关于做好高职院校系级教学秘书工作的一点探讨

第３期　２００６年９月　闽西职业技术学院学报　Ｊｏｕｒｎａｌ　ｏｆ　Ｍｉｎｘｉ　Ｖｏｃａｔｉｏｎａｌ　ａｎｄ　Ｔｅｃｈｎｉｃａｌ　Ｃｏｌｌｅｇｅ　Ｎｏ．３　Ｓｅｐｔｅｍｂｅｒ　２００６　关于做好高职院校系级教学秘书工作的一点探讨　蓝茂瑞　（闽西职业技术学院土建系，福建龙岩３６４０２１）　摘要：从高职院校这个特殊群体出发，探讨独立设置的实行二级管理的高职院校系教学秘书工作主要职责：系教　学秘书是系主任的参谋助手，是全系对外交流、协调关系的桥梁，必须做好教学行政及学籍管理、教学质量管理工作，　尤其要重视信息收集、筛选及归类工作。同时不断学习创新。注重加强自身修养。　关键词：高职院校；教学管理；秘书工作　中图分类号：Ｃ９３１．４６　文献标识码：Ａ　文章编号：１６７３—４８２３（２００６）０３—００６７—０３　Ｄｉｓｃｕｓｓｉｏｎ　ａｂｏｕｔ　ｔｈｅ　ｗｏｒｋ　ｏｆ　ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｓｅｃｒｅｔａｒｙ　ｏｆ　ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔｓ　ｉｎ　ｈｉＩｇｈｅｒ　ｖｏｃａｔｉｏｎａｌ　ｃｏｌｌｅｇｅｓ　Ｌ～Ｎ　Ｍａｏ—ｒｕｉ　（Ｃｉｖｉｌ　Ｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ　Ｄｅｐｔ．ｏｆ　Ｍｉｎｘｉ　Ｖｏｃａｔｉｏｎａｌ　ａｎｄ　Ｔｅｃｈｎｉｃａｌ　Ｃｏｌｌｅｇｅ，Ｌｏｎｇｙａｎ，Ｆｕｊｉｎ，３６ａ４０２１，Ｃｈｉｎａ）　Ａｂｓｔｒａｃｔ：ｔｈｉｓ　ａｒｔｉｃｌｅ　ｇｏｅｓ　ｄｅｅｐｅｒ　ｉｎｔｏ　ｔｈｅ　ｍａｊｏｒ　ｄｕｔｉｅｓ　ｆ　ｏｈｅｔ　ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔ　ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｓｅｃｒｅｔａｒｙ，ａ　ｓｅｐａｒａｔｅ　ｉｎｓｔａｌｌｅｄ　ａｎｄ　ｓｅｃｏｎｄ—ｒａｎｋ　ｍａｎａｇｅｄ　ｓｅｃｔｉｏｎ　ｉｎ　ｈｉ　ｓｈｅｒ　ｖｏｃａｔｉｏｎａｌ　ｃｏｌｌｅｇｅｓ．Ａｓ　ａｎ　ａｓｓｉｓｔｎｔａ　ｏｆ　ｈｅ　ｄｅｐａｒｔｔｍｅｎｔ　ｄｉｒｅｃｔｏｒ　ａｎｄ　ｔｈｅ　ｉｎｔｅｒｍｅｄｉａｒｙ　ｅｔｂｗｅｅｎ　ｔｈｅ　ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔ　ａｎｄ　ｔｈｅ　ｅｘｔｅｒｎａｌ　ｗｏｒｌｄ，ａ　ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔ　ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｓｅｃｒｅｔａｒｙ　ｍｕｓｔ　ｍａｎａｇｅ　ｌｏｔｓ　ｏｆ　ｔｈｉｎｇｓ，ｉｎｃｌｕｄｉｎｇ　ｔｅａｃｈｉｎｇ　ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｏｎｓ　ａｎｄ　ｑｕａｌｉｉｔｅｓ，ｔｈｅ　ｓｔａｔｕｓ　ｏｆ　ｈｅ　ｓｔｔｕｄｅｎｔｓ，ａｎｄ　ｅｓｐｅｃｉａｌｌｙ　ｓｈｏｕｌｄ　ｐａｙ　ａａｅｎｔｉｏｎ　ｔｏ　ｔｈｅ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ｏｆ　ｈｅ　ａｔｒｃｈｉｖｅｓ．Ａｌｓｏ，ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔ　ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｓｅｃｒｅｔａｒｙ　ｓｈｏｕｌｄ　ｋｅｅｐ　Ｏｉｌ　ｌｅａｒｎｉｎｇ　ａｎｄ　ｉｍｐｒｏｖｅ　ｈｉｓ　ｏｒ　ｈｅｒ　ｏｒｉｇｉｎａｌｉｔｙ　ａｎｄ　ｓｅｌｆ—　ｃｕｌｉｖａｔｔｉｏｎ．　Ｋｅｙ　ｗｏｒｄｓ：ｈｉｓｈｅｒ　ｖｏｃａｔｉｏｎａｌ　ｃｏｌｌｅｇｅｓ；ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ；ｗｏｒｋ　ｏｆ　ａ　ｓｅｃｒｅｔａｒｙ　普通高等教育在社会主义市场经济条件下应趋向社会　化和大众化。高职院校的教育亦属于全日制普通高等教育，　其教学与管理和其它高校一样，当高职院校发展到一定规模　时，必须实行二级管理，在这种情况下。为了教学和管理工作　更好地开展．高职院校各系一般均配备教学秘书。从教学工　作中取得成绩的角度来看，系级教学秘书的工作尤为重要。　本文就系级教学秘书工作浅谈几点体会。　１系级秘书教学管理工作的主要职能　系主任的参谋助手，协助系主任搞好教学组织工作。　系级单位对本系的专业设置、教学计划、教学管理、学生　管理等方面有一定的独立自主权．而这些工作都是系主任应　该做的，此时，教学秘书在其中的作用十分重要。系级教学秘　书应及时了解掌握教学工作情况及教学计划实施情况，组织　教师观摩教学、系部听课、学生课堂评价，收集教学反馈信　息，并将这些信息经过整理、归类、分析以后，提出教学改革　及修改教学计划的措施及意见，及时反馈到管理决策部门和　教研室、教师本人，为其作出正确决策提供可靠依据。定期组　织召开学生座谈会，听取学生对本系教师教学意见．开展学　生评教，教师互评和教师评学活动，使日常教学活动更加规　范化，并由此形成了教学质量保证与监控体系。　１．２协调关系是秘书工作的一项重要职能和长期任务．系教　学秘书是全系对外交流、协调关系的桥梁　秘书是一个机关、单位承上启下、沟左通右、关内联外的　枢纽位置。秘书工作具有协调关系的职能。协调是领导工作　ｌＩ１秘书部门是党、政、军、群机关和企事业单位的综合性办　事机构，协助领导加强对机关、单位的管理是它日常工作的　主要内容也是它的重要职能　任何单位都需要处理大量事务，秘书部门作为机关、单位　公务活动的总枢纽，担负着协助领导进行指挥加强管理，推动　机关、单位和所管辖部门工作的正常开展的重任。系教学秘书　协调管理的职能主要体现在协助系主任搞好教学组织和教学　管理工作般的管理。工作具有协助管理的职能．系教学秘书是　【收稿日期】２ｏ０６—０４—１　６　【作者简介】蓝茂瑞（１９７（卜），男，福建上杭人，研究实习员、工程师，主要从事教学工作。　６７　维普资讯 http://www.cqvip.com

的重要组成部分．也是有效进行管理的重要手段。而在实际　工作中．领导者不可能事无巨细地去过问．大量的协调工作　由秘书和秘书部门去完成。秘书的协调职能有利于领导工作　的正常进行．有利于提高机关、单位的工作效能。　系教学秘书是沟通本系与教务处的桥梁。由于高职院校　外聘教师较多，所以教学秘书必须与外聘老师进行沟通，及　时把教务处的要求、老师对学生的要求、学生对老师上课的　建议和看法等及时传达给外聘教师．以便教学工作的顺利进　行。系教学秘书还是协调本系与其他各系、行政部门关系的　桥梁．系与系以及与其他行政部门之间具有相对的独立性．但　不是孤立的．各部门之间相互联系，在实际工作中必须要处理　好各方面的关系：同时还必须做好系领导与学生之间的交流　活动．定期召开学生座谈会或和学生个别交流，及时了解学　生的心理动态，及时把学校和系的要求传达给学生，把相关　信息反馈给系领导。以便更好地开展工作。　１．３系教学秘书必须做好教学行政及学籍管理工作　系教学秘书必须按照规定办理本系学生的休学、退学、　复学、转学手续，并将材料归档；协助系主任做好学生人学注　册、离校工作．并及时向教务处上报学生人数流动情况：每学　期期末及时将本学期所开课程及其他教学环节的学生成绩　输人电脑并及时向教务处报盘；在期末考试结束后汇总本系　各班补考课程，做好记载并报教务处．补考结束后做好补考　成绩登记工作及时报教务处。对于重修课程的安排，教学秘　书要协助系主任做好重修课程的管理和组织工作：协助系主　任做好毕业班学生成绩的核查上报工作，做好各类校外考试　以及选修课程的报名工作，整理名单按教务处要求上报。　１．４系教学秘书还必须做好教学质量管理工作　教学质量关系到人才培养质量，是高职院校立于不败之　地的灵魂。教学秘书应该配合系主任经常关心本系各专业的　课程教学质量，检查教师教学进度表的实施情况．教师的教　学情况；协助系主任组织召开有关学生座谈会，了解学生学　习中的问题及意见，及时向系领导汇报；协助系主任做好期　中教学检查及有关总结工作。每学期期末教学秘书根据教务　处教材工作的有关规定，在系主任的领导下，依据下学期教　学方案落实本系下学期各专业所需要征订的教材和印刷的　讲义资料等；新学期开始时，协助辅导员尽快并准确无误把　教材发到学生手中；正常上课后协助教务处做好本系教材的　结欠等工作。　２系教学秘书应高度重视信息收集、筛选及归类工作　信息、材料、能源成为当今社会科技进步和经济发展的　三大支柱。信息无处不有，无处不用，在人们的社会生活中，　一刻也离不开信息。信息是领导决策的依据．从某种意义上　说，秘书工作的全部内涵就是接受信息、加工信息、沟通信　息、贮存信息、反馈信息、利用信息。因此准确地向领导提供　信息，成为秘书工作的重要职能之一。做好该项工作尤其要做　好信息收集、筛选及归类工作。在市场经济条件下．正确认识　６８　系级办公室档案管理规范化建设的重要性，不仅是市场经济　发展的客观要求．而且也是为了适应经济全球化对高校教学　管理的挑战。概括起来主要有四个需要。即：它是遵循高校教　学管理规律的需要：是维护高校教学秩序的需要；是提高高校　教学管理效率的需要：是强化高校教学管理信息化的需要。　当前．系级办公室信息收集、筛选及归类工作规范化面　临着许多问题。在教学信息收集、筛选及归类工作行为方面　突出表现在：一是事后行为，容易被人们所忽视。二是一种无　形劳动，容易不被人们所重视。三是一种常规性工作．容易被　其他行政事务所取代。由于机构设置方面的原因．教学院系　机构一般都没有把行政工作和信息收集、筛选及归类工作分　开来．有的系级办公室虽然有专职资料员，但由于同在一个　办公室系统工作，其职责也经常混淆，常常被其他行政事务　所取代，难以全心投人这方面工作。因此．系级办公室信息收　集、筛选及归类工作经常处于不规范的无序状态。在教学信　息收集、筛选及归类工作手段方面，突出表现在：缺乏科学　性。按照办公自动化、管理科学化的要求．在这方面应当采取　现代化手段，而目前有些高校在这方面仍实行原始的手工劳　动方式，特别是在编制目录索引的方法上，还没有很好地通　过计算机这种现代化手段进行编制《档案目录索引》，在很大　程度上影响了系级办公室信息收集、筛选及归类工作效率。　在教学信息收集、筛选及归类工作信息化方面突出表现在：　一是高校由于长期受计划体制的影响，缺乏市场意识、服务　意识和信息意识，在一定程度上导致了信息资源开发、服务　与市场需求相互脱节的现象。二是不能完全按照市场需求来　开发索引信息资源领域，开发系统本身缺少应有的以用户为　目标的价值尺度，更不能及时地掌握用户的需求及其变化．　使管理信息化缺乏针对性和实用性，同时也造成信息资源开　发和利用过程中的盲目性和浪费性。三是不能严格按照时间　节约规律的要求，把握信息资源开发和服务的时效性．特别　是不能真正地依据现代科技信息网络来及时、迅速、准确地　开发信息资源，难以形成信息资源开发和服务功能的多元　化、信息产品的规模化、组织系统的网络化、操作手段的自动　化等立体型体系，难以全面显示管理信息化在高校管理中的　应有作用　加强系级信息收集、筛选及归类工作规范化建设．要做　好如下几项工作：一要提高对教学与信息收集、筛选及归类　工作规范化关系的正确认识。从高校发展的实践看．建立和　完善系级管理规范化，是保障专业教学工作中心地位、促使　教学工作顺利开展、提高教学质量的根本保证。为了加强系　级办公室教学信息收集、筛选及归类工作规范化建设．充分　发挥教学档案在教学管理过程中的积极作用．我们要按照市　场经济的客观要求，不断提高加强系级信息收集、筛选及归　类工作规范化意识。二要按教学环节的不同要求做好教学档　案收集、整理和归档工作。三要不断提高系级办公室兼职档案　管理人员的综合素质。四要按照信息化档案检索系统的要求．　维普资讯 http://www.cqvip.com

建立系级办公室教学档案管理信息化服务网络。建立教学档　案管理信息化服务网络，是为了在高校达到教学档案管理信　息资源共享的目的。五要根据教学档案管理规范化要求，建立　系级教学档案资料索引的标准化和自动化。必须采用计算机　等现代技术设备，加快计算机编制索引开发的系统、研制和推　广应用工作，实现索引编制工作自动化。六是部门领导要重视　和关心档案管理工作，提高本部门教学档案管理水平。　３加强学习．提高自身整体素质是做好系教学秘书的关键　３．１要进一步熟悉高职院校的办学、教学和管理的特点　高职院校属于社会力量办学，办学机制灵活，实行优胜　劣汰的市场法则。高职院校的教学方式也灵活多样，可以根　据市场对人才的需求自主确定专业以及课程的设置。高职院　校的教师、学生和其它高校的教师、学生享有同等待遇。但是　高职院校招收的学生基础等各方面较其它高校要稍逊些，所　以高职院校必须加强学生的管理．使学生把更多的精力用于　学习，以缩小与其它高校学生的差距。同时　高职院校要吸取　其它高校的有效办学经验．充分利用高职院校的优势和资源　更好地为职业教育服务。作为一个系教学秘书必须了解这些　方面的信息，以便更好地开展工作，也只有这样才能有针对　地安排和开展工作使本系的工作达到一种很好的效果。　３．２要充分认识系教学秘书在全系与全院中的地位．树立确　当的角色意识　角色意识，是人对自身在种种社会关系中的地位、作用、　权利、责任和社会形象的自我认知。系教学秘书对自己在院、　系中的承担的角色认识是否确当，直接影响着其参谋助手作　用能否很好地发挥。教学秘书在工作时要保持“忠实、服从”的　角色意识，不能自作主张，不能擅权越位，但是在工作中要为　领导提供信息、提建议、出主意，保持“参与、进取”的角色意　识，切实发挥其参谋助手作用。还有，本系与其他二级单位之　间是一种平行关系，不存在领导与被领导的关系，系教学秘书　应保持“平等、互助”的角色意识，做好本职工作，主动支持其　他部门的工作，但是切忌插手、干预其他部门职权范围内的工　作和活动。所以教学秘书要树立确当的角色意识．不要以为秘　书就低人一等，只有树立了确当的角色意识才能更好的工作。　３－３要加强政治、经济理论的学习　政治是经济的集中表现，秘书工作具有很强的政治性、政　策性，这就要求要加强政治修养，具有较高的政治水平。在学　习政治理论的同时还要加强经济理论学习．不仅学习社会主　义市场经济理论，同时还要加强对西方经济理论的学习．批判　地吸收其有用成分，为建设有中国特色的社会主义事业服务。　３．４要努力向领导的经验和智慧学习．向群众的优秀品质学　习．向一切社会生活学习　高校系、教务处以及院级领导都是某些专业领域的专家　教授，他们在各自的专业领域均有所建树．作为系教学秘书要　努力向领导学习，学习领导的经验和智慧。除了向领导的经验　和智慧学习以外，还要向群众的优秀品质学习，向一切社会　生活学习。因为只要是美好的东西必定包含着一种美好的文　化，它同样会起到陶冶性情，提高品味的作用，与读书学习有　异曲同工之妙。丰富多彩的生活本身就是一本伟大的教科　书，让我们读之不尽，用之不竭。　３．５要进一步加强自身的修养　一方面要加强专业理论的学习，提高业务理论修养。由　于社会分工不同，人们从事各不相同的职业．为胜任本职工　作需要，在不同岗位工作的人们都必须有相应的专业技能．　秘书作为一种职业，为搞好秘书工作必须加强专业理论的学　习。具有较高的业务理论修养。秘书业务理论一般包括两个　方面：一是有关秘书学的基本原理和基础知识。包括秘书的　职能、秘书的基本素养、秘书的职能环境、秘书的心理等方面　的知识。二是有关秘书实务的知识和实际操作方法、技巧等。　主要包括文书处理、公文的撰写、会务工作、信访工作、督查　工作、公关工作、事务管理、办公自动化等内容。这些构成了　秘书专业领域完整的业务理论和知识体系。另一方面要加强　专业理论的学习，提高业务理论修养的同时还必须加强自身　政治修养，道德修养，智能修养。加强自身修养的同时还必须　学习教育学理论、教育管理理论以及本系各专业相关知识　等。这是由教学秘书的地位和特殊的工作环境所决定的，也　只有加强各方面的修养　系教学秘书才能适应学校的教育事　业，也只有这样教学秘书才能胜任其本职工作。　３．６要树立创新精神，加大工作创新力度　所谓创新，就是主体综合各方面的信息，形成特定目标，　进而产生有社会价值的新成果的过程。秘书创新是指秘书人　员创造性地贯彻为领导意图，为领导工作提供最佳服务的能　力。当今社会是一个创新为特征的激烈竞争的时代，这样的时　代背景下，秘书具有较强的创新精神和创新能力，那种因循守　旧、只会逢迎领导的人，将在新世纪秘书队伍中失去立足之地。　总之，随着社会主义市场经济体制的逐步完善，作为一　名二十一世纪的具备高素质的系级教学秘书，要有较强的理　论思维能力，诸如能预见、善归纳；能分析、善综合；能比较、　善鉴别；能领会、善发挥。在具体工作中就要有调查、捕捉信　息的功夫，写出的材料要高质量，提出的问题和建议要有份　量，进谏要准确有度。要站在专业发展的制高点，尽可能延伸　视野，力争向前探索，要善于发现新的问题，提出新的见解：　在贯彻领导意图上，要善于拿出突破性的方法，为领导正确　决策提供必要的依据。　参考文献：　［１１李进．上海普通高校教学管理工作指南［Ｍ］．北京：高等教育　出版社．２０００．　［２］杜鹃．秘书与秘书工作［Ｍ］．北京：高等教育出版社，２００１．　［３】李明伦．秘书辅佐方略［Ｍ］．北京：书海出版社，２００１．　责任编辑：章颖　６９