从预算控制角度谈财务报销中授权审批制度的设计

关键词 报销审批 制度设计 预算控制

财务报销是财务核算的最基础工作，也是财务管理的起点，它决定着财务报表数据的真实性且合理性、合规性，同时也是财务工作质量的保证。因此，财务报销成为企业财务管理的重点控制环节，而财务报销的授权审批制度，更是财务内部控制制度的重要控制点。因而，所有企业的授权审批制度的设计，似乎都是很严谨且都很细化，一笔账务的报销至少经过三人以上的相关人员或领导们的审核、批准，方可支付，并且根据金额大小划分不同的审批权限，逐级审批。但也可能正是由于这种审批制度的设计，使得日常报销工作中的流程环节多、手续繁琐。而且在实际操作过程中，往往又过于依附于这种制度，所以过多地注重了审批环节的签字，而忽视了对费用支付的实际意义的核查，使这种制度在操作过程中貌似严谨，但却无法从根本上解决成本超支问题，也不能完全杜绝不合理的开支。

这是由于在制度设计过程存在两个缺陷，一是在授权审批制度设计中，过于侧重了权力设计而忽视了责任，目前的审批制度设计的流程是由基层到高层，基层签字是对具体支付业务的审核，高层签字是对支付业务的核准，但高层签字时往往对具体业务并不一定清楚，只能依赖基层的审核，基层由于受本位思想的影响，审核时会带有偏面性，也就是说站在企业总体的角度是不该发生的支出，基层审核了，高层可能在不知情的状况下被动核准了，有了高层的核准这项开支便能顺理成章的支付，但在整个流程中基层已把责任分解到上级。其实一笔支出业务签字的人越多，责任分解的也越细，风险控制点也越散，造成人人都有责任，人人都没责任的现象。大多数企业都有一个约定俗成的规定，中层以上的领导都有签字权，但没有一个制度规定每个签字权的支付，对企业的经济影响所承担的责任。这就是所有企业都极力控制成本支出，但又总是成本超支的原因所在。

二是授权审批制度设计中只设计了开放式业务流程，而未设计闭环的信息反馈，及对授权审批进行同步监督的环节。财务报销中授权审批流程是从基层向高层逐级审批的一个过程，虽然企业的重大开支都是经管理层会议讨论决策后，才能支付。但大量的日常业务都是经过这个审批流程后，就能完成了。财务报销过程只对审批手续的审查核对，只要票证合法合规，对具体的业务的实质性内容审查的不是很严格，因为财务部门更多的是按授权审批制度，来复核各级审批人的签字是否完善，由于条件限制不可能对具体经济活动作深层的核查。随着报销手续的完成，核销了的账目除了审计时审查外，基本就固化成档案了。如果说对授权审批流程进行监督的话，也只有在报销时算是一个监督点。因此，授权审批制度更多的像工作流程，而不是管理流程。由于财务管理手段地限制，无法提取信息反馈到管理层面，来分析哪一笔支付业务是合理的、或是不合理的，造成了只要是发生的都是合理的。

那么，如何使授权审批制度更加科学和严谨呢，站在预算控制角度分析，针对以上的两点缺陷，应该从以下两方面改进。

一、首先，应该在全面预算的前提下来设计授权审批制度，目前，虽然大多数企业都有预算控制指标，但授权审批制度设计中，没有把审批和预算控制紧密的结合起来，也就是说使预算指标控制成为审批流程的一个环节。预算指标确定时，应按授权审批的流程逐级审批，指标核准后虽然会有特殊情况下的变更，但基本就是经费支付的控制标准，结合这个标准设

计授权审批制度时，不一定全部要按行政权限授权，对于关键控制点的相关人员也可以授权审批，这样在实际操作流程中减少了多环节，使责任落实的更具体，改进了繁琐的手续，使工作效率得以提高。此外，财务报销时严格按预算指标控制，使预算指标控制力度大于授权审批的控制力度，也就是说预算指标内的开支，只是支付时的一个申请，财务部门只需根据细化的预算指标，由财务领导审核批准，便能办理报销支付。这个模式的首要前提，就是要建立一套科学完整的预算管理机制，使预算指标科学、合理、细致、有效。把日常的财务报销审批手续提到预算指标的审核批准中，这种前置的结果，变事后或事中管理为事前管理，大大地提升了管理水平，同时提高了预算的管理效力，推动了预算管理前行。

二、借助信息化管理手段，在授权审批制度中设计闭环管理，落实审批责任。信息化管理手段就是建立网上授权审批管理模式，把预算指标上传到网上，由于预算指标是经过逐级审批核准的支付计划，是十分严谨有效的指标。所以在网上根据制度设计的控制点分配审批权限，在有效的授权范围内审批。这种审批高效、快捷，同时冷静、理智，会降低审批人的出错率，彻底改变审批人经常是匆忙中草草签个名的被动状况，使授权审批的流程真正成为一项管理流程，而不是简单的工作流程。

这种授权审批制度的设计，要求财务管理的外部运行环境很高，首先要求高水平、高质量的预算管理，其次要建立科学、系统的计算机信息化管理。也许正是由于这两项管理水平，目前还达不到我们的制度的要求，才影响了科学、有效的制度设计。但作为财务管理的发展目标，应该尽快得到完善。