行政管理制度
目 录
1 说明
2 行政事务管理
2。1 工作环境管理规定 ..................................... 公司人员出入公司时间记录表 ............................... 来宾登记表 ............................................... 2。2 考勤管理制度 ......................................... 员工考勤统计表 ........................................... 员工请假单 ............................................... 2.3 低值易耗品与办公用品管理办法 .......................... 低值易耗品与办公用品需求计划表 低值易耗品与办公用品采购申请单 低值易耗品与办公用品领用登记卡
2。4 档案管理办法 ......................................... 附件一：文书档案管理细则 ................................. 附件二:人事档案管理细则 .................................. 附件三:经营档案管理细则 .................................. 附件四：会计档案管理细则 ................................. 附件五：影像档案管理细则 附件六：实物档案管理细则 文件移交归档登记表
借用档案登记表 ........................................... 2。6 文件管理办法 ......................................... 外来文件登记表 文件评审、会签表
2.7 出差管理规定 .......................................... 出差申请单
2。8 计算机及附属设备管理办法 .............................
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2.9 印章管理办法 .......................................... 公司及项目部印章保管清单 用印申请表 印章使用登记簿 3。 其他管理制度 3。1保 密 制 度
1 说明
1、內容
—— 公司行政事务管理体系的范围；
—- 公司关于行政事务管理体系要求的关键制度、规程文件. 2、适用范围
本制度适用于 公司行政事务管理。 3、用语解释（本手册出现的术语或简称) 公司、本公司——是指现有入职进入的该公司；
各部门、各职能部门——是指公司本部所属部门管理体系所覆盖的各职能管理机构；
高管层——是指公司总经理、副总经理和各部门总监等高层管理人员； 分管领导、分管副总经理——是指公司分管或主管某项工作、部门的高管人员; 部门负责人--是指各部门部门经理; 4、本制度管理
本制度为公司受控文件,由总经理批准颁布执行。制度管理的所有相关事宜由公司总经理办公室统一负责，未经公司总经理批准，任何人不得将本制度提供给公司以外人员.本制度持有者调离工作岗位时,应将本制度交还总经理办公室，办理核收登记。
本制度除持有人外,相关文件、规定应发放至有关执行人员，办公室做好复印和发放登记.
本制度持有者应妥善保管，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司或人员.
在该制度使用期间，如有修改建议,各部门负责人应汇总意见,及时反馈到办公室。总经办每半年一次对该制度的适应性、有效性进行评审，必要时对该制度予以修改。
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2 行政事务管理 2.1 工作环境管理规定
第一章 总则
第一条 工作环境反映公司的内外部形象，体现公司的管理水平,也直接影响工作
效率。为了加强对公司工作环境的管理，制定本规定。
第二条 工作环境是指公司办公场所的工作秩序和环境，包括公共场所及办公室. 第三条 公司工作环境由办公室负责管理,并负责监督。 第四条 本规定适用于公司本部及所属工作环境的管理。
第二章 接待管理
第五条 接待人员应严格遵守岗位职责，加强对进出人员和收发品的管理,严禁擅
离工作岗位。
第六条 人员出入管理
1、本公司人员出入管理
（1) 本公司员工出入公司，应按公司要求穿着服装。
(2） 公司人员因公外出时，应经直接上级批准。下班前不能返回公司的，
应告知直接上级。直接上级应在考勤表上签字确认。
2、外来人员出入管理
凡公司外人员来访者,接待人员不认识的，应先要求来访者填写《来宾登
记表》。如被访者是公司高层领导的，应由被访者核准后方可允许进入公司。
第七条 收发管理
1、在接收物品时接待人员应核准数量，在接收信件、物品时接待人员应
核准后办理签收手续.
2、接收的信件、物品应在当日分发给收件人。具体执行《文件管理办法》
的有关规定。
第三章 公共场所环境管理
第八条 公司公共场所的环境卫生由公司指定专人负责维护,公司办公室负责监督
管理.
第九条 公司所有工作人员应自觉维护公共场所的环境卫生，严禁堆放杂物，严禁
丢弃垃圾、废品、碎屑，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣。
第十条 公司办公室负责更换公共场所的花卉，并责成专人做好花卉保养工作。
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第十一条 公共场所秩序
（1） 办公区内走路不许跳跃、打闹或奔跑。
（2） 尽量不要在公共场所大声谈话或讨论问题，避免大声呼唤、说笑，
影响他人.
(3） 不要与来访人员在公共场所谈话、更不要争吵。
第四章 办公室工作环境管理
第十二条 公司各办公室工作人员应自觉维护本办公室的环境卫生，各办公室负责
人对本办公室的环境卫生负责.
第十三条 进出办公室必须轻轻关门，不能产生很大声响。 第十四条 办公区、办公室内务管理标准:
(1） 办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不得随
意摆放；
（2） 桌面和室内办公设备摆放整齐,保持外表干净； (3） 室内文件柜文件摆放科学有序,外观整洁；
（4） 办公室墙面禁止张贴文件或图表，并保证墙面清洁； （5) 保证室内所有电气开关安全、能够正常使用;
(6） 办公座椅不能随意摆放,离座后要将座椅在桌前摆正； （7) 要节约用电，在光线允许情况下不要开灯；
（8） 在温度适宜情况下不要开启空调,正常开启空调时，人员长时间离
开办公室请关闭空调；
（9） 办公室内不允许长期存放与工作无关的私人物品.
第十五条 未经部门负责人同意,办公室其他工作人员禁止私自调换工作位置或挪
动工作(写字）台、文件柜等办公家具、办公设备。
第五章 附则
第十六条 公司根据实际需要不定期对工作环境进行改造、装修。改造、装修的所
有相关事宜，包括设计、施工单位的选择及施工管理均由办公室负责，其他有关部门和人员应积极配合、协助.
第十七条 公司下班时，最后离开的人确保办公室和办公区域大门闭锁。 第十八条 公司各下属项目部办公室场所可参照本规定执行，或另行制定相应制度
文件，并报公司办公室备案。
第十九条 本规定由公司办公室负责解释。
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第二十条 本规定自颁布之日起施行.
2.2 考勤管理制度
第一条 考勤管理是工作日常管理的基本规章。员工出勤状况反映该岗位的工作
量、重要程度及岗位工作人员对工作的热情和敬业精神。为了严肃劳动纪律，加强考勤管理，保障公司各项工作的有序开展，制定本制度。
第二条 公司考勤工作由办公室负责,并负责监督. 第三条 本制度适用于公司本部的考勤管理. 第四条 工作时间
(一) 依据公司各部门工作性质分类规定,平均日出勤时间按8小时核算。 （二） 上下班时间：上午9：00～12：00，下午13：00~16：00。公司根据具体情
况季节因素可进行适当调整，将另行通知。
(三) 每周满勤天数为5天,每月1日至月底为一个考勤周期.周日或节假日如因工
作需要,各部门、各岗位可自行安排适当加班。
(四） 公司可根据工作需要在休息日开会或加班。 第五条 上班时间要求
（一） 建议员工上午上班应提前10分钟到达.到达办公室后要主动打扫卫生，准
备好当日工作所需要的文件资料等,并提前准备完毕.上班时间前5分钟所有员工必须准备开始工作，上班时间开始准时进入工作状态。
（二）需要直接到其它单位或项目现场的，应在上一工作日或当日上班时间前告知
直接上级和考勤人员.未提前告知而直接因公外出的，按迟到处理；谎报事实的，公司一经验证属实，按旷工一天处理。直接上级隐瞒、谎报或事后补签考勤卡的，公司一经验证属实,给予经济罚款。
（三) 中午有招待、宴会活动的，参加人员可延迟上班，但不得影响正常工作。因
特殊情况需要推迟时间的，参加人员应及时告知各自的直接上级。除了公司高管人员外，任何部门必须有人留守值班。
第六条 工作间歇时间
为了提高工作效率、科学利用工作时间,上、下午上班两个小时后可休息
15分钟左右。各办公室负责人应掌握工作间歇时间。
第七条 下班时间
（一） 下班时间前,任何人员严禁谈论就餐、购物等与工作无关的话题,各部门负
责人要切实监督。下班后,应整理好桌面,防止文件的损毁、遗失和泄露。
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（二) 中午就餐后为午休时间。在午休时间内，任何人严禁有足以影响他人休息的
言行。
(三) 因私事而不得不在正常下班时间前离开公司，视为早退.早退应告知直接上
级，由直接上级在考勤卡上签字确认。
（四) 下午下班前不能回公司的,应告知直接上级.经直接上级同意后,第二天应由
直接上级在考勤卡(表）上签字确认.
第八条 迟到、早退
当月迟到在15分钟内一次的,可以免于行政惩罚。
当月迟到或早退一次在2小时（含）以上的，扣半日岗位基本薪酬的20%；当月迟到或早退一次在2小时以上，4小时(含）以内的，扣半日岗位基本薪酬；当月迟到或早退一次在4小时以上的按旷工一天处理。
第十一条 旷工
（一） 除了本制度所规定的有关情形外，以下情况确认为旷工: 1、员工未经批准擅自缺勤，事后无正当理由补假； 2、员工谎报、伪造证明，以不正当手段骗取假期； 3、员工不服从或违反工作安排,消极怠工；
4、其它任何未经直接上级批准或直接上级不知道原因而没有正常上班,均
视为旷工。
（二) 对旷工者，公司按以下规定予以处罚： 1、月旷工一天扣发月薪酬的30％； 2、月旷工二天扣发月薪酬的60%；
3、月旷工三天以上（含三天)扣发月薪酬的100%,并做自动离职处理. 第十二条 员工如因出差未按时进行考勤，应于出差归来后三日内找直接上级办理
签字确认手续,逾期将视作旷工处理.
第十三条请假、休假规定
(一) 国家法定的节假日（根据国家每年放假规定） (二） 病假
1、员工因病需在工作时间内看病时，应事先向直接上级请假.
2、员工因病需休息时，必须持有医院就诊的病休证明并按医院建议病休时
间休假.
3、病假证明书,必须是区级以上医务部门的证明,并经部门、单位负责人批准
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后方可按病假处理，病休证明一次最多只算三天（住院和病重例外）。 4、员工因患病需要医疗或休息的,应办理请假手续。
5、三日内病假不扣工资，三日外按日扣除日薪酬的30％。
6、凡以生病为由无端请假或弄虚作假者，其所请假无效，且请假时间一律按
旷工处理。
7、全年病假累计超过25天，如公司当年有年终奖则不发该年度年终奖金。 8、全年病假累计超过30,公司有权按自动离职处理（特殊情况可延60天） （三） 事假
1、为了不影响公司工作，员工有事应尽可能安排在公休假日办理，必须占用
工作时间办理的，必须按规定办理请假手续。 2、按日扣除日岗位基本薪酬30%。
3、员工因个人私事而请假、事假当年累计不得超过15天，超过15天以上者，
无奖金，超过天数按旷工计。 （四） 婚假
职员达到结婚年龄且在公司服务满一年以上可请此假。
根据《婚姻法》以及《计划生育条例》的规定，员工结婚可享受以下待遇： 1、执行国家规定的法定结婚假期3天；
2、员工结婚请婚假，本人必须持有法定结婚证，经本部门直接上级批准，到
公司办公室办理手续后方可休婚假；
3、符合晚婚年龄（女23周岁,男25周岁）的初婚者，可享受晚婚假7天（含
3天法定婚假)；婚假期间不计扣薪酬。 （五) 丧假
1、员工及职员亲人（限配偶、父母〈不包括岳父母〉、子女、兄弟、姐妹）去
世,且本人在公司服务半年以上，可申请此假,假期为3天，(时间不足者可以请事假)在假期内发本人全额基本工资. （六) 产假
1、在公司服务半年以上，达到法定婚龄，符合国家计划生育政策之已婚的女
员工，执行国家法定假期.
2、凡产假或护理假未足规定天数，经直接上级认可而提前上班者,依基本工资
折算发给补贴。
3、产假期间工资由社保所发放，并执行国家相关规定. 4、凡工龄满一年的男员工,均可享有五天带薪产假护理假。
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（七） 哺乳假
凡工龄满两年的女员工，产后婴儿未满周岁的,均可享有1小时/天带薪哺乳假. (八） 工伤假
1、员工因工伤需休息时，须有医疗部门诊断和病休证明，经公司办公室确认、
总经理批准后方可按工伤假处理。需继续休息时要按时交诊断书和病休证明。 2、工伤医疗期内公司除了承担法律规定的医疗费外另发放月工资. （九)年假：
1、年假按国家规定给公司当前情况制定.
2、休假方式：在不影响正常前提下,由办公室初审，总经理批准生效. 3、年假天数规定：
一年以上两年以下（ 5天 ） 两年以上三年以下（ 7天 ) 三年以上(10天 ）。
4、年休假原则年内一次休完，不累计到第二年 5、如一年内事假超过15天，不享受年假
6、凡入职时与公司有聘用协议,另行规定与休假方式高级职员可按：“聘用协议”规定进行。 第十四条 员工申请各类假期（事假、病假、婚假、丧假、产假、护理假、工伤假、
年假）均应填写《员工请假单》，并附上有关证明,按相关审批权限审批和办公室核实后才能休假。若因突发事件或急病不能先行办理请假手续者，应使用电话其它快捷、准确方式向其直接上级请假,并于假后上班两天内补办相应手续.
第十五条 请假手续的审批
（一) 员工的婚假、丧假、产假、护理假、哺乳假的申请由直接上级予以核准，办
公室审核。
(二） 员工病假、事假、工伤假的核准权限如下：
1、员工请假一天（含)以内，由所在部门负责人核准即可；请假三天（含)
以内，除须经部门负责人核准外，还需分管副总经理的核准；超过三天，除部门负责人、分管副总经理批准外，还需报总经理核准；没有分管副总经理的，直接报总经理核准。
2、部门负责人请假一天（含）以内,由公司分管副总经理批准;一天以上，
由总经理核准。
3、公司高层管理人员请假,由总经理批准。
（三) 员工请假理由不充分，或有碍工作时，上级可酌情不予准假,或缩短假期,或
责令改期请假。
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(四） 所有假期申请单办妥手续后交由办公室审查备案，作为考勤核查的依据。 (五） 员工请假先事先选定职务代理人,但需经直接上级核准。 （六） 违反上述规定的处罚：
1、未按请假审批程序规定办妥请假手续而擅自离开工作岗位，视为旷工处
理.
2、休假期间未委托工作代理人，视为工作责任心不强，给予警告处分。 第十六条 上班时间临时外出
(一） 工作时间临时外出的，应将工作委托他人，并告知直接上级.没有委托和告
知而影响工作的，给予警告.委托他人而受委托人对委托事宜未尽职责者，给予警告。
(二） 员工公出，经公司安排或部门负责人批准，须向部门考勤员处登记。 第十七条 加班
各部门负责人或分管副总经理根据工作需要可适当安排加班。基本薪酬中
已包括日常和正常公休日的加班工资,不再另行计发加班工资，公司采用带薪假形式予以补偿。法定节日公司确因工作需要加班时，其补贴另行规定.
第十八条 本制度由公司办公室负责解释. 第十九条 本制度自颁布之日起施行。
2。3 低值易耗品与办公用品管理办法
第一条为规范公司低值易耗品与办公用品管理工作，有效控制低值易耗品与办公用
品的采购、验收、发放和使用，制订本办法。
第二条 低值易耗品与办公用品的界定
将单位价值为200元~1000元（含)的工具、器具、办公用具、用品界定为
低值易耗品与办公用品.
第三条 低值易耗品与办公用品的分类
（一） 属于固定资产的低值易耗品与办公用品,如:小型办公设备、电器等，参见
《固定资产管理办法》.
(二） 办公自动化设备耗材：如：硒鼓、色带、墨盒、碳粉、光盘、磁盘、移动
存储设备、打印纸、复印纸等。
(三） 一般消耗品，如:签字笔、白板笔、铅笔、涂改液、刀片、胶水、胶带、大
头针、图钉、曲别针、记事本、复写纸、档案袋、标签、便条纸、信纸、橡皮、夹子、圆珠笔、书钉等。
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(四） 耐用消耗品，如:剪刀、美工刀、装订机、打孔机、算盘、钢笔、打码机、
姓名章、日期戳、计算器、印泥等。
（五) 专用低值易耗品与办公用品，如：圈尺、靠尺、米尺、小铁锤、电池等. 第四条 低值易耗品与办公用品消耗定额
（一) 属于固定资产的低值易耗品与办公用品：执行《固定资产管理办法》的有
关规定。
（二) 办公自动化设备耗材:由办公室核实后统一购买。 （三） 一般消耗品:每人每年不超过100元. (四） 耐用消耗品：以旧换新。
（五) 专用低值易耗品与办公用品:以旧换新. 第五条 低值易耗品与办公用品年度预算
公司对低值易耗品与办公用品的消耗实行年度预算制度,年度预算为150
－200元/人/年。具体预算根据各年度工作量进行调整，由办公室提出、总经理批准后在年度预算会议讨论通过。
第六条 低值易耗品与办公用品的采购
（一） 低值易耗品与办公用品原则上由办公室统一采购。 (二) 采购计划的编制与审批
1、每季度最后一个月的25～26日，公司各职能部门的负责人将填写好的《低
值易耗品与办公用品需求计划表》签字后交办公室。
2、办公室汇总各职能部门的《低值易耗品与办公用品需求计划表》后,于每
季度最后一个月的28日填写《低值易耗品与办公用品采购申请单》，交分管副总经理审核后，报总经理审批.《办公用品需求计划表》应有“年度总预算”、“上季度累计”、“本季度金额\"、“本季度累计及占总预算的比例\"等栏目.
3、总经理审批后,由办公室负责采购。 （三) 采购
1、办公室必须建立办公用品《合格供方名册》。采购时，必须在办公用品《合
格供方名册》中选择.
2、部分新、特、进口办公用品,办公用品合格供方不能提供，必须在其他供
应商处购买时，应将该家补充进办公用品《合格供方名册》。
3、办公用品《合格供方名册》至少包括大型商场和个体文具专业批发商.
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4、采购前，必须填写《低值易耗品与办公用品采购申请单》,经总经理审批
后方可采购。
5、采购时，应在电话上要求送货，由采购实施人员验收。除特殊情况，一
般不允许用车外出采购。
6、必需品、不易采购或耗用量大者应酌量库存.部门专用或特殊办公用品，
经办公室主任同意后各部门自行采购，采购后到办公室办理入库和出库(领用）手续.
7、采购人对采购质量负责。办公用品采购后，由保管人核对品种、规格、
数量与质量,确保没有问题后再在发票背面签字验收、入库。 第七条 低值易耗品与办公用品的保管与发放
（一) 办公室行政主管负责对采购的低值易耗品与办公用品进行登记，并妥善保
管。
（二） 低值易耗品与办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人
使用保管用品，如圆珠笔、橡皮;“部门领用”系本部门共同使用用品如打孔机、装订机等专用办公用具.“部门领用”的专用办公用具由部门负责人或其指定人员负责保管。
（三) 办公室负责建立“低值易耗品与办公用品登记簿”，对低值易耗品与办公用
品的发放进行动态管理.
（四） 公司全体员工应本着厉行节约的原则使用低值易耗品与办公用品，能共同
使用的尽可能共同使用，能重复利用的尽可能重复利用，严禁浪费、丢失、私用。
(五） 新入职人员由各部门负责人通报行政主管后，新入职人员到办公室办理领
用手续。人员离职时,应将剩余办公用品一并交部门内勤人员。
第八条低值易耗品与办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部
门赔偿或自购。
第九条低值易耗品与办公用品严禁带回家私用.
第十条印刷品（如信纸、信封、表格等）除各部门特殊表单外,其印刷、保管均由
办公室统一印刷、保管。
第十一条打印、复印耗材的使用
（一) 公司各部门要节约使用打印纸.复印时，要严格按照规程操作，并自觉登记。
复印的作废纸张，由文员留存。严禁打印、复印与工作无关的资料，严禁
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私用打印、复印纸，一经发现，公司按0.5元/页计费。
（二） 除了对外报送的文件资料，公司内部的纸张必须正反面使用。
第十二条低值易耗品与办公用品的摊销采用全额摊销法.办公室行政主管月末、年
末要盘点清查库存,在满足日常工作的前提下,尽量减少库存量，使库存量结构合理化并做到帐实相符。
第十三条办公室行政主管每季度对上季度的低值易耗品与办公用品的消耗情况进
行汇总。如果实际消耗费用超出季度预算的，应分析原因，并进行动态控制。
第十四条每年年底在编制年度预算前,办公室行政主管汇总全年的办公用品实际耗
用量和金额，分析与计划预算的偏差情况，写成总结报告,报办公室主任留存,并作为编制下一预算年度的依据。
第十五条 未尽事宜，本办法由办公室负责解释. 第十六条 本办法自颁布之日施行。
低值易耗品与办公用品管理流程图
需求计划 表1 ………各部门 固定资产管理办法 第一条 固定资产的管理范围 汇 总 ………办公室 本文详细描述了固定资产以及低值易耗品的分类管理、采购、进出库的表2 工作流程，并明确了各部门在固定资产以及低值易耗品管理上的职责和范围。 审核批准 ………至总经理 第二条 固定资产的管理规则 固定资产:指单位价值在人民币1，000元以上，或使用年限在一年以是否批准 上的建筑物、机器设备、电子设备、交通运输工具、家具及其他与经营活动有关的设备； No Yes 低值易耗品：指单位价值在人民币100元至1,000元,且使用年限在一年以下的与经营活动有关的家具、办公用品及各类设备等。 采 购 ………行政采购员第三条 固定资产的资产编号 1）固定资产由财务部编号后交办公室. 表3 保 管 ………行政采购员 2)编号方式:资产分类编号+地区代码（两位拼音字母）+购买年份(两位数字）
领 用 12 ………各部门
+流水号码+部门代码
3）资产编号中资产名称代码：
DY－打印机 BJB－笔记本电脑 TS－台式电脑 FY－复印机 TY－投影仪 BX－冰箱 TV－电视机 KT－空调 HYZ－会议桌 BGZ－办公桌 CJ－茶几 YZ－椅子 GZ－柜子 TE－电话机 CA－车 EL－其他 4）各类部门代码:
办公室—-BG 财务部——CW 工程部-—GC EL－其他
例：2017年1月办公室购入笔记本电脑，编号：BJB1205001BG 第四条 固定资产管理的流程 ①固定资产购置计划登记
1）对于要求添置资产的部门或个人应填写《固定资产购置申请单》，直属部门经
理批准，财务部审核（依据预算或其他）,最后总经理签字批准。 2）固定资产的采购由办公室执行。 ②固定资产入库
购置的资产到达公司后，由办公室负责组织相关部门验收。验收合格后，进
行资产编号，然后填写“固定资产入库单\"办理入库手续. ③固定资产领用及登记
1）领用部门或人员凭批准的《固定资产领用单》,交办公室，由行政部负责配发
相关固定资产。 2）所有固定资产的领用，领用人在《固定资产卡片》和《固定资产标签》上
签字。 3）所有资产经行政部入资产库后，需进行登记工作,包括：记帐、建立卡片、标
签等。 4)卡片由办公室制作，至少一式二份，由办公室、财务各留一份存档。 ④固定资产的维修
1)资产的维修、更换、升级、添加等均需交办公室执行；
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2）对于资产进行维修申请,由资产使用部门/人员填写《固定资产维修申请单》
后交予行政部，在获得相关批准后,由行政部负责联系维修。 ⑤固定资产的报废
固定资产由于正常使用而磨损，最后丧失其使用价值或由于自然侵蚀、意外
事故造成固定资产无法修复的毁损或由于其他原因需对固定资产进行报废,需办理相关报废手续。
1）固定资产使用部门或保管部门填写“固定资产报废审批单”,列明固定资产报废
原因及固定资产的原值、净值等,鉴定小组签署意见后报分管副总经理、总经理批准后转入固定资产清理程序.
2）在清理过程中,注意节约费用,实事求是对残料进行作价。
3)报废资产处理完毕,对固定资产及时登记,核销账簿记录及固定资产卡片。保持账、卡、物一致。 ⑥固定资产的盘点
公司定于每月对资产进行一次实物的清点,清点工作由办公室组织，各部门应给予积极的配
2）清点完成后，行政部及财务部需填写《固定资产月盘点表》。
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2.4 档案管理办法
固定 资产统计表
单位名称：
统计时间：
资产序编资产数单规格型号 存号 号 名称 量 位 放地 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 是责否帐实相任帐面原值 购买时间 签字 （√） 完符人 好 第一章 总则
第一条 为了加强对公司档案的管理，促进对各类档案的共享和有效利用,防止各
类档案的丢失、损坏，制定本办法.
第二条 本办法适用于公司本部及项目部对工程、文书、声像、实物等各类档案的
管理,包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管等。
第三条 职责分工
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（一） 办公室负责对公司的各类档案实行统一管理和公司文书档案、影像档案、
实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况,对各部门的档案工作及资料员进行业务指导和培训.
（二） 财务审计部在遵照本制度和财务档案管理的有关法规性文件的前提下，负
责公司会计档案的管理，并接受办公室的监督、检查。
（三) 各部门应指定本单位的档案管理人员（兼)并报公司办公室备案。 （四） 各部门负责人负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。 第四条 档案的分类
公司档案分为六大类:文书档案、人事档案、会计档案、影像档案、实物档案、经
营档案。各类档案的具体管理见附件一至附件六。
第二章 档案立卷、归档
第五条 办公室及各职能部门的档案(资料）管理员应定期（每月一次）进行档案
的收集。
第六条 立卷归档的时间
（一） 各类法规、政府文件等外来文件,各部门在收到或取回文件后，原件必须在
7日内交办公室，由办公室负责外来文件的统一登记、传阅、保管。各经办部门或个人视实际需要,可留存复印件.除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后,原稿由公司办公室归档.
（二） 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料、合同、协议等,均应在当月
内立卷归档。每月底,各部门档案管理员应把整理审定完毕的档案资料移交办公室保管。
（三) 在获得证照后，除了“税务登记证\"在财务审计部保存外，公司的其它各类
证照(营业执照、资质证书、企业代码证等）应在7日内交办公室保存.项目的各类批文、证照原件,在办理结束后三日内移交办公室保存.
第七条 立卷归档的要求
（一） 归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立
卷，要保持文件之间的历史联系。
（二) 案卷要求
1、归档案卷封面的各个项目均应填写清楚.案卷标题要简明确切,保管期限
要准确，装订要整齐。
2、归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两
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份。移交档案时，双方根据目录清点核对,并履行签字手续.
3、卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌,便于保管和利
用。
4、填写案卷一律用碳素黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准
确。
（三） 各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必
须有原件,并保持其完好无损。
(四) 影像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，
归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
第八条 交接档案的要求 (一) 交接的资料必须完整；
（二） 交接的资料必须准确，务必真实地记录企业发展地全过程，做到文、图、
物相符,数据准确要靠，签字手续完备;
（三) 归档资料必须为原件，用圆珠笔、复写纸形成的资料和传真件一般不得作为
归档资料,如遇特殊情况需总经理助理批准;
（四) 交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由移交部门负责完
善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料报总经理助理审批方可归档；
(五) 档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作标准
（六) 卷内资料均按有书写内容的页面编号,每卷单独编号，页号从“1\"开始.页号
编写位置：单面书写的资料在右下角，双面书写的资料,正面在右下角，背面在左下角，折叠后图标一律在右下角;
（七） 交接资料时必须当面清点,核对确认无误后，在材料交接清单上由双方经手
人和负责人签字。移交清单一式二份，双方各执一份（如有需要可提供电子版).
（八） 对工程资料档案的特殊要求：
1、工程文件应字迹清楚,图样清晰，图表整洁，签字盖章手续要完备。文字材
料尺寸规格应采用A4幅面（297mm＊210 mm），图纸应采用国家标准图幅（图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图）；
2、用计算机出图必须清晰。并且不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，
图标栏要露在外面；
3、所有竣工图均应加盖竣工图章；
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4、文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷,文字材
料排前，图纸排后。
第三章 档案的保管
第八条 归档后的档案由办公室统一保管.各部门、项目部临时保管的档案应设专
用档案柜，并由专（兼）职管理员负责保管。
第九条 档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。档案管理员要熟
悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作,为公司各项业务的开展提供依据性资料。
第十条 办公室要严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、
防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。
第十一条 档案柜内不得存放与档案无关的物品。
第四章 档案的借阅和保密
第十二条 档案资料一般不外借。需要外借的档案,借阅人应办理借阅审批和登记
手续。借阅、复印一般档案，应经办公室主任批准；重要档案(机密文件、证照等）,需经公司总经理批准.
第十三条 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查
阅非本部门的重要文件和有密级档案,须经办公室主任和原形成档案的部门负责人批准,方可借阅。
第十四条 借阅人员在抄写、查阅档案时,档案管理员应积极配合、协助，严禁擅
离岗位。
第十五条 借阅人员要爱护档案，按期归还。借阅人员不得擅自拆散、调换、抽取、
污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印.私自复印者,公司经查证属实后给予“严重警告处分\"。预期归还者，档案管理人员应及时催收。如延长借阅时间，须办理续借手续.
第十六条 档案的保密
（一) 档案管理人员必须有严格的保密观念，保证公司档案的绝对安全。 （二） 档案室要坚固,保管设备要符合保密要求.
（三） 合理划分并调整档案密级,严格履行借阅手续，涉及公司重要信息的档
案必须由副总经理以上领导签字后方可借阅,涉及本部业务的由部门负责人签字后方可借阅，涉及其它部门的由本部门负责人及相关部门负责
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人签字方可借阅。
（四） 经常对员工进行保密教育，不断增强保密观念.档案管理员丢失或擅自
提供泄露机密，应根据情节轻重,给予纪律处分，直到依法追究刑事责任.
（五) 企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材
料，并退还所借档案。
第五章 档案鉴定和移交
第十七条 公司办公室档案管理员、各部门、项目部专（兼）职档案管理员应按照
档案保管期限的规定,定期对档案进行鉴定，准确确定档案的存毁.
第十八条 档案的鉴定工作应在公司分管领导的指导下，由公司办公室和有关业务
人员共同鉴定。失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，经公司总经理或总经理助理批准后,由专人进行监销，并在销毁清册上签字。
第十八条 档案的移交工作需严格按照档案馆的规定,定期向档案馆移交.移交的
档案应保留一份复印件以备查考.
第六章 附则
第十九条 本公司人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方可离开岗位。 第二十条 档案人员应积极开展档案编研工作，积极配合公司相关部门编写大事
记、组织机构沿革等，为公司品牌建设服务。
第二十一条 公司所属的各项目部的档案管理工作遵照本办法执行。 第二十二条 本办法附七个附件，附件文件是本办法的组成部分。 附件一：文书档案管理细则 附件二：人事档案管理细则 附件三：经营档案管理细则 附件四：会计档案管理细则 附件五:影像档案管理细则
附件六：实物档案管理细则
第二十三条 本办法有办公室负责解释. 第二十四条 本办法自颁布之日起施行. 附件一
文书档案管理细则
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第一条 为了进一步加强对文书档案的管理，特制定本细则。
第二条 本细则适用于公司在工作活动中形成的全部文书档案的管理。 第三条 职责
(一) 办公室负责公司文书档案的管理。
（二） 各职能部门、项目部负责本单位文书档案的立卷、归档、移交工作，并指
定专人（秘书）负责保管公司下发的文书档案。
（三） 各项目部负责本项目部文书档案的管理工作，并指定专人（秘书）负责保
管公司下发的文书档案。
第四条 文件材料的归档范围 （一） 外单位来的文件材料.：
1、政府有关机构召开的重要会议的纪要、决议等。
2、政府有关机构颁发的、针对本单位的或必须贯彻执行的决议、决定、通知、
指示、命令等。
3、政府有关机构对本公司及下属项目部检查工作形成的文件材料. （二) 公司在工作中形成的文件、资料:
1、公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要事件公告、重
要的汇报材料、审计报告等.
2、公司总经理办公会、各种专题会议的通知、报告、总结、总经理讲话、纪
要、重要的简报及会议记录等.
3、公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文件材料. 4、公司及各部门、项目部的年度工作总结、计划及报告、简报. 5、公司编制的各种计划、统计报表等。
6、已经履行完成的公司对外签订的各种合同、协议书等。 7、关于人事任免的文件材料。
8、公司合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、计划、总结、重
要简报等.
(三） 下属项目部报来的专题报告、典型材料、请示等文件材料. 第五条 文件材料的归档时间
公司各部门(除拆迁部外）形成的档案应在文件处理完七日内向公司办公室移交. 第六条 归档文件的系统性要求
(一） 应归档的文件材料一定要收集齐全，凡属于归档范围的各种形式的档案以及和
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档案有关的资料都要收集。
（二） 归档要遵循文件的自然形成规律，按照文件之间的历史联系、依据发文机
关、问题、时间、名称等特征准确分类立卷，使案卷能正确反映企业活动的基本面貌。一个部门产生的文件应尽可能集中在一起组卷。上级和下级机关的文件除与本单位文件有密切联系的外,一般不和本单位文件一起组卷。需要长久保管的文件和短期保管的文件应分开立卷.
第七条 归档文件在技术加工方面的要求
(一） 案卷封面的各个项目均应填写清楚、准确,要根据“档案材料保管期限规定”
注明案卷的保管期限。
（二） 卷内文件应按一定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面；正文在前
定稿在后；批复在前请示在后。
（三） 归档文件一般应按年度立卷。请示、报告、规定按签发年；年度计划按开始
年;多年总结按最后年；批转、批复按批转、批复时间立卷。
（四） 整理好的案卷要逐张编号,填写“卷内文件目录”和“卷内备考表”，以上需
用打印机或钢笔字迹填写。
（五） 拟写案卷标题要做到正确反映卷内文件内容，标题的三要素（文件作者、内
容、名称）要完整、准确。文字要简练通顺,概括准确，合乎文法,标点要正确,避免文不对题、词不达意，避免过于抽象笼统或单纯堆砌文件标题，一般标题不要超过二、三十字,特殊情况最多不能超过五十字。
(六） 案卷的装订要做到:装订前修整文件，对于破损文件材料要进行修补，装订线
上有文字的要进行裱糊.修补文件用防虫浆糊，以防虫蛀。文件纸型大小不一时,要做必要的补贴或折叠。字迹不清楚的重要文件材料要设法复制清楚。文件分类要反复推敲，确保无疑时再装订,以避免因分类不准确造成返工。案卷装订要使用线绳或麻绳，去掉原有金属钉，严防装订中有损文件字迹现象，装订后的案卷应整齐美观.
（七） 向档案室归档的所有案卷，都要根据案卷重要程度,按照一定次序进行系统
的排列,编写案卷顺序号，填写案卷目录一式两份，交接人双方清点无误后由有关人员在案卷目录上签字，双方各存一份.
第八条 文书档案的保管期限
文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种.永久为十年以上,长期为
五年至十年,短期为五年以下。
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（一) 凡是反映公司重要职能活动和基本历史面貌的，需要经常利用，具有长远查考
利用价值的档案,应列为永久保管。
(二） 凡是反映公司工作活动的，在相当长时间内需要查考的档案，应列为长期保管. (三） 凡是在较短时间内公司需要查考的各种文件材料均应列为短期保管. 归档范围和保管期限详见下表：
文书档案归档范围和保管期限一览表
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 归档范围 与本公司业务有关的政府主管单位颁发的指示、命令、条例、规定等重要的文件材料 公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等 公司总经理办公会、各种专业会议的通知、报告、总结、领导人讲话、纪要、重要的简报及会议记录等 公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文件 政府有关的主管部门来我公司检查工作形成的文件材料 公司对外签订的各种合同、协议书等 公司及各部门的年度工作总结、计划及报告、简报 公司编制的各种计划、统计报表等 公司大事记及反映公司重要活动的简报等文件材料 公司外事、合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、计划、总结、重要简报等 有关干部任免、人事奖惩的文件材料 保管期限 永久 永久或长期 永久或长期 永久或长期 短期 长期 短期 短期 长期 长期 长期 第九条 未尽事宜，由公司办公室负责解释。 第十条 本细则与《档案管理办法》一并颁布施行. 附件二
人事档案管理细则
第一条 为了进一步加强对人事档案的管理，为考察了解和正确选拔使用管理人才
提供重要依据,特制定本细则.
第二条 本细则适用于公司所有员工人事档案及相关信息档案的管理和备案管理. 第三条 职责
(一)总经理办公室负责公司人事档案的统一管理。
（二） 各职能部门负责向总经理办公室提供本部门员工的信息. 第四条 人事档案管理的范围
(一） 政府人事管理部门规定的有关资料；
（二） 员工在公司工作期间的各项信息（包括员工招聘信息、专业技术职称聘任
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信息、员工绩效管理信息、考勤管理信息、工资调整信息、合同管理信息、培训管理信息、解聘信息、社会保险信息及其他有关信息)的建立、分类、更新、维护、处理、调用、统计分析等方面的管理.
第五条 人事档案的归档
(一) 重要的人事信息,包括任免文件、升降级文件、奖惩文件等，由人力资源部
负责归档。
(二） 一般信息的归档
1、每季度末，员工所在部门负责按要求把应录入信息库的材料送交总经
理办公室。
2、人事主管要经常了解和掌握形成信息材料源的信息，沟通渠道，建立
联系制度并提供规范的信息统计报表文件，不定期或定期地向形成信息的部门收集应收集录入的材料。
3、人事主管对送交的需录入信息库的材料，核对信息,剔除无用信息和重
复信息，并对不符合录入信息库要求的材料，要及时通知形成信息材料的部门、项目部，补送材料。形成信息材料的部门，要按规定认真、及时办理。
4、人事主管对各岗位的员工基本信息、岗位变动信息、绩效考核信息、
奖惩和晋升信息、薪资及其变动信息、福利费用信息、人力资源成本信息、招聘信息、培训信息、考勤和合同信息、辞职和辞退的变动信息进行相应的处理，并定期出台人力资源统计报表和分析报告。
5、人事主管在收到外部信息材料后,一星期内须将材料录入员工档案. 第六条 人事档案信息的鉴别和录入制度
（一） 对收集的信息源,必须经过认真的鉴别，属于录入员工档案的材料应真实、
完整、对象明确，方能录入信息库。
（二) 属于录入信息库范围的材料不得擅自录入,应经过鉴别，分类予以处理。 第七条 人事档案的保密
(一) 除了公司总经理、副总经理、部门负责人及员工的直接上级可以查阅员工的
档案外，其他人员应经总经理办公室主任同意后方可查阅。
（二） 任何人不得在人事档案资料中作任何涂改。
（三） 人事档案资料不得外借。需要复印的,应经人力资源部经理同意；必须外
借的,应经总经理同意。外借的人事档案资料必须在一个星期内归还.
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第八条 未尽事宜,由公司总经理办公室负责解释。 第九条 本细则与《档案管理办法》一并颁布施行. 附件三
经营档案管理细则
第一条 为了详实记录和反映公司经营管理活动的重要资料和证据，特制定本细
则。
第二条 本细则适用于公司经营相关的销售、租赁等活动中的经营档案资料的管理,
包括：
（一） 从项目前期调研到后期策划、宣传推广、销售（租赁)的各类市场调研报告、
活动方案、客户资料、楼书及针对客户的工作联系单等;
(二） 各类计划、合同、协议和各类统计报表及其它有效证件等档案的管理。 本管理细则不适用于工程发包合同、采购合同的管理（属于合同管理的范
围），也不适用于制度、办法、报表等的管理(属于文书档案管理的范围）.
第三条 职责
（一) 营销部负责公司经营档案的归档和移交。
(二） 公司办公室负责监督本细则的执行情况，负责接管营销部移交的经营档案。 （三） 营销部和物业管理公司分别备存客户资料。 第四条 归档时间
项目经营档案应在合同签订后的当月向公司办公室移交.各部门可保留合
同的复件或复印件。
第五条 档案要求
（一) 经营档案的装具和装订方法与文书档案相同.一份合同为一个立档单位(一
卷）.卷内文件按文件的重要程度排序：重要的在前，附件及说明在后。
（二） 卷内文件要逐份编号，用打印或钢笔字迹填写卷内文件目录.
(三) 案卷封面的各个项目均应填写清楚、准确，标题内容、名称等要完整、准确,
文字要简练通顺,标题不要超过三十个字.
第六条 经营档案的编号
开发以项目名称为编号，一个楼房号为一个流水号。其他产品以产品名称
和型号为编号。
第七条 经营档案在移交前，应按照《档案管理办法》的有关规定做好保管工作。 第八条 经营档案原则上不外借。需要查阅的,可以由档案管理员协助查阅;必须外
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借的，需经公司分管领导同意。
第九条 未尽事宜,由公司办公室负责解释。 第十条 本细则与《档案管理办法》一并颁布施行。 附件四
会计档案管理细则
第一条 会计档案是公司经营管理的重要资料，为了保守公司的机密，维护会计档
案的安全与完整，特制订本制度.
第二条 本细则适用于公司本部各类会计档案的管理，包括：
（一） 会计凭证类:原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 （二) 会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计
账簿。
（三） 财务报告类：月报、季报、年度财务报告，包括会计报表、附注及财务状
况说明书，其他财务报告。
（四) 其它类：银行存款余额调节表、银行对账单、付款签报及招待费申请单及其
他应当保管的会计核算专业资料、会计档案移交清单、会计档案保管清单等。
第三条 职责
(一） 财务部负责会计档案的立卷、归档、保管、查阅等管理，严防毁损、散失和
泄密.
(二） 公司办公室负责监督本细则的执行情况.
第四条 会计凭证登记完毕后,必须按照分类和编号顺序保管，不得散乱、丢失. 第五条 记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序折
叠整齐,按期装订成册，并加具封面,注明单位名称、年度、月份和起止日期、凭证起止号码,由装订人在装订线封签处签名或盖章.
第六条 会计档案的保存
（一) 财务审计部应指定专人负责保管会计档案,定期将财务审计部归档的会计资
料按类别、按顺序立卷登记有效。
(二） 会计档案的保管期为永久保存和定期保存两类，具体类别和保管年限详见附
表。
第七条 会计档案的借用
（一） 财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定借阅，及时归还原处，
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若要查阅入库档案必须履行查阅会计档案登记手续。
（二） 公司内部其他人员若因公需要查阅会计档案时，必须经财务部经理同意后,
方能由档案管理人员接待查阅。
（三） 外来单位人员因公需要查阅会计档案时,应持有效证明,并经总经理批准后，
方能由档案管理人员接待查阅,并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅事由。
（四） 会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况,需带出室外复印时，应由档案
管理人员进行复印。
第八条 会计档案需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经总经理批准
后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由财务审计部经理共同参加，并在销毁清册上签名,销毁清册永久保存.
第九条 由于公司会计人员的变动等需要转交会计档案时，应办理转交手续,并由
监交人、移交人、接受人签字。
第十条 未尽事宜，由公司办公室负责解释。
第十一条 本细则与《档案管理办法》一并颁布施行。
附表
会计档案保管期限表
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 档 案 名 称 记账凭证及原始凭证 银行存款余额调节表及对账单 手工会计簿账 计算机账簿 辅助账 各种报表 年度会计报表 会计移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 保管期限（年) 15 5 15 永久 15 3 永久（包括文字说明） 15 永久 永久 附件五
影像档案管理细则
第一条 加强公司影像档案的管理工作，更好地保护和利用影像档案信息资源,制定
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本细则。
第二条 本细则适用于公司在生产、经营、管理等各项活动中形成的所有有保存价值
的录音、录像、照片等特殊载体的档案资料。
第三条 职责分工
（一） 公司办公室负责定期将分散在公司各部门、各项目部、个人手中具有保存价
值的声像、影像材料收集，负责集中保管公司各方面的影像档案资料。
(二） 各部门负责将声像资料整理、归档,向办公室移交。临时需要时，再办理借阅
手续.
第四条 影像档案的归档范围
（一） 反映重要历史面貌的影像档案；
(二) 各级领导人和著名人物参与本公司重要公务活动形成的影像档案; （三） 本公司的各种重要会议的影像档案； （四） 开发项目的影像档案;
(五） 本公司组织或参加的重要活动的影像档案； （六） 重大事故的影像档案；
(七) 公司摄制的或反映本公司工作活动的专题VCD等. 第五条 影像档案的归档要求
（一) 力求是原底片、原件，尽量避免复制件。
(二） 归档材料要齐全完整，照片归档时，应同时有底片及文字说明.录音、录像磁
带归档时，也要有简要的文字说明。文字说明包括：事由、时间、地点、人物、背景、拍摄人六要素。
（三） 归档的照片若为普通相机拍摄,应将照片和底片同时归档.若为数码机拍摄可
移交复制文件。
第六条 影像档案的整理、鉴定、编目
（一） 照片档案的整理、鉴定、编目：照片档案由底片、照片及文字说明构成。其
整理方法要符合国标《照片档案管理规范》的要求。照片的分类组卷一般按年度－专题分类组卷；照片的编号为案卷号－照片号。
（二） 录音、录像档案的整理、编目:以盘或盒为保管单位，编号按收集归档的时间
顺序结合内容分别编制案卷的流水号.格式如下:类别代号－顺序号。
第七条 影像档案的归档时间
公司各部门在形成影像档案后应在一周内向公司办公室移交.
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第八条 借阅影像档案应经办公室主任审批。
第九条 未经允许,借阅人员严禁损坏或私自刻录、编辑影像资料。违反者，公司给
予“严重警告”处分;损坏档案资料致使无法恢复的,公司酌情给予500元以上的罚款.
第十条 未尽事宜,由公司办公室负责解释.
第十一条 本细则与《档案管理办法》一并颁布施行。 附件六
实物档案管理细则
第一条 为了确保对公司实物档案进行有效管理,制定本细则。
第二条 本细则适用于对公司在生产、经营、管理等各项活动中获得的奖杯、奖旗、
证书、旧印章，公司与外界交往中接受的礼品以及上级领导的题字、书画等.
第三条 实物档案的分类 （一） 各类证书、证件； （二) 奖杯、奖旗、奖章； （三) 旧印章；
（四) 其它类（接受的礼品、纪念品、书画等). 第四条 职责分工
以公司名义获取的实物档案均由办公室统一保管,公司、各部门和各项目部各时期的
旧印章作废后由办公室统一保管。
第五条 各部门对公司所属的实物档案要及时移交到办公室,不得以任何理由据为
已有.办公室档案管理员对移交的实物档案要及时登记，办好移交手续。
第六条 个人在相关领域中获奖的各类奖品和奖励证书,由公司支付评奖费用的，原
件交办公室保存;由个人支付评奖费用的，将各类奖品的照片和证书的复印件交办公室保存.
第七条 实物档案的编号组成:类别代码+实物档案顺序号。
第八条 实物档案的保管应做到“八防”.纪念品等有观赏价值的可放在展柜内,旧
印章等重要实物要存放在保险柜内，由专人保管。
第九条 实物档案一般不外借.为方便利用可将实物档案拍成照片后装订成册。 第十条 实物档案的保管期限为长期或永久。 第十一条 未尽事宜，由公司办公室负责解释。
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第十二条 本细则与《档案管理办法》一并颁布施行。
文件移交归档登记表 文 件 名 称 文 件 编 号 归 档 编 号 保 密 等 级 说明: 文件总数 归档存放处 保 管 期 限 归档时间 送交人 接收人 修 改 变 更 记 录 修改日期 更改单号 送交人 接收人 存档变更记录 2。6 文件管理制度
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第一章 总则
第一条 为加强对各类文件的统一管理，减少文件数量，提高发文质量和组织管理
工作的效率，充分发挥文件在各项工作中的先导作用，结合公司的实际情况，制订本制度。
第二条 本制度所称“文件”是指公司的所有文本文件和电子文件，包括: 1、外来文件； 2、公司公文文件; 3、公司管理体系文件； 4、工作记录。
第三条 文件管理包括文件的收发、保管、作废等。
第四条 公司各类文件由办公室归口管理，其他部门负责与其业务有关的文件的管
理.
第二章 外来文件的管理
第五条 外来文件包括：
(一） 法规性文件，包括国家、省、市颁布的相关法律、条例、通知以及行业规范、
标准等.
（二） 行业主管部门和相关单位的来函、来文； （三) 商务信函、通知。
第六条 公司各级人员在外出时应注意收集与公司及个人业务有关法规性文件.获
得外来文件后,当事人应识别文件的内容、性质。涉及其它部门、人员业务的,应主动告知其它部门和个人，并在取回文件后7日内将文件原件交公司办公室，个人可根据需要保存文件复印件.据为己有或逾期不报的，公司给予口头警告处分.
第七条 各部门每月向办公室报送《外来文件登记表》。办公室汇总后,以适当方式
予以公布，以便外来文件在公司的共享利用。
第八条 公司办公室应指定专人下载法规性文件，并根据文件内容打印、分发给公
司高层管理人员和有关部门负责人。公司各部门负责人应在本单位内指定专人下载与本单位职责相关的法规性文件，并根据文件内容转交给办公室和相关领导。
第九条 文件接收人员在接收行业主管部门和相关单位的来函、来文时，应注意检
查封口和邮戳.对开口和邮票撕毁的函件可拒绝签收.签收后的来函、来文
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应在当日内交办公室,由办公室行政秘书拆封。办公室行政秘书根据文件内容，送交公司有关领导、有关部门，并在《外来文件登记表》上做好登记.
第十条 文件接收人员在收到各类商务信函后,根据信封的内容分别采取以下处理
方式：
(一） 注明收件人姓名或职务的，应直接交收件人; （二） 注明接收部门的，应直接交部门； （三） 收件人是公司的，全部交办公室处理。
第十一条 任何人员严禁拆看其他人员的信函.错投或误拆的，应及时转交收件人。
私自拆看他人信函的，收件人可追究当事人的民事责任。
第三章 公文文件
第十二条 公文文件是指以公司名义发出的通告、决定、决议、请示、报告、编写
的会议纪要和会议简报等。文书文件是公司在经营管理过程中所形成的具有约束力和规范体式的公务文书，是传达贯彻上级方针、政策，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。
第十三条 公司发文一般由承办部门拟稿，办公室审核、统一编号,报总经理签批
后发文。
第十四条 发文的用途
（一） 公司内部发文主要用途： 1、公布公司规章制度； 2、转发主管部门文件；
3、公布公司体制机构变动或人事任免事项；
4、公布公司重大生产、技术、经营管理等工作的决定； 5、发布有关奖惩决定和通报； 6、其它有关公司的重大事项。 （二） 公司对外发文主要用途:
1、对行业主管部门呈报申请、请示报告等; 2、同业务关系单位联系有关工作联系事宜。 第十五条 发文程序
（一) 公司各部门需要发文，应事先向分管副总经理提出申请。
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（二） 分管副总经理同意发文时，承办部门根据实际需要草拟文件初稿，草拟文
稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。
（三) 文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、
印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期.
（四) 办公室应根据公司领导的要求和公司有关规定，对文稿进行审核和修改.对
涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。
(五） 经办公室审查修改后的文稿，送分管副总经理核稿。分管副总经理应对文稿
内容、质量负责。需要会签的文稿，应在交付打印前送有关部门会签.
(六) 文稿审核会签后，按批准权限的规定请公司领导签发。
（七） 经领导批准签发后的文稿交办公室行政秘书统一编号，印发。文件发放时，
做好发放记录。
第十六条 公文的格式、字体、字号等应遵循行文规范,办公室核准无误后由总经
理签发。
第十七条 公文的归档、保管、借阅等参见《档案管理办法》的有关规定.
第四章 公司管理体系文件
第十八条 公司管理体系文件是指公司为完善治理结构、规范内部管理而颁布、下
发的各类规章制度、规程、程序、作业指导书等制度性文本文件,包括：
（一） 公司章程、专业委员会议事规则等公司治理文件； （二) 公司各项管理制度；
(三） 公司其他为规范各项工作过程或项目开发流程而起草的规程、程序、作业指
导书等。
第十九条 公司管理制度由公司总经理办公室联合各项制度的主控部门沟通起草. 第二十条 管理制度会签
（一） 起草完成后管理制度必须进行会签.
（二） 公司总经理办公室负责组织文件的主控部门和相关部门的人员进行文件的
讨论、修改和会签,或者提请公司总经理进行会议讨论。
（三) 文件的主控部门起草公文，公司总经理办公室审核后，呈交总经理签发“颁
布令\"。
第五章 工作记录
32
第二十二条 工作记录是指在日常经营管理工作中形成的可验证、可追溯的各种报
告、方案、记录表单等。
第二十三条 与业务有关的报告、方案书等由各部门负责留存，负责记录表单格式
的设计和修改.
第二十四条 公司总经理办公室负责与管理制度有关的记录表单的统一管理，包括
编制、印刷和发放使用，并在体系文件评审中检查记录表单的及时性、真确性和有效性。
第六章 附则
第二十五条 文件送达
(一) 公司对外送达文件时，应由接收人在“文件送达签收记录”上签字。 (二） 在交接文件时,不能当面交接的,应电话告知接受人。
第二十六条 公司文本文件可以电子文件形式进行下发、保存,电子文件与文本文
件的效力等同。
第二十七条 公司各类文件的立卷、归档、保管、借阅、保密、销毁等执行《档案
管理办法》的有关规定。
第二十八条 合同、协议等特殊文件的管理执行《经济合同管理办法》的有关规定。 第三十条 本制度由办公室负责解释。 第三十一条 本制度自颁布之日起施行。
外来文件登记表
年月 序号
文件名称 33
发文单位 发文时间 登记号
备注:各部门、项目部每月报送一次，办公室汇总后公布.
2。7 出差管理制度
第一条 为了严格实行出差审批制度，加强出差费用管理,提高出差办事的效率，
制定本制度
第二条 本制度适用于公司本部各级人员的出差管理，包括商务考察、谈判、参观、
会议、学习培训等.
第三条 管理职责
财务审计部负责差旅费的标准控制，各职能部门负责本部门人员出差报
批、安排,差旅费审批按规定的程序和权限执行。
第四条 出差申请
出差人员应于出发前填写《出差申请表》，一式三份，经批准后，一份报
所在部门备案；一份报财务审计部；一份出差人员自留。如情形特殊来不及办理出差申请手续的，应在出差归来后补办。
第五条 出差审核权限
（一） 部门经理以下人员出差:由部门经理批准。 （二） 部门经理出差：由分管副总经理批准。
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(三） 副总经理等公司高级管理人员出差：一律由总经理批准。 (四） 总经理、副总经理出差需告知办公室主任.
第六条 出差前,员工可按预算标准和实际需要预借差旅费。预借差旅费经由总经
理审批、财务审计部核准后借支.出差归来后应在一周内呈报核销。如当月未报销者,财务审计部可在薪资中扣减。
第七条 差旅费
（一） 差旅费包括以下往来交通(火车票、飞机票、船舶票）费、市内交通费、住
宿费及其他费用。
(二） 交通食宿费标准(后附）
（三） 出差人员出差期间补助标准（后附）。
如出差或参加外地会议、学习班时餐费由单位支付，则不再享受出差补贴，
报销时，报销单上应注明餐费自理，还是单位承担。
（四） 出差期间借住亲朋好友家，所节省住宿费用，按规定标准的50％发给个人. （五) 出差人员必须严格执行规定的费用标准,超出部分自理.
（六) 低报销标准人员随高报销标准人员出差，按高报销标准人员费用标准执行。 第十四条 差旅费报销审批
(一) 差旅费报销时,报销人首先应将报销单交财务审计部按规定的标准审核签署
意见。
（二） 部门经理以下人员的差旅费在规定的标准范围内，由部门经理审批,超出标
准范围内的由分管副总经理审查并签署意见,报总经理审批.
（三） 部门经理的差旅费在规定标准范围内经分管副总经理审批，超出范围内的，
由分管副总经理审查并签署意见，报总经理审批。
（四) 副总经理以上人员差旅费,直接呈总经理审批.
第十五条 自带车辆出差的，在途中就餐的费用予以报销，但标准不得超过差旅补
助标准.
第十六条 出差人员在出差前应事先与有关单位联系,紧密安排行程计划，尽量避
开公休日.若无法避开公休日，应以公务为重，继续执行出差任务。如遇工作联系单位公休，无法开展工作时,可安排休息。
第十七条 出差过程中因生病、交通中断或出现其它意外情况导致不能按期返回
时，出差人员应及时告知直接上级。经直接上级同意后可以超期停留。
第十八条 超期出差归来后应先上班，在处理完紧急事务后再休息。出差时间不足
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三天的，可休息半天;出差时间超过三天的，可休息一天;出差期间遇公休日而继续工作的,可以调休.未调休的，公司也不支付加班费。
第十九条 公司各下属项目部的出差管理可参照本规定执行，或另行制定相应制度
文件,并报公司办公室备案。各项目部对差旅费用进行有效控制;公司通过预算和管理费用包干管理对相关费用进行总体控制.
第二十条 未尽事宜,由办公室负责解释。 第二十一条 本制度自颁布之日起施行。
差旅费报销标准 级别 标准 类别 A B C D 高管人员 住宿 标准 500 400 300 200 伙食交通 补助 100 80 70 50 部门经理 住宿 标准 400 300 200 100 伙食交通 补助 80 70 60 40 住宿 标准 200 150 120 100 员工 伙食交通 补助 60 50 40 30 特别说明： 1、 2、
以上标准是上限标准。标准降低时，公司也不予补贴。
高管人员交通费实报实销。部门经理出差距离达1000公里以上的可乘飞机或软卧.其他人员遇特殊情况需乘飞机的，需经总经理事前批准。
3、
两人出差且能同住一室，两人住宿标准为单人住宿标准的1.2倍，就高不就低,由当地出往外地当天21:00以后不享受伙食交通补助；由外地返回本地当天8：00以前不享受伙食交通补助。
4、 对方承担交通食宿费的，差旅费相应扣减。
5、 市内交通费原则上不再予以报销。出差人到站或离站,机场、车站至市区的
出租车票据据实报销.其他特殊情况经审批人确认后可据实报销。
7、 各级人员超过规定的差旅费报销标准的费用，原则上不得报销，由于特殊
情况造成的，需要报销时，应报请总经理批准.
8、 其它费用还包括在出差目的地的文件处理(打字、复印、传真等）费、礼品
费、招待费等，据实报销。
9、 地区划分
地区类别
范围 36
A B 北京、上海、深圳、广州 重庆、天津、珠海、厦门、青岛、烟台、大连、宁波、汕头、湛江、揭阳、潮州、梅州、常州、东莞、中山、无锡、苏州、佛山、绍兴、温州、江阴、南京、杭州 C D 除A、B类以外的省会城市 ABC类以外的市、县 37
出 差 申 请 表 部门 申请人 职 务 目的地 时间 天数： 天， 月 日至 月 日 出差 事由 第1天 第2天 预定工作第3天 第4天 计划 第5天 第6天 第7天 出差目标 差旅费 分管领导 总经理 2。8 交通、通讯补贴管理制度管理办法 第一条 为规范管理，减少费用支出，节省开支，特制定本办法 第二条 适用于公司全体员工(工作未满一个月者除外); 第三条 交通费补贴
1、公司给予员工相应的交通补贴，与工资一起发放，交通补贴标准为：普通员工
100元/月，部门经理以上200元/月，有公配车辆及享受私车公用补助者不享受该项补贴。
1。1、员工因公事需外出,自己合理安排行程，使用交通工具，最大程度的提高工
作效率。
1.2、本办法实施之后,原则上不再报销市内交通费（包含打的费和公交费),有紧
急事情需立即办理或有其他特殊情况必须打车者，书面请示公司领导获批后
38
给予报销交通费用,如未来得及书面申请则先口头请示之后补办手续，然后交财务部留存,以供签批报销单时对照查阅.
1。3、随着公司业务发展，某些岗位需要频繁外出，公务交通支出明显增多，员
工可提出书面申请，经公司领导批准后适当增加其补贴标准。 1.4、享受公司交通费补贴的员工，公司一律不再报销交通费用. 第四条 通讯费补贴
2、为方便联络,公司提供内部联网号码,给予相关人员通讯补贴，通讯补贴随工资
一起发放。 2。1补贴标准
普通员工50元/月,部门主管以上100元/月。
2。2、如因工作内容增加，实际产生话费远远超支者，个人可填写申请表，经公
司领导批准后增加其补助标准。
2。4、享受话费补助者保证通讯通畅，部门经理级及以上人员24小时开机，其他
享受通讯补贴者早7：30至晚10：00不得关机。公司将不定期抽查，未在规定时间接听电话的将给予处罚，直至取消通讯补贴. 2。5、享受通讯费补贴的员工，一律不再报销通讯费用。 第五条 附则
1、本办法的拟定和修改由公司办公室负责,经公司领导批准后执行； 2、本办法由办公室负责解释和执行.
2。9 计算机及附属设备管理办法
第一条 随着公司计算机及互联网络使用的普及，加强计算机及附属设备、网络系
统管理已经十分必要.为了保证公司计算机、附属设备及网络系统正常运行，保障计算机硬件、软件和储存资料的安全,制订本制度。
第二条 本办法适用于公司本部计算机及附属设备、网络系统的维护和管理。 第三条 职责
(一） 公司办公室是公司所有计算机、附属办公设备及网络系统管理的职能部门，
负责：
1、根据配置标准和实际需要购置计算机及附属设备;
39
2、对公司网络系统建设和使用进行统筹规划、组织协调、建章立制和监督检
查;
3、提供维护和技术支持服务。
(二) 各部门负责本单位计算机及网络使用的日常管理和维护工作,保证本单位计
算机及网络安全、可靠、高效地运行。各单位计算机具体操作人员应认真、系统地学习计算机知识，做好日常维护，确保计算机及存储资料的安全。 第四条 办公室行政主管负责计算机及附属设备、网络系统的具体维护工作。 第五条 计算机及附属设备的申购
（一） 各部门因工作需要而必须配置计算机及附属设备的,使用人员应填写申请，
总经理审批后,由办公室负责购置。
(二) 公司需要配置网络设备的，由办公室填写申请，总经理审批后购置。 第六条 公司按实际工作需要配置计算机. 第七条 计算机及附属设备的使用
(一） 各使用人应保证计算机附属设备等硬件的完好、清洁,认真做好防尘、防磁、
防潮、防高温、防火、防盗工作。
(二) 专用计算机不得让任何人使用，非专用人员未经许可不得使用。公司外人员
不得操作使用公司的计算机。
(三) 计算机仅限用于工作，不得用于玩游戏、网上聊天和其它非工作用途。 （四） 为防止计算机病毒的侵入,在复制文件时应谨慎使用软盘、U盘、光盘和移
动硬盘。如因使用不当造成数据丢失，公司视损失大小，可给予责任人100~500元的处罚。
(五） 在输入大量数据后，切记作好备份，防止丢失。若两小时以上不使用计算机，
应关机。打印机卡纸时应先关机，再取出碎纸。
（六） 未经许可不得更改系统配置和设置各类密码，不得私自拆卸或装接各种硬
件设施.
（七) 不得利用软盘、光盘和网络向计算机装载、下载除正常工作所需的程序和文
件.
(八） 公司所有计算机内的资料，除广告宣传和对外发放的公开资料外,均为公司
的商业秘密,未经领导批准,不得以打印、拷贝等任何方式提供给他人。
(九) 在使用中，如发现软硬件异常,不得擅自拆卸、维修,应立即通知办公室行政
主管进行维修。行政主管不能维修的，行政主管联系销售或生产商的系统
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工程师，以防止故障的扩大。如因使用不当而造成计算机故障，责任人应承担系统修复的部分或全部费用。如怀疑是计算机病毒,要立即切断网络连接。
(十） 下班时应关闭计算机和电源,以保证安全。公司会不定期抽查，如发现下班
后未关闭计算机和电源，首次罚款50元。累次发现未关闭计算机和电源，罚款数额翻倍。
第八条 计算机中所有资料均属公司所有,属于公司商业秘密.任何人员未经允许
严禁擅自查看他人计算机的信息,严禁窃取资料或复制、转让或出售他人。违者,公司视情节严重程度给予严重警告、罚款直至追究民事责任.
第九条 网络使用管理
(一) 因实际工作需要必须安装网线的，应报办公室主任同意后，由办公室协助安
装.
(二） 上网者不得利用网络进行与工作无关的活动。在工作时间游戏、网上聊天的，
公司给予口头警告并处以30元/次的罚款.
（三） 上网者必须严格遵守国家有关安全保密和计算机互联网的法规，不得利用
网络从事涉及安全保密、宗教、政治、色情等领域的违法犯罪活动.
(四） 使用电子邮件收发文件时，应遵守以下规定:
1、发送电子邮件前，要认真核对对方的电子邮箱，以防错发； 2、严禁打开不知道发件人的电子邮件，以防病毒侵入.
第十条 办公室行政主管要定期检查各部门的计算机的使用情况，定期对公司计算机网络系统进行检查、维护、更新或升级,并做好检查、维护记录.
第十二条 未尽事宜,由办公室负责解释。 第十三条 本制度自颁布之日起施行.
2。9 印章管理办法
第一条 为了保证印章使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜
绝违法行为的发生,制定本制度。
第二条 公司印章包括： 1、公司公章； 2、法定代表人姓名章；
3、财务专用章、发票专用章、合同专用章等各类专用章； 4、相关公司或子公司各类印章.
41
第三条 印章的刻制
（一） 公司印章刻制均须报总经理批准，由办公室凭公司介绍信到公安机关指定
单位办理刻制手续.
（二） 印章的形体、规格、材质、格式等应符合国家有关规定，数量满足使用要
求。
第四条 办公室对新印章要做好戳记，并留样保存，以便备查。 第五条 印章的保管
（一） 公司印章必须分类由专人保管，其中：
1、公司公章、合同专用章、法人代表人名章由办公室主任保管; 2、公司财务章(包括财务专用章和发票专用章）由财务部指定会计保管，
法人代表人名章由财务出纳保管。
（二) 印章保管必须安全可靠，公章、财务专用章、合同专用章要放在保险柜或
有锁的抽屉内.印章使用时，要随用随拿，用后归位，严谨随意放置。
（三） 保管人临时出差超过两个工作日的，应妥善移交并办理移交手续,以免贻
误工作.
第六条 保管人变动时须办理印章移交手续（书写收条）。 第七条 印章的使用 （一） 印章的使用范围
1、公章（法人章）的使用范围:
（1） 以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等；
（2） 以公司名义对内行文，包括决定、请示、报告、通知、通报、批复、意见、
函、会议纪要等书面文件；
2、合同专用章：以公司名义签署合同、协议时使用。 3、财务专用章:由财务审计部签署支票时使用。
4、发票专用章：由财务审计部对外收取各种款项，提供票据时使用。 5、法人代表专用章：由财务审计部出具支票时使用或对外签署合同、协议
时使用。
（二) 公司实行印章使用审批制度。
经办人填写《用印申请单》，本部门负责人签字，副总经理、总经理签字，
到印章保管处盖章。印章保管人应按以下程序谨慎使用印章:
1、公章(普通法人章)：（1）审阅、了解用印的内容;（2）查看《用印申请
42
表》；（3）用印。
2、合同专用章：（1)审阅、了解用印的内容；（2）查看《合同签订审批表》；
(3）用印.
3、财务专用章：(1)查看《付款审批表》;（2）用印。 4、发票专用章：(1）查看票据内容是否准确;(2）用印。
5、法人代表专用章：（1）支票已加盖财务专用章或法人代表已在合同、协
议上签字；（2）用印。
(三) 使用印章时,保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及
时请示领导，妥善解决.
（四) 严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印.特殊情况下，经总经理批准可在
指定用途的特定格式的空白凭证上盖章.
（五） 盖章时要集中精力，用力均匀，盖出的印章应端正、清晰、美观、便于识
别，防止盖歪或颠倒。
(六) 带有存根的介绍信、证明信或公函等要盖两处印章,一处盖在落款处，一处盖
在边接线上.
（七） 在合同、协议书上盖章时，要在落款处、骑缝处和修改处盖章。 (八） 凡是在公司落款处加盖印章的，要端正盖在成文日期的上方，并做到上不压
正文，下不压成文日期。没有公司落款的,要压成文日期.
(九） 除保管人外，其他人员不得将印章带离公司。保管人因工作需要必须将印章
带出公司的，应妥善携带，防止遗失或被盗。
第八条 下列情况下应停止使用印章： (一） 公司名称改变;
（二） 有关部门通知改变印章图样； （三） 印章损坏;
(四) 印章遗失或被窃，声明作废。
第十条 印章停用后,保管人应将印章交公司办公室封存或销毁。印章销毁须由两名
以上的人员进行销毁.
第十一条 印章遗失或被窃后,依法刊登“作废声明”广告. 第十一条 罚则
（一） 如违反本规定，未造成严重后果的，每次给予相关责任人人民币100元的
处罚；
43
（二) 如违反本规定,且未造成严重后果的，每次给予责任人人民币500元的处罚； （三) 如因违反本制度相关规定，给公司造成严重损失的,将给予责任人人民币
1000元以上处罚或辞退并追究法律责任.
第十二条 未按本制度要求使用、保管印章造成丢失的或者盗用、仿制印章的，公
司依情节轻重对责任者分别警告、罚款直至追究法律责任。
第十三条 公司各下属项目部的印章管理应遵照本规定执行。 第十四条第十五条 本制度由办公室负责解释。本制度自颁布之日起施行.
44
附：
公司印章管理责任状
印章是企业的标志，具有法定性、权威性和效用性。为加强印章管理，明
确印章管理人员所承担的责任,现制定如下印章管理责任状.
一、本责任状所签订者为负责管理、执掌公司公章以及业务专用章、法人代表的所
有印章管理人员。
二、印章保管要严谨、认真、保密.印章保管者要严格遵守用印制度，不得随意用
印，私自偷盖,确保印章保管安全。如违反印章保管原则，一经发现,立即开除,并承担相应的法律经济责任.
三、用印必须经公司领导批准同意。尤其是对外合同、协议、证明、担保证明等具
有法律效应的重要文件，一律报总经理同意后方可用印,如有失职,立即开除，所造成的一切后果,有印章管理人员负全部责任.
四、严禁擅自委托他人代管印章或代用印,委托他人代管印章须经总经理批准。如
经同意委托他人代管,须办理交接手续,注明具体交接时间,以明确保管责任，如未经同意，擅自将印章交给他人保管或代用印，予以罚款500元，并立即开除，如由此发生用印事故或被他人偷盖，一切后果，由印章保管人员负责。 五、如必须携印外出,经办公室审批后，报总经理批准，同时印章保管者必须随印
同行。如印章管理人员私自放印外出，将予以200元罚款；如发生用印事故,将追究印章保管人员的法律和经济责任.
六、印章应存放在保险柜内，随用随取，用毕锁好。钥匙要妥善保管，严禁乱丢、
乱放，如钥匙丢失，要立即报告。如发生用毕未锁、钥匙丢失、乱存乱放，每发现一次罚款100元，二次以上予以开除;如发生用印事故，将追究印章管理人员的经济和法律责任。
七、建立健全印章使用登记表，准确登记用印情况。公司总经理办公室负责检查。
印章管理人:
签订日期：二〇一〇年 月 日
45
附:
公司印章保管清单
保管部门、公司 保管岗位 印章名称 数量 用印申请表
46
申请部门 用印类别 文件名称及内容简要说明 申请日期 用印份数 印鉴留存
经理签字 审核人签字 经手人签字 印章使用登记簿 序号 文件名称 及发文号 印章 类别 份数 批准单位 批准人 盖章日期 经手人 盖章人 47
3.1 保 密 制 度
第一章 保密原则
1、保密原则
公司严格按照《中华人民共和国保密条例》执行，以确保数据库中涉及到用
户单位机密以及公司自身技术机密的不对外泄漏。机密的保管实行点对点管理办法,落实到人头，做到有法可依，违法必究,责任落实到位。
2、组织机构建立公司为保证保密工作的顺利开展,公司以负责人牵头成立保密工作
组，组员由档案管理人员、技术负责人、项目管理人员和公司经理组成，针对每个工程由项目负责人兼任保密责任人。 3、保密内容 保密内容包括： 1)重大决策中的秘密事项;
2）尚未付诸实施的科持成果、商业计划书、经营项目及经营决策； 3）内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录； 4）财务预决算报告及各类财务报表、统计报表； 5）所掌握的尚未进入市场或尚未公开、公布的各类信息; 6）职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料； 7）其他经公司确定应当保密的事项。 8）技术实现原理。
48
9）软硬件使用密码。 10）项目实施细节合同等。
49
第二章 细则
第一条 为了维护公司和客户的利益，特制定本规定,公司全体员工必须严格遵守. 第二条 秘密分为三等级：绝密、机密、密。为了维护公司和客户的利益,特制订
本规定，公司全体员工必须牢记。
第三条 严守秘密，不得以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公司机密或涉
及公司业务范围内的客户机密。
第四条 不得向其他公司员工窥探、过问非本人工作职责内的公司机密。对于公司
客户的安全资料进行保密,对所做安全防范工程的重点部门结构、防范措施和设备安装情况进行严格保密,相关资料由公司统一存档。
第五条 严格遵守文件(包括传真、计算机盘片）登记和保密制度。秘密文件存放
在有保密措施的文件柜内,计算机中的秘密文件必须设置口令，并将口令报告公司经理。不准带机密文件到与工作无关的场所。不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件。
第六条 严格遵守秘密文件、资料、档案的借用管理制度.如需借用秘密文件、资
料、档案,须经总经理批准。并按规定办理借用登记手续.
第七条 秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。因工作需要翻印、复
印时，应按照有关规定经办公室批准后办理。复制文件应按照文件、资料的密级规定管理。不得在公开发表的文章中引用秘密文件和资料.
第八条 会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人事、机构以及有争议
的问题。会议记录(或录音）要集中管理，未经办公室主任批准不得外借。
第九条 调职、离职时,必须将自己经管的秘密文件或其他东西，交至公司总经理,
切不可随意移交给其他人员。
第十条 公司员工离开时,必须将文件放入抽屉和文件柜中.技术部门的设计图纸、
原始资料等必须进行保密存放。
第十一条 对公司业务范围内的工程项目，按照国家安全防范等级制度进行密级划
50
分，并根据项目的密级级别制订相应的项目保密守则,原则上保证该项目从立项、调研、项目各类纸质资料，设计方案，运营资源分布,参与人员情况等等全部由该项目指定的人员进行独立存放，实行联合签名制度,保障所有资料在借阅、使用、复印过程中进行有效监督，防止泄密事件发生，计算机中的电子文档要进行加密处理，到项目结束后,将所有资料存储送保险箱存储，已备调用。51
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