物业公司档案管理规章制度

目的

加强档案管理工作，保证档案的及时收集、归档、完整和有效利用。 适用范围

适用于公司档案室的各种档案的管理工作。 职责

主管行政公司领导负责外单位〔个人〕查阅档案的审批。 行政管理部经理负责公司员工借阅档案的审批。 档案员职责

1) 档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放； 2) 档案资料的交接；

3) 办理档案的借阅、登记、统计； 4) 执行相关保密制度； 5) 档案室设备、设施的管理等。 工作步骤 档案资料确实定

凡属以下几类资料均属归档资料：

1) 本公司根本情况资料，包括批文、营业执照、代码本、财产登记台帐、管理制度、合同、人事劳资、工作根本情况描述等资料；

2) 公司行文，包括发文、发函、会议纪要、报告、请示等； 3) 各部门资料，包括业务、行政管理等材料；

4) 外来资料，包括中央、省、市、区、集团公司来文、友邻单位及其它单位、组织来文及法律法规等；

5) 图书等参考资料，包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等；

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6) 其它。 档案编号 档案分划

为便于系统化管理，根据档案的内容和形式特征，将公司档案划分为八大类〔为一级分类〕，每一大类下再划分出假设干子类〔为二、三、四级分类〕。具体分划详见?档案分划编号表?

档案编号

为方便查阅档案资料，根据档案分划对档案进展编号。编号采用八位阿拉伯数字。具体编号方法如下：

1〕分类图示：

┌─┬─┬─┬─┐ │Ｘ│Ｘ│Ｘ│Ｘ│ └┬┴┬┴┬┴┬┘

│ │ │ └───── 第四级类，类数0～99 │ │ │

│ │ └─────── 第三级类，类数0～999 │ │

│ └───────── 第二级类，类数0～9 │

└─────────── 第一级类，类数0～99 每一编号的具体意义。

2〕案卷号、文件顺序号按电脑输入时间自动排序，从00000001开场。 档案地址确定

档案存放位置利用分类编号来确定。

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确定档案一级类存放区：根据各一级类档案资料的多少在档案架上划定各一级类档案存放区。各一级类档案存放区依序按从右到左、从正面架到反面架的顺序在档案架上标出。

各一级类档案区内的子级类档案依序按从右到左、从上到下的顺序排列。 每一份档案均存放在某一级类的档案盒内。

同一个档案盒内的档案资料按编号顺序从上到下排列存放。

每一类档案在柜架存放时均须留有一定余地，以保证新增档案的存放。 归档管理 归档前资料管理

1) 分散在各部门的资料归档前由各部门兼职资料员负责管理。 2) 各部门必须设置资料固定存放处，并将资料分类放入不同的卷宗内。 3) 各部门负责人对应归档资料的完整、完好负责。 归档时间

各类档案资料视其类别、性质等不同，分别按如下原那么确定归档时间。 1) 公司批文、供水、供电增容方案指标下达执行书等重要文件随时归档；

2) 法律诉讼、外来文件等资料处理完毕即行归档； 3) 用户资料在用户办理完各项手续后即行归档； 4) 各项工程资料在验收后一个星期内归档；

5) 各部门当年的业务、行政管理资料、行文、承包合同、人事劳资等资料在翌年的第一季度内归档；

6) 图书资料购置后即归档，期刊、杂志半年归档一次。 7) 其它资料按公司领导确定的时间归档。 归档要求

1) 归档资料必须完整，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全；

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2) 归档的文件资料必须是原件。部门须常用的资料可留用复印件，原件归档。书写材料必须是耐久的纸张、墨水，不得使用铅笔、圆珠笔，纯兰墨水； 3) 归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确〞，设计的修改也须在图纸上反映出来。

档案资料移交

1) 资料归档前各部门须按类整理好，并填写?档案资料移交清单?。 2) 移交时，档案员须仔细核对移交的资料，核对无误后，交接人在移交清单上签字。

3) 移交清单一式两份，交接人各留存一份。 资料编号归档

档案员把各类移交资料按编号方法进展整理、编号。

档案员须把每份档案资料名称、编号和归档时间等逐一登记在?登记册?上。 编号后的档案，按4.3“档案地址确定〞的规定上架排列存放。 档案管理

档案室由行政管理部负责管理，行政管理部指定档案员负责具体管理工作。 档案员岗位职责

1) 档案员必须熟练掌握档案业务知识，了解、掌握公司职能活动和档案材料情况。

2) 档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放、管理等工作。 3) 档案员负责催促各部门档案资料的移交工作。 4) 档案员负责档案资料的借阅、登记、统计等工作。

5) 各部门兼职资料员必须配合公司档案员做好有关档案资料的收集、整理及交接等工作。

6) 档案员必须按要求做好保密工作。

7) 档案员必须做好档案室设备、设施的保管维护工作。

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8) 档案员必须完成公司安排的其它相关工作任务。 档案保管

1) 档案架合理排放，既保证光线充足、通风，又能方便使用。

2) 档案室必须每天清洁一次，每周大扫除一次，保持清洁卫生。

3) 档案室内严禁烟火，室内须配灭火器材，档案员必须掌握正确使用灭火器材的方法。

4) 保持档案室枯燥，定期在柜架中投放枯燥剂。 5) 雨季加强检查，每逢大雨必须检查档案室有无漏水、渗水现象，雨后即检查档案有无潮霉现象。

6) 档案柜架内须定期投放防霉、防鼠药品，定期检查档案有无霉变、鼠咬现象。

7) 发现档案有潮霉、鼠咬情况，应立即采取措施加强防范，对已造成损坏的档案进展修复、补制。

8) 下班时或档案员离开时应仔细关好、锁好门窗。档案室钥匙除档案员外，其他人不得持有。

档案鉴定与销毁

文书档案资料保存期限分别为短期15年、长期25年、永久三类。城建档案的保存期限分为短期30年，长期70年，永久三类。

公司抽调各部门有关人员组成档案鉴定小组，鉴定小组负责审议、鉴定档案资料的保存期限。

鉴定小组于每年的最后一个季度内召开一次鉴定会，审议、鉴定新增资料的年限及应销毁的资料。

档案资料的销毁由档案员具体执行，鉴定小组委派一人监视执行。 销毁档案编号的处理

经鉴定不需保存但暂时不能销毁的档案，将其从原存放架上取出，用X(表示暂存记号)标识记号，并将其装订放入专门存放区内。

档案销毁情况均须登记在?天中物业管理档案销毁登记表?上。

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档案借阅

档案资料一般只限于公司员工及集团公司需要查阅的人员查阅。 外单位及个人因工作需要查阅档案的，必须经主管行政副总经理批准。 档案一般只限于在档案室内查阅，因工作需要借出时，必须填写?档案借阅申请审批表?。

审批表经部门负责人批准签字后，交行政管理部负责人批准签字，方可借出档案。

借出档案者必须保证档案的完好，不得在档案上涂改、划线、圈点等，不得缺页、遗失、私自复印，并保证如期归还。

档案借还情况须在登记本上登记。 档案统计

档案资料定期进展清理、统计。

档案员必须每季度统计一次档案增删、使用及管理情况，并将统计结果报行政管理部负责人。

档案管理意外事件处理程序

档案失盗、借出档案人丧失或损毁档案、潮霉鼠咬损毁档案等均属于档案管理中的意外事件。

处理程序

发生意外事件时，首先应立即将事件情况报告行政管理部负责人和主管领导。

当发生档案失盗或借出档案人丧失档案事件时，应立即设法追回所失档案； 当发生借出人损毁档案或潮霉鼠咬等损毁档案事件时， 应立即对损毁档案设法进展修补、复原；

假设无法追回、修补损失的档案，那么应请有关部门协助设法重新补制。 在进展补救工作的同时，对意外事件发生的原因进展调查，追究有关人员的责任。

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根据意外事件发生的性质及档案损毁程度，对有关责任人进展行政和经济处分。

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