新保哈办[2004]2号
关于下发新华人寿保险股份有限公司哈尔滨
分公司内部会议管理暂行办法的通知
各部门、各中心支公司、绥化机构筹备组：
为适应公司业务和机构的快速发展，完善分公司内部会议的管理，改进工作作风，提高会议质量和效率，现将《新华人寿保险股份有限公司哈尔滨分公司内部会议管理暂行办法》下发给你们，请遵照执行。各部门、各中心支公司要严格按本办法的规定，根据不同类型会议的要求，组织和参加公司会议。本办法自下发之日起执行。
特此通知
附件：1、新华人寿保险股份有限公司哈尔滨分公司内部会议
管理暂行办法
二○○四年二月二日
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主题词：内部会议 管理办法 通知 抄报：总经理室
校对：安迪 打14印份 新华人寿保险公司哈尔滨分公司 二○○四年二月二日印发
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附件：
新华人寿保险股份有限公司哈尔滨分公司
内部会议管理暂行办法
第一章 总 则
第一条 为改进工作作风，加强对公司内部会议的管理，提高会议质量和效率，特制定本办法。
第二条 各部门、各分支机构要按本办法的规定，根据不同类型会议的要求，组织和参加公司会议。
第三条 公司内部会议分为公司日常办公例会和公司工作会议（包括公司的大型培训活动）。
第二章 分公司日常办公例会
第四条 分公司日常办公例会分为总经理办公会、分公司办公例会、季度经营分析会、分公司业务协调会。
第五条 总经理办公会是分公司经营的决策中心和主要工作的指挥中心，是安排公司日常经营管理工作的会议。由分公司总经理召集和主持。出席成员包括总经理室成员、公司有关部门负责人。
办公室负责总经理办公会的记录、会议决定事项的督办和反馈，并起草会议纪要。总经理办公会议纪要是记录、传递、督办和执行总经理办公会议决策的文件依据，经总经理审定后，以《会议纪要》形式下发。
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第六条 分公司办公例会是向公司中层以上管理干部传达公司重要决策、布置重要工作的会议，由总经理室成员主持，不定期召开，各部门经理助理以上人员参加；根据会议内容，分公司室主任以上的人员也可以列席会议。
办公室负责公司办公例会的记录，并根据需要起草会议纪要，经主持会议的领导审定后以《会议纪要》形式下发。
第七条 分公司季度经营分析会，是分公司总结、分析当季工作，部署下季工作的工作会议。会议由总经理室成员主持，每季末的次月上旬召开，季末当月的办公例会与季度经营分析会合并召开。会议由分公司c类以上干部、中心支公司班子成员参加。
第八条 分公司业务协调会是分公司加强部门间沟通、提高工作效率和解决关键性业务问题的工作会议。由总经理室成员主持，每月第一周周三召开，主要业务部门经理以上人员参加；根据会议内容，分公司室主任以上人员可以列席会议。
业务协调会议之前，各部门要事先向基层搜集提案，填写《业务协调会议提案表》（见附表1），交办公室备案。办公室负责会议的召集和业务协调会会议记录，并起草会议纪要，经主持会议的领导审定后以《会议纪要》形式下发。
第三章 分公司工作会议
第九条 分公司工作会议分为三级：分公司级工作会议、专业系统工
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作会议和专项工作会议。
第十条 分公司级会议包括：年度计划工作会议、半年工作总结会议。 第十一条 专业系统会议包括：公司专业部门召开的系统会议、专业部门举办的系统培训活动。
第十二条 专项工作会议包括：专项工作汇报会、专项工作表彰会、专项新闻发布会等。
第四章 会议的组织及会务
第十三条 公司内部会议要按会议类型和规模的大小，合理分工，明确职责，做好会议的组织和会务工作，保证会议质量。
第十四条 分公司百人以上的会议（培训），要成立会议组织工作领导小组，由分管总任组长。在领导小组领导下，设会议协调组、会议材料组、会场布置及接待组、会议保障组等组织。50-100人的会议，要成立部门经理以上人员任组长的会务组。除日常办公例会外，其它会议（培训）都要有会议（培训）方案，方案主要包括：内容、时间、地点、参加人员、会序、会议要求、会务组组成人员名单等方面内容。
第十五 条 公司级会议需经总经理批准后召开。根据会议情况，由总经理室安排公司领导出席并讲话。会议由办公室承办，负责会务协调、日程安排和会议文件的起草、会议记录等工作。会议需要由其他部门准备的文件，办公室负责督促收齐并核稿。
第十六条 召开专业系统会议（培训），应经分管总同意报总经理批准，
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向办公室备案。承办部门为相关专业部门，负责会议所需文件的起草，会议记录以及会务组织工作，规模较大的可协调其它部门配合。办公室负责协调公司领导参会安排及会务后勤保障工作。
第十七条 召开专项工作会议，应报分管总批准，并向办公室备案。承办部门为相关专业部门，负责会议的安排、组织工作。规模较大的由分管总协调其他部门组成会务组，共同完成会务的组织及保障工作。
第五章 会议的报备及需求流程
第十八条 为利于公司总经理室掌控公司内部会议的规模和时间安排，除分公司日常办公例会以外，其他会议均需报备。
第十九条 分公司级工作会议由办公室负责报备，办公室拟写《会议方案》（见附表2），经总经理批准后，方可筹备会议。专业系统会议（培训）和专项工作会议由主办部门负责报备，主办部门拟写《会议方案》，经分管总经理签字，报总经理批准后，报办公室备案。
第二十条 公司内部会议（培训）凡有需要办公室支持和保障的，或需要其他部门配合的，会议承办部门要提前一周在《会议方案》中一并提出，经分管总经理批准后，报办公室，办公室根据需求内容提供支持，并协调其他部门配合。
第六章 附 则
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第二十一条 分公司办公室是公司内部会议的归口管理部门。本办法由办公室负责解释。
第二十二条 本办法自颁布之日起执行，此前印发的制度与此相悖的，以本办法为准。
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附表1：
业 务 协 调 会 议 提 案 表
提案部门 提案主题 提 案 内 容 时 间 涉及部门 次 序 分 管 总 签 字 部 门 负 责 人 签 字 8
附表2：
哈尔滨分公司 年 会议方案
会议名称 会议级别 时 间 参 加 人 员 拟请领导 会 议 议 程 承办部门 地 点 费 用 预 算 需要配合的部门 总经理： 分管总： 部门经理：
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