货代业务流程

货代业务流程

1、 收到客户的原始货运委托书和销售填写的“海运出口业务结算单”

1.1、 核对货运委托书和“海运出口业务结算单”

1） 明确该客户基本操作步骤

2） 询问客户是否有特殊要求

3） 必须确定几点：成本和卖价（有亏损订舱的，需经总经理签字确认后方向订舱）；付费方式（PP/CC）；出HB/L还是MB/L；出B/L时，MB/L和HB/L的付款方式尽量保持一致，如做PC需要申请同意

1.2、与发货人初步沟通

1） 货物准备情况，确定大致装柜时间

2） 装柜方式A。内装 B．门到门

3） 报关文件准备情况，最晚送达时间

2、订舱

2.1、 缮制委托书

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2.1.1、出具本公司提单：

注意事项：

（1）美国线定舱特别注意中转港和目的港（MLB/AWE），港口限重的要求

（2）标明合约号。

（3）用合约定舱时，需套用大品名，若需要申请加品名，必须告知商务部，并确保合约在开船日之前生效

2.1.2、出具非本公司提单

我司托单直接根据客户货运委托书缮制，注意事项同上。

2.2、 向定舱代理传真托书后，及时电话跟进，确认对方配载有及时收到托单。

2.3、拿到定舱代理给的集装箱发放/设备交接单和三联单

3、装柜

3.1、 门到门服务：

步骤一：与客户沟通货手实际准备情况：

步骤二：确定装柜时间和地点，询问装箱联系人、联系方式；

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步骤三：交设备交接单给车队

步骤四：车队安排好拖车后，要求车队提供箱封号及司机手机号，便于跟踪箱子。

3.2、仓库装柜（内装）：

步骤一：收到货运委托书后，立即传真送货通知书给客户，并通知仓库；

步骤二：交设备交接单送到仓库，及时提箱；

步骤三：与仓库保持沟通，及时装箱；

注意事项：

（1）船名，提单号，港口，箱型必须正确（以场站收据为准）

（2）注意中转港代码的填定

（3）拿到退关通知后，及时联系仓库或车队，尽量避免产生额外费用。若已经产生，则以书面开式立即通知客户确认。

（4）与车队书面确认，集卡车要求必须到达工厂的准确时间。并在规定时间之前，与工厂、车队确认集卡车是否能准时到达，并通报相关同事。

4、AMS申报/确认B/L

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船开前3个工作日为AMS截止时间，在此之前，必须与客户确认B/L上各项条款、数据，按船公司（或同行）要求的格式及时发送。必须向客户明确指出 AMS申报的重要性，若发生延误或更改，及时与客户确认费用。

5、 报关（前提：确保集装箱进港区）

5.1、 预审报关资料

报关单证是否齐全（报关委托书，报关单，发票，箱单，核销单）

注意事项：

（1）在报关单上填上中文品名（需要经客户确认！）；查海关HS编码，初步审核品名归类是否正确，是否有特定的监管条件。

（2）图章是否齐全，如：报关委托书上的公章、法人章、核销单上的条码单、公章，报关单上的报关专用章。

5.2、让报关行来取报关资料

注意事项：

（1）提供报关资料时，在报关单上填定箱号，箱型。

（2）报关资料送出要有签收（需要登记核销单号码及送出时间）并及时跟踪报关情况与结果。

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（3）客户有特殊要求的，要及时与报关行联系。

5.3、遇查验

1） 及时告知客户，传真查验通知书给客户。

2） 查验完毕，需重新提供查验箱的封号，及时反馈查验结果和费用。

6、跟踪集装箱上船

具备条件：箱子已进港，放行的场站收据已送港区配载

注意事项：

（1）舱们紧张和节假日期间，提醒船公司确保此货物务必上船。

（2）有特殊情况，及时与部门经理沟通。

7、 出具提单

7.1、 出M B/L

与船东（或同行）按时确认MB/L、费用。船开后，若有月结协议的，及时取单；若无，通知对方及时开票，填定付款申请书后，交由计费审核、付款买单（注意我司发票抬头是否开正确！）；船开后2个工作日之内制作最终的业务联系单（经业务员确认），打印D/N，复印B/L，一起交由部门经理。B/L流转至计费负责放单。

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7.2、出H B/L：

集装箱上船的，立即打印提单，制作帐单，传真给客户作最后的确认。船开后2个工作日之内制作最终的业务联系单（经业务员确认），打印D/N，发B/L，并流转至计费。由计费负责放单。（另一方面，取MB/L程序与1同）

注意事项：

（1）客户要求预借、倒签提单、电放提单，需提供保函，并单票确认！

（2）操作人员不能直接放单！

（3）去美国的货，OCEAN B/L若为PP，不能做电放！防止货被提走，我司失去主控权！

8、发票

对于需要及时开税务发票的客户，提请客服经理审核各应收款，提请财务开票；对于需要在对帐结束后才开票的客户，则由计费与客户对帐完成后，通知财务开票。

9、 代理/PRE-ALERT

美加航线：在船开后尽早将H-B/L，INVOICE 传真经代理，正本M B/L及相关文件寄至海外。

近洋航线：在船开当天交H-B/L，M-B/L，INVOICE传真给代理。

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10、文件归档

一个月整理一次档案，要求归档文件文件必须是非传真纸。与客户往来的重要文件必须留底。

注意事项：文件归档要便于日后自己和他人查找！

11、退核销单

船开后3-4周，催促报关行退单。取回登记后，交由计费管理。

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