地接计调的工作流程

2023-10-29 来源：客趣旅游网

第一步：客户询价

1、接听电话时要求声音洪亮,吐字清晰,并使用礼貌用语,如“你好”、“谢谢”、“再见”,“某某外出办事了,有什么可以转告吗 ”、“请多关照”、“马上办”、“请放心”、“请多合作”、“感谢您的支持”等等;

2、问清对方单位、姓名、电话、传真最好能问到手机、所需产品行程线路、等级标准、团队大概人数、出行日期、客人有无特殊要求如风味餐、回民餐、增减住房、禁忌等、是公司哪位业务员的客户及相关信息;并在台帐上做好详细记录;

第二步：报价

1、在资料库中找出相关客户所需产品,或按客户要求为客户设计行程并报价,如常规要走的景点有政策性变化应提前告之客户,以方便客户及时调整行程;对客户咨询要有耐心,认真的给予解答,对客户的要求本着“合理而可能”的原则给予回应,不作虚假承诺,不夸大事实,不隐瞒可能出现的问题;

2、应充分认识到,在获取合理的利润前提下,提高市场占有率是公司的首要任务,所以原则上对外报价时应注意：合理保价,不要过分追求高利润,合作的客户群多了,市场占有率大了,自然年终总利润就高了

3、必须统一使用公司制作的标准报价模板,如遇报价模板中没有的线路,应按模板的格式重新制作,并及时把其补充到资料库中,报价时要同时打上相关业务人员和报价人的姓名;

4、报价回复应高效、准确,客户有明确时限要求的,应在要求时限完成,客户没有明确时限要求的,原则上应在1小时内给予回复,完成报价后必须仔细检查,确定无误后方可传真给客户,报价回复后,必须将报价成本写在背面,以便团队跟踪中更好的把握团队;

第三步：团队跟踪

1、团队报价后要及时跟踪,在不做亏本团和质量保证的前提下,可以根据实际情况灵活调整价格和供应标准以提高报价成功率;在做团队跟踪时,须在报价单顶端注明团队跟踪情况,时间及跟踪人姓名;

2、认真评估报价后客户的反映,如有较大成功把握时,或是为了遏止竞争对手时,应马上行动：

①及时将该团情况客观准确的通告票务部做控票预定;

②在旺季的时候做控房预定;

③预控稀缺资源或指定资源,如48座大巴,37座大宇;

3、对于票务,越南及总部的预控事后应加强追踪,在恰当的时候应果断的取消预控状态,以避免损失;

第四步：团队确认OK

·团队确认OK后,应在第一时间：

1.给票务部定购单,核实确认票务预定状态;

2.迅速在资料库中找出打印或打印确认计划书传真给客户确认;

3.将确认的团队上公司团队公告板;

·确认书要求：

团队确认书必须使用公司制作的标准模版或其格式,确认件内的内容必须准确且按要求完整填写包括团号、人数、行程、收费标准、付款方式、发票等;

·特别提醒：

①团队确认传真件里的负责人一栏应由经理或负责此业务的计调签署,其他人无权签署;

②对于特殊团队,如：组团社付款信用差、组团人做私团、组团人为“野马”,团队收费低于成本、组团社人有过分要求等类型团队,是否给组团社人确认应请示公司经理,并应严格执行公司经理的指示;

第五步：客户回传及相关操作

催客户发回传确认件需盖章签字,客户确认回传后进行后安排;

1.通知客户应带到京的相关证件,告知团队出票时间及收款方式;

2.通知票务部出票;

3.按要求填好旅游团队财务通知单;

第六步：收集资料、送票、收款

1、将每团传真来往原件财务通知单、团队操作检查表、双方传真件、

询价件、客人名单表、担保证明书等按先后,主次顺序整理完整;

2、填好送票收款单后交外联部派外联送机票或火车票并收齐团款;

第七步：团队运行

在团队运行过程中注意“一进一出”原则对于重点团尤其注意跟踪

即团队抵达第一日及团队返程最后一日,一直都要密切关注;

如产生问题或投诉,应及时与客户沟通,以最快的速度解决问题,尽量把问题

处理在当地,不要带回麻烦给组团社;

并有明确的处理意见书,需领队及陪同签字确认;如是重点团队,可请领导看望

团队

第八步：售后服务

团队返程后,应积极主动地与客户沟通,了解团队情况及客户意见;

第九步：归档整理

团队如无问题后,将团队资料整理、归类、存档并填好团队统计单;