２０１５一Ｏ５ 文艺生活ＬＩＴＥＲＡＴＵＲＥ ＬＩＦＥ 理论新探 论高校教学秘书的作用 陈娟淑 （普洱学院外国语学院，云南普洱６６５０００） 摘要：高校教学秘书是高校教学管理的主力军，本文阐述了高校教学秘书的工作职责，旨在分析高校教学秘书的作用。 文献标识码：Ａ 文章编号：１００５—５３１２（２０１５）１８—０２６５—０２ 关键词：高校；教学秘书 中图分类号．Ｇ６４７．２ 高校是培养人才的生力军。培养人才，也就是教育是高校的 主要社会功能之一。教育是高校生命延续的起搏器，是高校的心 脏。高校的教育主要是通过教学来完成，教学是高校最重要的任 务。现今，各高校都已配备了相应的教学秘书，教学秘书的主要 任务就是服务和管理教学以及和教学相关的人员。教学秘书是 高校教学管理中最基层的工作，也是高校教学有序进行的保障。 “它既充当教学管理的配角，又在教学管理实施中起主角作用。 高校教学秘书既是系主任的得力助手和参谋，又是院校规章制 度、教学计划的组织者和实施者，在院校和系之间起到纽带和桥 梁的作用。”哺校教学秘书是学校教学管理的前沿，直接接触教 学的实施者和对象，教学秘书工作的水平直接影响高校教学的 质量，因此高校教学秘书在学校的教学管理工作中起着十分关 键的作用。 一、高校教学秘书工作职责 高校教学秘书的工作内容繁琐而又复杂，其工作对象涉及 面广，有学校教务部门、本学院负责教学管理的领导、学生、任课 教师、班主任、其他二级学院等。而且，教学秘书的所有工作都是 为教学服务的，所以，各个对象之间又存在着不可分离的工作关 系。笔者根据自身多年在教学秘书工作岗位上的经验，总结得 出，教学秘书的工作职责主要有以下方面： （一）服从上级部门的工作安排 教学秘书工作中的首要部分就是完成教务部门下达的各项 教学任务和教学安排，具体工作有：及时收发、传达、处理各种教 学文件和通知；完成与教师、教学相关的信息采集工作；准备、收 集材料，接受教务部门的教学检查；协助教务部门管理和安排外 聘教师的教学工作；参加教务部门组织的教学会议，及时传达会 议精神和下达会议任务；协助教务部门完成各项等级考试的报 名、收费和准考证发放；根据教务部门要求，组织安排期中考试、 期末考试和补考的考前科目申报、收取命题卷、考场安排、监考 教师安排、领卷、装卷、发卷、收卷，考后的成绩登录、试卷袋整理 和试卷保管；根据教务部门安排，组织教师参加各项教学竞赛； 根据教学任务安排，编排课程表；组织召开学生座谈会，收取学 生对教学和教师的意见和建议；汇总、上交班级教学周志记录； 学籍核查工作；协助班主任完成学生实习统计工作；协助班主任 发放学生毕业证和其它等级证书等。 （二）协助本学院负责教学的领导开展管理和服务工作 二级学院负责教学的领导是学校一线的教学管理者，在教 务部门允许的范围内，他们有权制定、安排和管理学院的教学工 作，同时也需完成教务部门下达的教学任务。教学秘书需为领导 收集做好各项教学管理的依据，保证一线教学管理顺利进行。主 要工作有：协助领导开展教研活动；协助领导完成教学、教研方 面的各种计划和总结；收取教案、课件、教学大纲，提供给领导进 行检查；协助领导召开师生座谈会，收取师生对教学的意见和建 议，为管理提供依据；协助领导完成特色专业、教学成果和新专 业的申报工作等。 二、高校教学秘书的作用 高校教学秘书的作用大致可分为三个方面，分别是服务的 作用、管理的作用和协调的作用。 （一）服务作用 服务是高校教学秘书最基本的作用，高校教学秘书应为教 学服务、为教师服务和为学生服务。教学秘书就像一座桥，搭起 教务部门和教师、学生之间的联系，让各方通过教学秘书来实现 沟通，达成共识，完成各自应该承担的任务。 （二）为教学服务 “高校的性质和任务决定了学校的一切工作都要以教学为 中心。”②保证教学的合理运行是教学秘书的工作准则，教学秘书 的首要工作目标就是应为教学服务。为教学服务就要做到完成 教学相关的各方面工作，合理安排主管领导下达的教学任务；收 集、反馈教学各个环节的信息；保障教学活动的组织和落实；管 理教学档案；考试安排等。服务教学的宗旨就是让教学顺利开 展，让教学的管理者、实施者和对象从服务中受益。 （三）为教师服务 教师是教学的一线工作者，是教学秘书的直接服务对象。教 师在实施教学的过程中，会遇到各种需要解决的问题，教学秘书 就是教师的帮手。教学秘书应及时将教学任务下达到教师手中； 根据教师不同情况，合理安排课程；为教师提供学生名册；为教 师办理调、停课手续；为教师提供课程教材；收集和保管教师的 教学档案；按月认真统计和上交教师工作量；组织教师完成教学 奖励申报和课题申报；为教师提供教学所需的各类材料；协调教 师间的关系等。为教师提供全方位的服务，目的是让教师能够顺 利实施教学，保障教学的有序开展。 （四）为学生服务 学生是教学活动的接受者，也是教学秘书的主要服务对象 之一。教学秘书为学生服务，能够帮助教学开展取得效果。教学 秘书完成学生的报到、注册工作；管理学生学籍信息；按教务处 要求为学生办理休学、退学、复学等手续，保证学生学籍管理顺 利进行；为学生提供学籍相关证明；按教务处要求为学生办理转 专业申报、考试和编班工作；核查学生出勤，帮助学生提高自我 监控能力；为学生办理各类等级考试的手续；为学生实习和毕业 提供相关证明和材料；为学生征订学习教材和搜集各类等级考 试材料；搜集学生对教师和教学的意见和建议，及时反馈于领导 和任课教师。帮助学生解决课堂内外各类与学习相关的事情，让 ２６５ 理论新探 文艺生活ＬＩＴＥＲＡＴＵＲＥ ＬＩＦＥ ２０１ ５０５ —学生学习顺利开展。 校部机关、各部门的关系，以及院、系之间的关系，建立起相互了 （五）管理作用 解、相互合作、相互促进的融洽关系。更为重要的是经常协调本 院、系教师与学生有关教学的事宜，并在协调中摆正自己的角色 位置，做到到位不越位，参与不干预，出谋不决策，处处以集体利 益为重，自觉维护系领导集体与院。系的形象。声誉。”⑤ 管理是高校教学秘书的一项基本职能，也是高校教学秘书 重要性的体现。“教学管理是高校管理工作的核心内容之一。教 学管理水平的高低直接影响着教学质量的好坏和人才培养质量 的优劣。教学秘书是教学管理队伍的重要组成部分，是教学管理 一三、结语 高校教学秘书是一项平凡的工作岗位，然而平凡中也有着 它的特殊性和重要性，它为高校教学的开展提供了保障，是高校 教务部门和院系领导的好助手。高校教学秘书应意识到自身丁 作的价值，爱岗敬业，时刻保持积极、严谨的工作态度，脚踏实地 的完成每一项工作任务，发挥自己最大的作用。 注释： ①杜启明，江芳．高校教学秘书的角色分析ｍ．湖北民族学院学报（哲 学社会科学版），２０１２（０２）：１４３—１４５． ②肖卫．新时期高校教学秘书管理工作浅析『Ｊ】．教育与现代化，２００７ （１２）：７５－８０． 线的基层管理者。” 怍为教务部门的助手，教学秘书需要在教 务部门的指导和要求下监控教学过程和教学质量。同时，还需布 置教师撰写教学计划，检查教学计划的执行清况，协助教务部门 和本院主管领导检查教学质量，评估教学效果。教学秘书根据自 身工作经验，对工作进行总结和研究，及时发现问题，分析问题 并解决问题，“在教学管理中形成自己的建议和意见，一方面促 进教学管理工作取得新的进步，另一方面为教学管理、教学手段 和教学方法提出建议和意见，出谋划策。以保证教学秩序的顺利 进行和教育教学质量的不断提高。”④ （六）协调作用 教学秘书的工作性质决定了教学秘书需要与多个部门和多 方面的人员进行沟通、联系，协调多方的工作，起到一个中枢的 作用。有效的沟通是协调的前提，教学秘书只有具有了良好的沟 ③④张爱中，高来举．浅析高校教学秘书的工作特点、作用及素质ＩＪ】． 北京工业职业技术学院学报，２００７（０４）：８７—８９． 通能力，才能得到领导、教师和学生的理解与支持。“协调是在沟 通的基础上进行的。教学秘书一方面要完成教务处、系领导所布 ⑤徐东．教学秘书在高校教学管理中的作用及素质要求ＩＪｌ】．山西财经 大学学报（高等教育版），２００５（０３）：５８—６０． 置的各项工作；另一方面学会借助有效的沟通手段协调院、系与 （上接第２３８页Ｊ需求趋向传统和现代的文化结合、本土与外来文 众文化活动在实现品牌化过程中面对的共同难题是资金不足， 化的结合、高雅和通俗的文化方向发展，因此，品牌的群众文化 活动内容和形式不能长期一成不变，需根据时代的发展，对其进 难以维持其长久性、持续性，因此，健全资金投入机制显得十分 重要。在坚持以政府为主导，构建多层次的投融资体系，建立“赞 助公益文化事业抵税”等鼓励性制度，通过“资金投入”、“实物赞 行创新，使传统文化再创新中得以新生，激发群众文化活动品牌 活力。 三、构建群众文化品牌活动的具体做法 在了解群众文化品牌活动的构成要素后，笔者尝试根据要 素特征，并站在品牌活动策划角度，对构建群众文化活动品牌的 具体做法作以下探讨： （一）树立活动品牌意识，准确定位，科学规划 助”、“场地、设施设备免费租借”等方式多渠道筹集活动所需的 有形资产，为群众文化活动的品牌化运营提供有力的资金保证。 （四）加强群众文化人才队伍建设，提高活动品牌质量 群众文化人才建设是群众文化发展的生命线，也是群众文 化活动开展的源泉和动力。培养高索质的群众文化人才是打造 群众文化品牌的关键。群众文化人才主要分为活动的策划组织 人才及演出人才。当前我国群众文化发展现状来看，公益性的群 群众文化品牌构建是一项长期的战略规划，因此在策划前 期要做好群众调研工作，积极贯彻“从群众中来，到群众中去”的 思想路线，深入基础了解群众心声，并根据群众的精神文化需求 找准定位，明确活动预期目标，树立品牌意识，对活动系列性的 工作开展作周详、科学的规划。这种针对群众需求的活动策划， 更有利于扩大群众文化活动的辐射范围，为塑造一个具长远影 响力的群众文化活动品牌打下坚实的基础。 （二）重视地区文化资源的挖掘，创新整合形成特色 这里所说的地区文化资源多指地区传统的文化资源，地区 传统文化是地区的特色文化资源，也是现代群众文化的发展源 众文化活动策划组织类人员主要由文化事业单位人员担当，演 出人员主要由文化志愿团队担任。因此，要提高群众文化品牌活 动的策划水平，需加大对文化事业单位文化骨干的业务水平，为 其提供多种深造机会；另一方面还需积极从社会各界挖掘业务 精英，构建跨专业、跨行业、跨地域的群众文化人才的聘用，大力 发掘和培养热心社会公益事业的文化志愿者或团队，建立长期 有效的鼓励机制，大力鼓励文化志愿者投身参与到活动中去，并 为他们提供多种培训、交流及表演平台，提高活动品牌质量。 参考文献： 【１］赵媛．赵晓东．特色与创新——群众文化品牌浅析［Ｊ】．群文天地 ２０１５ｆ０１）． 头。传统的民间文化艺术资源多分布在生产力相对落后的山村 小镇，由于缺乏良好的资金支持，不能较好地保存和传承甚至濒 临灭绝。在实际活动策划中，要重视地区传统的民间文化艺术资 源的挖掘、统筹，在尊重民间艺术资源的特性及其内在发展规律 的前提下，通过与现代文化资源的创新重组，以群众所喜闻乐见 ２０１４￣０）． 的形式进行表现，从而实现优秀资源的再开发、再利用，形成具 青年时代，本土风采及时代气息的特色群众文化品牌活动。 （三）健全投入机制．构建多元化投资格局 【２蝎振泉．群众文化品牌的塑造『Ｊ】．岁月（下半月），２０１２￣９）． ［３］李晴．群众文化品牌建设和提升微探——以南通市文化馆为例［Ｊ］ １４１杨春苗．如何打造群众文化品牌【Ｊ］．北方文学（中旬刊），２０１４（０２）． ［５悄建华．浅谈群众文化品牌的魅力『Ｊ】．东方文化周刊，２０１４（２２）． 群众文化活动多依靠政府有限的财政资金支持，大部分群 ２６６