Excel打印设置

能否打印出美观的表格，打印设置是十分关键的。如需要“横”打还是“纵”打，需要分几页打出表格，每页是否都要有“标题（表头）”，是要“行标题（上表头）”还是要“列标题（左表头）”，标题（表头）太靠上了、页号太靠下了怎么办？如何只打印该打印的部分而不打印不该打印的部分，小表如何打印满一张纸，而大表又如何缩小打印到一张纸上，一次打印多页行不行，可否只打印其中的某一页，是正面打印还是镜象打印，末页只有几行字显得不完整怎么办等等。

一、打印区域设置 （一）摘除不打印的域

往往在制作一张工作表时，会在其表外标出许多其他的东西，如电话号码、通信地址、表外批注等等，这些都是不需要打印的内容。为了将表外不需要打印的内容摘除，就必须进行打印区域设置。打印区域设置方法有三：

1、通过“页面设置”对话框进行打印区域的设置（见E7-01：页面设置）。方法是自菜单栏选：“文件→页面设置（或打印预览→设置）→工作表→打印区域”，点击打印区域文字框右边的按钮，使文字框弹出，在工作表上用鼠标左键点击起始单元格，再按住“Shift”点击终止单元格，此时已完成打印范围的输入，再点击打印区域右边的按钮使其返回到对话框内，确定后即完成打印区域的设置。

2、通过文件菜单设置。先在要打印的工作表内选定打印区域，然后从菜单栏选：“文件→打印区域→设置打印区域”，此时，会在工作表选定范围的边沿上自动加上虚线标志，完成打印区域的设置。

3、通过视图菜单设置。自菜单栏选：视图→分页预览，此时在工作表上出现蓝色的外框实线，用鼠标左键拖动外框线设置打印区域。 （二）隐藏打印区域内不打印的内容

工作表内有一些行、列的内容是运算过程设置，比如利用身份证号码统计年龄和性别，统计完成后，打印时就没有必要再打印身份证号码；还有一些数据是需要作保密处理的，也需要在打印时加以隐藏的。具体隐藏方法详见“第六章、六”及本章“一、（一）”。 （三）选定区域打印

如果只打印工作表的一部分，尤其是一个工作表内有若干相同的小表格，如每次只打印其中一个小表格时，使用“选择区域”打印也很方便。方法是先在工作表中选取要打印的区域，然后自菜单栏选：文件?打印?自打印对话框内选?打印?选定区域?确定后即完成选定的区域打印。

二、带表头分页打印 Excel将表头称“标题”。打印一张较大的工作表时，需要分多页打印出表。每一页上都要带上表头才算是一张完整的表。一张较长的工作表，分页打印时需要每页都有上表头。而打印一张较宽的工作表时，每页都要有左表头。而打印一张又长又宽的工作表时，则每页既要有上表头又要有左表头。这些都是可以通过“页面设置”（如E7-01）来完成。 （一）带上表头分页打印

自菜单栏选：文件→页面设置→打印标题→顶端标题行，点击文字框右边的“ ”按钮使文字框弹出，用鼠标左键点击表头的起始行标，按住“Shift”再点击表头的终止行标，再点击文字框右边的“ ”按钮返回，确定后即完成带上表头的打印设置。 （二）带左表头分页打印 方法同（一），不同的是要选择“左端标题列”（即左表头列）进行设置。 （三）既带上表头又带左表头分页打印 请同时进行以上“（一）、（二）”的操作。 横向分表打印时，要想使每张表都带上工作表的名称，就不能将工作表名称制作在工作表上，而应当用页眉设置法创建工作表的名称。详见“第二章、二”。

三、页边距设置

可自E7-01的对话框中选“页边距”，从对话框中对上、下、左、右、页眉、页脚和居中方式，用改变数值的方法进行设置。 四、小表大打或大表小打

通过Excel的打印预览→设置→页面?缩放→比例→缩放比例→在其右的数字框内，用改变数值的方法调整页面与纸张的比例，实现小表大打或大表小打的效果。 五、页眉/页脚设置 （一）页眉设置 可自E7-01的对话框中选“页眉/页脚”，从对话框中选“自定义页眉”，再从页眉对话框中选择页眉的设置位置，输入页眉内容后，再设置字体和字号，最后确定退出即可。 （二）页脚的设置

可自E7-01的对话框中选“页眉/页脚”，从对话框中选“自定义页脚”，再从页脚对话框中选择页脚的设置位置，输入页脚内容后，再设置字体和字号，最后确定。如果只是为了定义页号，可点击“页脚”文字框右的“6”按钮，并选择页码所需式样，点击后即可输入。 （三）页眉及页号位的调整

一般情况是页眉位置太靠上，而页号位置又太靠下，很不美观。调整方法有二： 1、可自E7-01的对话框中选“页边距”，从对话框中对页眉、页脚用改变数值的方法进行设置。

2、从打印预览的菜单上点击“页边距”菜单，此时便出现如（E7-02：用拖动方法调整页眉和页脚位置）所示的预览图。为便于说明问题，特在图中用箭头

作了指向。请按箭头指向的标记处，上下拖动即可调整出页眉和页脚的最佳位置。

六、调整分页幅面

打印分页是Excel程序本来就有的功能，但也是可以在自动分页的基础上进行自定义。方法是自菜单栏选：视图→分页预览，此时在工作表上出现兰色的外框实线，并在工作表内出现兰色的虚线，这种兰色虚线就是分表打印的页间分界线（如E7-03：分页显示的虚线）。用鼠标左键拖动其虚线，就可改变其页间的分页位置。还可以通过改变行列的高度和宽度，实现打印表格的美观程度。

七、其它打印设置

Excel的打印设置是十分丰富的。下面对其它打印设置再作一些简要的介绍。 从菜单栏选：“文件→打印→属性”进入一个对话框，从对话框中选：设置→可进行“打印质量、纸张类型、纸张尺寸”以及“比例匹配、条幅打印”设置等；

如从属性对话框中选：功能→可进行“方向（横向、纵向、镜象）双面打印、每张纸打印多个页面、海报打印”等设置；

如果使用的是彩喷打印机，从属性对话框中选：高级→可进行“颜色、墨水量、附加干燥时间”的设置等。

八、视面管理器的应用

在对工作表的打印中，经常会出现几种不同的打印要求。在第二次打印设置后，又会冲掉第一次的打印设置。能否把每次不同需要的打印设置都保存起来，随时根据需要调用呢？视面管理器就是为这种需要而设计的。视面管理器（见E7-04：视面管理器）使用方法是：

在做完上述一至八的设置后，自菜单栏选：视图→视面管理器→出现“视面管理器（见E7-04）”对话框后→用鼠标左单击“添加”→出现“添加视面（见E7-05：添加视面）”对话框后，在其“名称”文字框内输入自己定义的视面名称，即完成第一种打印设置。

假设我们做了一张《职工花名册》的工作表，录入表项时按单位、姓名、职务、职称、工资级别等混合录入的。我们将这张《职工花名册》按照单位进行排序后，就也可以分单位进行打印了。假如这些单位是：A公司、B公司、C公司、D公司、E公司等，我们可以按公司分别设置视面，需要打印哪个公司的《职工花名册》时，从“视面管理器”中（如E7-06：定义分单位打印管理）去选择打印即可。 比如我们要打印“D公司”的《职工花名册》，就从菜单栏选：视图→视面管理器→再从“视面”对话框中选→D公司→确定。再按工具栏上的打印按钮，D公司的《职工花名册》就可打印出来。

删除时（假如要删除E公司的定义），从菜单栏选：视图→视面管理器→再从“视面”对话框中选→E公司→删除，这时出现一个对话框，提示：是否删除“E公司”？，用鼠标左键点击“是”，就将E公司的定义给删除了。

对于那些不习惯分工作表按单位做统计的同志，用视面管理器分单位进行打印设置是最适用的。

九、组及分级显示

对于有时需要打印、有时又不需要打印的行、列，采用“组及分级显示”方法进行设置，需要打印时就让它显示，不需要打印就不让它显示。这种方法比使用隐藏行、列的方法更便于操作和适用。方法是： （一）设置组合显示

以组合列为例。选择要组合列标的区域，自菜单栏选：数据→组及分级显示→组合。即可完成一个单元列区域组合。但每一次只完成一个列标区域的组合设置。如要组合多个列标区域，需按此方法分区域进行设置。以行组合的方法同列。（E7-07：组合显示1）中，列是按职工名称、基本工资、应发工资和实发工资进行组合，行（E7-08：组合显示2）是 按部门小计与合计进行组合的表例。

综合E7-07与E7-08两图所示，图中列左角所显示的“1”、“2”称为“列级按钮”；行上角所显示“1”、“2”称为“行级按钮”。“+”号称为“显示概要符号”，“-”号称为“隐藏细则符号”。

如果用鼠标左键点击E7-07与E7-08上“列级按钮”或“行级按钮”、“显示概要符号”或“隐藏细则符号”，则可选取不同的显示效果。

按E7-07所示的是范例，如果用鼠标左键点击该图的“列级按钮”；则只显示职工名称、基本工资、应发工资和实发工资；点击“行级按钮”， 则显示各部门的小计与合计如E7-08所示的表例。如点击“显示概要符号”或“隐藏细则符号”，则可实现显示或隐藏一个单一组合。

只选择单元格区域，也可以实现对行标或列标区域的组合。只是在作完“自菜单栏选：数据→组及分级显示→组合”后，又出现一个“创建组”对话框（如E7-09：组合显示3），可用鼠标左键点击对话框内的行、列复选圈，使圈出现“?”后，再点击确定完成行、列显示的设置。

（二）取消组合显示

1、单一取消组合显示。选择要取消的原设置行、列标区域，自菜单栏选：数据→组及分级显示→取消组。即可取消一个组合显示区。

2、全部取消组合。自菜单栏选：数据→组及分级显示→清除分级显示。这时整个工作表中的分级显示便全部被清除。