正确。）
[注] 1、省通用机打发票根据不同票种有不同的限额，千位票及以下只限制开票的上限，不限制开票下限；万位及以上票同时限制开票的上、下限。规则举例：万位票最大开出金额为99999.99，最小开出金额为10000.00。超出开票限额将不能保存。
2、打印前核对即将打印的发票代码号码与纸质票是否相符。
打印完毕会有“打印是否成功”的提示，如果成功，则选是，如果打印出错，则选择否（图6-3）。选了否之后，继续会有提示，此时可选择重打、取消。
（图6-3）
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小提示
第一次打印前请使用打印预览里面的打印功能测试格式是否正确进行调整。 客户（顾客）信息、商品名称（规格）、发票备注都是可以直接录入的。如
果不希望维护客户信息、商品信息、发票备注信息，可采用直接录入的方式。
1、 出口商品发票开票打印
出口商品发票开票模块的使用操作步骤
请参照“通用机打发票的开票打印使用操作步骤”，操作界面如图6-4所示。
小提示
第一次打印前请使用打印预览里面的打印功能测试格式是否正确进行调整。 购货单位、贸易方式、收汇方式、发运港、转运港、目的港、运输工具、币
别代码、备注、品名规格等资料可直接手工录入，亦可通过下拉方式选择， 销货单位、地址、开户银行、帐号、电话、传真、英文地址可在企业档案管
理里进行设置。
录入明细时，可选择通过数量、单价计算销售总额或者是通过数量、销售总
额计算单价，请在录入销售单价或销售总额前进行选择。
币别代码、币别名称以及人民币汇率为必填内容，系统会自动在备注栏里填
写人民币汇率和合计金额换算成人民币的金额。 录入运保费，系统会自动在备注里添加运保费信息。
发票明细在单一单价（只有FOB价）的情况下，最多24条；双单价（有CIF价和FOB价的
情况下，最多12条。
图6-4
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2、 收购发票开票打印
收购发票开票模块的使用操作步骤
请参照“通用机打发票的开票打印使用操作步骤”。 操作界面如图6-5所示。 小提示
第一次打印前请使用打印预览里面的打印功能测试格式是否正确进行调整。 最多可添加5条明细数据 销货人（单位）、销货人身份证地址（销货单位地址）、收款人、收款人身份
证号等信息可在“系统设置”-〉“客户档案管理”模块录入。开票时选择销货人（单位），系统会自动将相应的 销货人身份证地址（销货单位地址）、收款人、收款人身份证号等信息填入开票界面。
录入明细时，可选择通过数量、单价计算金额或者是通过数量、金额计算
单价，请在录入单价或金额前进行选择。
图6-5
3、 作废
发票开出后发现错误但未核销的情况下可以作废发票。打开“电脑发票管理”-“发票查询”-选择发票的种类-单击所需作废的该条发票记录（图6-6）-再点击界面右上方的“作废发票”按钮，然后系统会弹出所需作废发票的信息，确认无误点击确定（（图6-7）另：
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切记点击确定后无法取消操作，核对作废信息时一定要严谨），确认无误把作废票放入打印机，在发票上打印作废二字即可。（图6-8）
图6-6
图6-7
图6-8
4、 红字冲减
发票开出后发现错误需要作废但已核销的情况下需要红字冲减。打开“电脑发票管理”-“发票查询”-选择发票的种类-双击需要做红字冲减的发票明细-进入该发票界面后点击红字冲减，重新生成一条新的发票记录，确认无误点击打印，放入对应的发票号码打印出来即可。 图6-9
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图6-9
七、 开票常用资料设置
该模块主要用于设置开具通用机打发票、出口商品发票、收购发票时的一些常用资料。
（图7-1）
1、商品代码管理
商品代码主要用于各种发票里的商品明细的录入，包括通用机打发票和旧版商品销售发票明细中的项目、单位和单价，出口商品发票和收购发票明细中的品名规格、单位、单价。界面如图7-2所示。
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（图7-2）
点击“增加”按钮后在上面的列表中进行商品记录的录入。录入完一项后，按回车（Enter）键系统会自动将光标移至下一项。录入完毕后，按“保存”按钮进行保存。
删除商品记录。新增了商品记录，如发现录入错误或不再需要该商品信息，可以先在上面的列表中选中该条记录，然后点击“删除”按钮。删除之后按“保存”按钮进行保存。
导入商品代码。点击导入按钮，导入txt文件后保存。txt文件格式如下：
商品代码 商品名称 单位 单价
各项内容之间用TAB键隔开（不含标题栏）。下面是一个导入txt文件示例：
1112323 电视机 台 5400.00 112326 电脑 台 6500.00
小提示：
新增或删除数据后，如没有按“保存”按钮，则新增或删除数据无效。
不一定每录入完一条数据后都按“保存”按钮进行存盘，可以在新增几条记录
后再按保存按钮。
a、 客户代码维护
客户代码主要用于各类发票的客户资料的录入，包括通用机打发票和旧版商品销售发票的顾客名称、地址，出口商品发票的购货单位和地址，收购发票的销货人（单位）和地址。界面如图7-3所示。
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（图7-3）
客户代码的维护与商品代码的维护类似，请参照商品代码维护的说明。
导入txt文件格式如下：
购货单位或销货单位 地址 电话 开户银行及帐号 纳税人识别号或身份证号码
各项内容之间用TAB键隔开（不含标题栏，电话、地址、身份证号可空）。下面是一个导入txt文件示例： XXXX公司 XXX路
XXXX公司 XXX路 81345255 广州工商银行62×××× 441245854565454512
3、出口商品发票设置
出口商品发票的开票资料设置包括了港口资料、贸易方式、收汇方式、运输工具等
的资料维护（图7-4）
图7-4
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1）、港口档案设置（图7-5）：
(图7-5)
操作步骤：
A、 录入口岸名称，口岸类型 B、 点击增加按钮即可自动保存 C、 添加成功后会有相应提示
2） 贸易方式(图7-6)：
（图7-6）
操作步骤：
A、 录入新的贸易方式 B、 点击增加按钮自动保存
3） 收汇方式（图7-7）：
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（图7-7）
操作步骤：
A、录入新的收汇方式 B、点击增加按钮自动保存
4） 运输方式设置（图7-8）：
（图7-8）
操作步骤：
A、录入新的运输方式 B、点击增加按钮自动保存
八、 手写发票管理及定额发票管理
发票数据录入模块主要功能为手工录入发票数据（如果已用此系统的开票模块开票的电脑版普通发票则不需在此发票数据录入模块录入数据），主要用于手写发票核销及
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定额发票核销生成报盘数据。为提高数据录入的准确性，系统采用了一次录入、二次录入，两次录入对碰的方式。即发票数据需分别在“一次录入”模块、“二次录入”模块分别录入之后，在“两次录入对碰模块”对碰，找出两次录入中录错的数据并修改错误数据。发票数据录入模块的菜单如图8-1所示：
（图8-1）
1、 一次录入
一次录入的界面如图8-2所示
（图8-2）
一次录入操作步骤
1） 录入发票代码，按回车（Enter）键。如输入的发票代码正确，敲入回车键后在发票代码旁边将会显示发票名称（图8-3）。如敲入回车后，提示“无此类发票信息”，则请检查录入的发票代码是否正确，重新录入后再按回车键。
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（图8-3）
2） 录入发票号码起，回车，录入发票号码止，回车或按旁边的“确定”按钮。如果提示没有“此发票的购买记录”，则请检查录入的发票。
3） 按顺序录入每张发票的金额和日期（定额发票的金额和日期由系统自动生成，不用再录入，定额票的日期系统自动录入发票开具月份的1日为开票日期）。输入完一项记录后，敲入回车键，光标会自动转到下一项。
4） 输入的中途可以按“保存”按钮进行保存，已保存的数据将从录入列表中移走，亦可在所有数据录入完之后按“保存”按钮保存。
[注]系统判断如果发票金额和开票日期为空，则认为是尚未录入，按保存按钮进行保存的时候是不保存发票金额和开票日期为空的记录的
5） 录入之后，按“清空”按钮将清空录入列表中的数据。
一次录入、二次录入发票数据的修改
类似于一次录入，1）进入一次录入（二次录入）界面，输入发票代码，回车；2）输入发票号码起和发票号码止，按确定；3）如果发票已经一次录入（二次录入），则会在下面的列表中列出发票数据，可以直接在列表中进行修改；4）修改后要按保存按钮保存修改。
[注]对于已由开票系统开出的票，在一次录入和二次录入的窗口中可以列出来，但不能修改保存 小提示
作废票，金额请输0，如果作废票票面上有日期，则请输入票面上的日期，如
作废票票面上没有日期，则请输入上一张发票的日期。
日期的格式采用了“日/月/年”的方式，是因为考虑到发票的日期日的改动最
大，月次之，年的改动最少。在输入完一行记录之后按回车键，光标自动移到下一行时，日期会默认使用回上一张发票的日期。
2、二次录入
二次录入的界面跟方法步骤与一次录入类似，请参考一次录入的操作方法。
b、 两次录入对碰
两次录入对碰模块的功能是将一次录入和二次录入的数据进行对碰，列出对碰
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不相符的数据，检查数据后，将错误的数据修改过来，减少在发票数据录入中录错数的情况。两次录入对碰模块的界面如图8-5所示。
(图8-5)
对碰操作步骤
b、 点击“对碰”按钮。如无对碰不符记录，则提示无对碰不符记录
c、 如有对碰不符记录，将在下面的两个分别列出对碰不符的记录，左边的列
表显示一次录入中的数据，右边的列表显示二次录入中的数据。在左边列表选中一条记录，在右边列表亦会选中对应的记录（即同发票代码，同发票号码）；在右边列表选中一条记录，在左边列表亦会选中对应的记录. d、 检查开票日期和发票金额，修改错误的记录。修改后按“保存”按钮（不
一定修改一条保存一次）。
e、 如发现该记录的发票代码、发票号码是不存在的，是错误的，可以选中该
记录后，点击“删除”按钮将之删除，如有需要，到回一次录入和二次录入模块录入正确的数据。
f、 修改错误数据，直到对碰后提示没有对碰不符记录。
小提示
发票代码和发票号码是标识一张发票的，所以发票代码和发票号码是不能
修改的
如果存在一次录入有录，二次录入没有录入；或者二次录入有录入，一次
录入没有录入的数据，此时对碰，将会在列表中出现如图8-7类似的情形。
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（图8-7）
碰到这种情况，可以在没有录入数据的那一边直接录入数据，亦可到回一次
录入界面或二次录入界面的将没有录入的这段记录补录进来。
九、 发票报盘
发票数据报盘是向税务机关报送数据的必须步骤。打开“电脑发票管理”-“发票查询”-选择发票的种类-点击“生成报盘数据”-点击“是”，可以看到未导出数据的清单显示，在准备导出报盘的数据前面打“√”然后点击“导出”，将数据保存在选定的存储位置。图9-1
（图9-1）
打开“电脑发票管理”-“发票查询”-选择发票的种类
点击“生成报盘数据”-点击“是”
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在准备导出报盘的数据前面打“√”然后点击“导出”，将数据保存在选定的存储位置
十、 发票查询模块
发票查询模块包括查询和打印清单两个部分。另在生成报盘数据模块有统计功能，详细请参见“生成报盘数据”的说明。
1、 查询
查询模块的界面如图11-1所示。
（图11-1）
发票概要标签页列出发票的概要信息（包括开票日期、发票代码、发票号码、顾客
名称、顾客地址、金额大小写、开票人、收款人、是否已打印/已作废/已核销）。可通过“开票月份”“查询条件”按钮筛选查找发票。可通过日期范围、发票代码、发票号码范围、顾客名称来查找（图11-2）。
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（图11-2）
在需要选择的查找方式里填写相关信息，设定好查找条件后，按“查询”按钮返回
图11-1的界面，并在概要列表中显示查找出来的结果。 在概要法票列表中选择一条发票记录后，双击该条发票记录，将显示该发票的详细
信息（如图11-3）。可通过详细信息页内的“补打发票”按钮补打印电脑版普通发票。
（图11-3）
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1、 打印清单
如需打印发票清单，可在查询条件内把所需打印发票筛选出来，然后点击“打印清单”，即可把筛选出来的发票清单打印出来。如图11-4
（图11-4）
十一、发票种类数据导入
安装系统时，数据库里已有发票种类数据，但是在以后的使用过程中，如果新出有发票种类，则需从税务机关获得发票种类数据文件，然后用此“发票种类数据导入”模块导入发票种类数据。进入系统后，选择菜单“系统设置-〉发票种类数据导入”进入“发票种类数据导入”界面，界面如图12-1所示。
（图12-1）
点击导入按钮，将会出现选择文件对话框，选择从税务机关获得的发票种类数据文
件，按确定即可导入。
十二、数据库管理
数据库管理包括数据库初始化，数据库的备份，数据库的恢复三个功能。分别放在系统管理菜单的里面，如图13-1
（图13-1）
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1、 数据库初始化
数据库初始化的界面如图13-2所示：
（图13-2）
初始化数据将清空数据库里的所有数据，并对用户进行初始化（只保留admin用户，密码admin）。所以在初始化数据时，为防止和降低由于误操作而删除了所有数据，在初始化数据界面中，必须点击是或否，才会根据用户选择系统进行操作，确认需要初始化系统请选择“是”。初始化成功后，会有初始化成功的提示。
2、 数据库备份
界面如图13-3所示
(图13-3)
点击
操作界面中的上述选项，选择备份路径（系
统或默认使用回上次备份用的路径），然后点击“确定”按钮，备份成功后，会有备份成功的提示。（备份时，系统会在你选择的备份路径下新建一用当天日期命名的文件）
[提示]备份的另一个方法（适用性更广）：即每次登陆系统时会提示是否备份，选择“是”，
会自动备份（复制）普金发票打印管理系统（默认为D:\\Backup\\）。
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3、 数据库恢复
点击菜单“系统管理”－〉“数据库恢复”，将会提示如图13-4
（图13-4）
选择备份文件
（图13-5）后，按open(图13-6)，系统将
备份数据恢复还原。
(图13-6)
完成后会有“操作完成的提示”如图13-7。
（图13-7）
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之后点击“ 确定” 退出并重新登录普金发票打印管理系统.
如果备份时没有修改系统默认的路径，即点击D盘查找BACKUP文件夹里的FPDY文件，按照显示年月日查找最后一张开票时间的备份文件进行数据库恢复即可。
十三、版本信息查看
在菜单中选择“帮助”－〉“关于系统”将显示版本信息（图14-1）
(图14-1)
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