程序文件 文件及资料控制程序 文件编号 QP-01 版 本 I 页 数 第2页,共5页 生效日期 2009/04/15 1.0目的: 通过对与质量活动有关文件及资料的控制管理，确保文件及资料的使用者能及时得到和使用最新有效版本的文件和资料。 2.0 适用范围: 适用于公司所有与质量管理体系(包括HSF)运行有关的文件及资料(含电子版文件)。 3.0 定义: 3.1 质量体系文件:指实施质量管理所制定的一整套文件(如质量手册、程序文件、作业 指导书、规范与标准类等)。 3.2 工程技术资料:指与产品质量有关的技术文件(如：工程标准/图样/规范等)。 3.3 外来文件:指客户提供的质量标准、图纸、样品以及供应商的承认书和外购标准等。 4.0 职责: 4.1 文控:负责文件(含电子版文档)的发放、保存(正本)、回收、作废等过程的控制,确保在使用场所能得到适用文件的最新有效版本。 4.2 各部门:负责文件的申领、使用、保管及协助、配合文件控制管理等。 5.0 运作程序: 5.1 文件的分类：质量管理体系文件(以下简称文件)分为以下4类： 5.1.1 质量手册(包括质量方针和质量目标，属于第一级文件) ； 5.1.2 程序文件(属于第二级文件)； 5.1.3 作业指导书、检验标准和规范(图纸、产品技术资料、外来文件等属于第三级文件) 5.1.4 记录(包括表格；属于第四级文件)； 注：第四级文件按《记录控制程序》要求进行控制。 5.2 文件编制、审核和批准: 5.2.1 各级文件在发放前均须得到审核和批准。 5.2.2第一级文件:管理者代表组织编制,副总审核，总经理批准。 5.2.3 第二级文件:程序文件由体系推行人员、各职能部门会签，管理者代表审核，副总经理人员批准，总经理进行最终核准。 5.2.4 第三级文件:相关责任部门编制，部门主管/经理审核，部门负责人批准。 5.2.5工艺作业指导书、检验标准(图纸等产品技术资料)由研发部、工程部、品管部编制，部门主管审核，经理批准。 5.2.6 适用时文件可以电子版的形式进行编制与流通管理，审核与批准过程可在公司网络上由审批权限责任人以电子签名的形式进行。 5.3 受控文件的标识: 5.3.1 受控文件的编号规则： 质量手册: QM+流水号 程序文件: QP+流水号 作业指导书: WI+部门代码+流水号 表单表格: FM+部门代码+流水号 各部门代码为： 财务部：TD 采购部：PU 管理者代表：MR 产品中心：PC 物控部：PMC 程序文件 文件及资料控制程序 文件编号 QP-01 版 本 I 页 数 第3页,共5页 生效日期 2009/04/15 行政部：AD 人力资源部:HR 生产部：MF 总办：GM 稽核办公室：AO 研发部：RD 品管部：QC 货仓部：WH 国内营销部：DSD 国际营销部：ISD 文控：DCC 工程部：EN 价值工程部：VEN 企划部：QH 内控部：NC 塑胶模具部:PM 工程技术资料的编码规则： BOM ：EN+B+产品型号 技术参数：S+产品型号+流水号 零部件图纸 ： D+部门代码+产品型号+流程号 5.3.2 任何一份受控文件都必须有唯一的编号以便区分与管理，且文件上须注明版本号,确保文件的更改和现行修订状态得到识别。 5.3.3 文件的有效日期以文件中的生效日期为准,若无生效日期则以文控受控标识中的日期为准。 5.4 文件的发放、保存: 5.4.1文件编制前各部门需先向文控申请文件编号,文控按<文件资料编码规则表>将文件编号在半小时内提供给文件编制人。文件经审批后，由编制部门将打印版及电子版文件在一个工作日内交给文控受控发行。 5.4.2文控人员核对文件编号、版本、格式无误后，对文件进行标识，并将文件输入电脑的《受控文件总览表》，以便各部门查阅。 5.4.3 受控文件统一由文控人员根据《受控文件分发一览表》所规定的发放范围及数量复印（或电邮）在一个工作日内完成分发,在发出之前文件均加盖“受控副本”印章,并填写相应的副本编号(参照《受控文件分发一览表》所对应的编号)和受控日期，然后再发放至相关部门,由收文单位在受控资料原件上签收. 5.4.4文控人员在原件加盖 “受控正本”印章（电子文档直接保存于电脑内），填写受控日期，并按文件类别标识进行归档管理,有需要回收的文件由文控人员填写<文件资料回收记录>. 5.4.5未盖受控印章的文件不属文件控制范围,所有加盖受控印章的文件严禁私自复印使用，各部门应使用加盖“受控副本”的受控文件。 5.4.6 文件的保存：各持有文件部门应采用适当工具(如文件夹、文件柜)存放。 5.4.7 ERP系统运作的相关文件与资料如：《ERP系统操作作业指导书》、《ERP系统部门权限配置表》等均需受控发行管理。 5.4.8所有提交给强制性认证的产品资料及样品由文控受控保存。 5.5 文件更改、回收、作废: 5.5.1 文件更改须填写《文件更改申请书》(工程技术资料写《设计/工程更改通知单》),经原审批人或授权人批准后, 由文控人员将更改在一个工作日内发出,并通知收回使用部门所持有的旧版本文件,各部门在《文件回收记录表》上签名确认文件已回收.如旧文件丢失,丢失部门在《文件回收记录表》上注明,并接受相应的处罚措施. 5.5.2受控文件有发生更改时必须进行相应版本的升级管制,由更改提出部门将相关受控文件更改后经合适权限人员审批生效,文件提出更改部门文员在一个工作日内将更改升级版本及时交文控进行受控分发管理 。 5.5.3 所有的工程更改或文件更改需要在一个工作周内完成，且应完成内部相应文件与 资料库数据资料的更改。更改的时效应不影响工程规范在内部的实施。工程部须 记录工程规范变更实施日期. 程序文件 文件及资料控制程序 文件编号 QP-01 版 本 I 页 数 第4页,共5页 生效日期 2009/04/15 5.5.4 若文件持有单位不需使用一些已下发的文件时,可向文控提出申请,文控更新《受控文件分发一览表》，同时收回已下发的文件并即时销毁。若部门因工作需要或公司架构调整需增加文件时,经管理者代表批准后，由文控重新影印,加盖受控 印章,发放申请部门签收,文控更新《受控文件分发一览表》。 5.5.5 文件修订后，要将修订的内容记录在《设计/工程更改通知单》中，修订后的版本按A、B、C„至Z的顺序递增，新版本为A版。 5.5.6 文控应即时更新《受控文件总览表》并即时填写《文件回收记录表》并将《文件回收记录表》每月公布,以便于各部门了解现行受控文件的修订状态和文件使用有效性。 5.6 文件和资料的申请、补发、增领、借阅: 5.6.1 文件的增领、遗失、破损、借阅须填写《文件申请单》向文控申请,经管理者代表批准后，文控方可发放或借出。对于借出的文件，文控进行登记。 5.6.2 如客户或供应商及本公司以外的组织要参考本公司的文件,须经总经理或管理者代表批准,文控盖“参考”印章作为参考文件,由申请人签收。“参考文件”为不受控文件。 5.7 外来文件及资料管制: 5.7.1 外来文件包括国际/国家/行业标准、客户提供的图样/文件、供方提供的文件等， 外来文件属受控文件。（客户规范另作规定） 5.7.2 外来文件由相关部门或责任人导入接收与确认后，及时转交文控登记于《外来文件一览表》中，并按5.4.3受控分发给文件适用部门或人员。 5.7.3 外来文件需要更改时，由相关导入部门申请，按外来文件的性质参照5.5.1执行。 5.7.4外来文件借阅时，向文控登记管理。 5.8 文件以电子文档形式存在时，由电脑系统管理员规范客户端浏览权限密码进行信息流向管制,并定期杀毒与维护，各电脑操作员对电子文档备份于公司服务器上或硬盘等存储工具上，以防电脑出现故障后丢失。 5.9 记录的控制则由使用部门进行归档、标识，并采取相应的储存/保存/检索措施。 5.10 文件及资料评审： 5.10.1文件及资料涉及跨部门的职责进行更改时需由相关部门负责人共同进行讨论、 评审. 5.10.2 在内审或管理评审时发现文件有效性需更改时由相关人员进行评审。 6.0 相关文件和记录： 6.1《文件回收记录表》 6.5《外来文件一览表》 6.2《受控文件总览表》 6.6《文件申请单》 6.3《文件更改申请书》 6.7《受控文件分发一览表》 6.4《设计/工程更改通知单》 6.8《ERP系统部门权限配置表》 6.9《ERP系统操作作业指导书》 程序文件 文件及资料控制程序 文件编号 QP-01 版 本 I 页 数 第5页,共5页 生效日期 2009/04/15 7.0 附录（流程图）: NG NG 文件制订 /修订 文件 审核 OK 文件 批准 OK 文控 登 录 文控 分 发 NG 文件作废(旧版本作废、正本标识、隔离保存) NG OK 文件不定期评审(各部门) 文件维护(文控和文件使用部门) 文件使用部门使用 文件编号 版 本 QP-01 I 程序文件 文件及资料控制程序 修 改 记 录 页 数 第1页,共5页 生效日期 2009/04/15 修改状态 H I 时 间 2007/12/15 2009/03/15 修改内容概要 修订版本 修订版本 修改人 审 核 批 准 李会海 王智平 吴志明 王智平 王智平 核 准 吴志明 仲岩 文 件 会 签 部 门 负责人会签 部 门 负责人会签 部 门 负责人会签 部 门 负责人会签 编 制 总 经 理 行政部 产品中心 工程部 审 核 常务副总 品管部 货仓部 采购部 批 准 副总 研发部 PMC部 生产部 核 准 副总 人力资 源部 国际销售部 国内销售部 塑胶模具部 内控部 受控状态