信息学院学生会公文写作培训手册

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公 文 写 作 培 训 手 册

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信息学院学生会公文写作培训手册

秘书部

目 录

第一章 公文概述

1.1什么是公文 --------------------------2 1.2公文写作的重要性 ---------------------2 1.3公文写作的写作原则 ------------------ 2 第二章 实用类公文

2.1工作计划 ----------------------------3 2.2策划书 ------------------------------3 2.3建议书 ------------------------------5 2.4工作总结 --------------------------- 5 2.5通知 --------------------------------6 第三章 信息技术工程学院公文写作规范

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3.1文件名称及文件标题 ------------------8 3.2页面设置 ----------------------------8 3.3文字与段落格式 --------------------- 8 3.4文档内容 3.5保存类型 --------------------------- 8 --------------------------- 8 2 / 11

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第一章 公文概述

1.1、什么是公文

（一）公文，即公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。

1.2、公文写作的重要性

（一）公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和处理各级机关公务的工具，体现着组织的意志，表达着组织的主张，显现着组织活动的行为目的。因此，公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。在团学各项工作中，公文写作意义重大，无论是日常通讯稿件、工作简报，还是活动策划和工作总结，公文写作能力都是不可或缺的一部分。各部门在拟制公文时，也都必须要从实际需要出发，根据本部门的职权范围、所处地位与发文目的，正确使用。

1.3、公文写作的写作原则

（一）内容上“三查三改”：

查立意：看是否明确、完整、突出，改观点错误、文不切题、含混冗杂、不合逻辑之处。

查措施政策：看措施、规定、办法、意见是否符合政策，切实可行。 查材料：看是否具体、真实、典型，改一般化、概念化和不实之处。 （二）文字上“三查三改”：

查篇章：看是否明确、紧凑、合理，改杂乱无章、上下脱节、主次详略不当等。

查行文：看是否精炼、合乎语法和逻辑，改用词不当、啰嗦累赘、逻辑错误之处。

查文字：看是否规范，改错别字、生造词语、滥用简称、标点错误。 备注：格式正确，条理分明，要言不繁，用词精准 （三）常用表达方式

1．常用开头词：根据、自从、为了、由于、关于、按照、现将、目前 2．常用表态词：应当、拟同意、现予公布 3．常用综合词：为此、综上所述、鉴此 4．常用结尾词：特此报告、贯彻执行

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第二章 实用类公文

2.1、工作计划

狭义的计划是广义工作计划中最适中的一种。这个特点表现在，时间一般在一年、半年左右，范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作，内容和写法要比规划具体、深入、要比设想正规、细致，要比方案简明、集中，要比安排阔展、概要。计划的具体写法：

（一）标题

计划标题一般由四个部分组成：计划的制订单位名称、适用时间、内容性质及计划名称。视计划文本的成熟程度，有可能出现第五个部分，即在标题尾部加括号注明：草案、初稿、征求意见稿、送审稿等。如“××——××学年（上/下）××部学期工作计划”。

（二）引言

计划通常有一个“前言”段落，主要点明制订计划的指导思想和对基本情况的说明分析。前言文字力求简明，以讲清制订本计划的必要性、执行计划的可行性为要，力戒套话、空话。

（三）主体

如果说引言回答了“为什么做”的问题，那么主体要回答“做什么”、“怎么做”、“何时做”等问题。

1．目标与任务。首先要明确指出总目标和基本任务，随后应根据实际内容进 一步详细、具体地写出任务的数量、质量指标。必要时再将各项指标定质、定量分解，以求让总目标、总任务具体化、明确化。

2．办法与措施。以什么方法，用什么措施确保完成任务实现目标，这是有关计划可操作性的关键一环。所谓有办法、有措施就是对完成计划须动员哪些力量，创造哪些条件，排除哪些困难，采取哪些手段，通过哪些途径等心中有数。这既需要熟悉实际工作，又需要有预见性，而关键在于有实事求是的精神。唯有这般，制订的措施、办法才是具体的，切实可行的。

3．时限与步骤。工作有先后、主次、缓急之分，进程又有一定的阶段性，为此 在计划中针对具体情况应事先规划好操作的步骤、各项工作的完成时限及责任人。这样才能职责明确、操作有序，执行无误。

（四）文尾/落款

工作计划末尾一定要加上落款，先写人再写时间，如“信息技术工程学院学生会XX部”，另起一行写上“XX年XX月XX日”。落款名称要右对齐，时间相对于名称居中。

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2.1、策划书

（一）策划书名称

尽可能具体的写出策划名称，如“信息技术工程学院学生会XX部XXXX活动

策划书”，置于页面中央，也可以写出正标题后将此作为副标题写在下面。

（二）活动背景

这部分内容应根据策划书的特点在以下项目中选取内容重点阐述，具体项目有：基本情况简介、主要执行对象、近期状况、组织部门、活动开展原因、社会影响、以及相关目的动机。其次应说明问题的环境特征，主要考虑环境的内在优势、弱点、机会及威胁等因素，将内容重点放在环境分析的各项因素上，对过去现在的情况进行详细的描述，并通过对情况的预测制定计划。

（三）活动目的及意义 活动的目的、意义应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚；在陈述目的要点时，该活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的意义（社会利益、校园效益等）都应该明确写出。活动目标要具体化，并需要满足重要性、可行性、时效性。

（四）活动名称

根据活动的具体内容影响及意义拟定能够全面概括活动的名称。 （五）资源需要

列出所需人力资源（嘉宾、评委等，包括其座次），物力资源，包括使用的地方，如教室、广场、小礼堂等场地需要，桌椅、抽签箱、桌签等物品需要都详细列出（可以图标形式表现）。可以分列为已有资源和需要资源两部分，并写出资源的解决方案。

（六）活动开展

作为策划的正文部分，表现方式要简洁明了，使人容易理解，但表述方面要力求详尽，写出每一点能设想到的东西，尽量做到没有遗漏。在此部分中，不仅局限于用文字表述，也可适当加入统计图表等；对策划的各工作项目，应按照时间的先后顺序排列，尽量绘制实施时间表以助方案核查。按时间顺序，可将活动开展详细策划分列如下：

第一部分，前期组织宣传

本部分是活动能否顺利开展的先决条件，应做好全面的组织与宣传安排。因此，本部分应写出活动的组织配置、活动对象、开展时间、活动地点、宣传方式、活动现场布置（包括媒体支持、物品摆放等）、人员组织分配等内容。其中人员组织分配应详细列出每一任务的所有人与责任人。

第二部分，活动流程安排

本部分应按时间顺序列出活动内容、活动要求，如是比赛类活动还应列出结果评选及奖励办法。

第三部分，活动后期收尾

有始有终，活动收尾是否安排妥当也是活动是否组织成功的一个重要看点。这部分应包括活动结束后物品返还、会场收拾，活动后期总结、后期报导等内容。

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（七）经费预算

活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后，用清晰明了的形式列出，最好是表格形式。

（八）活动中应注意的问题及细节

内外环境的变化，不可避免的会给方案的执行带来一些不确定因素，因此， 当环境变化时是否有应变措施，造成的损失多大等也应在策划中加以说明。

（九）活动负责人及主要参与者 注明组织者、参与者姓名、单位（如果是小组策划应注明小组名称、负责人）。

备注：

1．可以专门给策划书制作封页，力求简单，凝重；策划书可以进行包装，如用设计的徽标做页眉，图文并茂等；

2．如有附件可以附于策划书后面，也可单独装订； 3．策划书需从纸张的长边装订；

4．一个大策划书，可以有若干子策划书

2.3、建议书

（一）建议书是个人、单位和有关方面，为了开展某项工作，完成某项任务或进行某种活动而倡议大家一起做什么事情，或提出合理化的意见、建议时使用的一种文体，也叫倡议书、意见书。

（二）建议书是应用文的一种类型。其内容很广泛，像弘扬雷锋精神，开展精神文明活动，援助贫困山区孩子读书，开展工作拥军优属活动家等，都可以写建议书。

（三）建议书是面对群体时，虽然也带有建议，但主要是宣传、鼓动对方去做，具有一定的号召性。建议书是面对领导和有关部门时，一般是中肯地提出自己对对方工作的意见和自己的建议，没有要求对方去做的意思。不具有号召性。格式:

（四）格式；标题 称呼（顶格） 正文 (先写提出建议的理由，再写建议的具体内容。如果内容较多，可以分条写。) 署名 日期 （日期写于署名下方） 要诀:

从实际出发，实事求是 说话得体，有分寸 内容具体、清楚、实在 语言准确、精练

2.4、工作总结

（一）定义

总结是应用写作的一种，是对已经做过的工作进行理性的思考。它要回顾的是过去做了些什么，如何做的，做得怎么样。总结与计划是相辅相成的，要以工作计划为依据，订计划总是在总结经验的基础上进行的。其间有一条规律，就是：计划——实践——总结——再计划——再实践——再总结。

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（二）特点

1．自我性。采用的是第一人称写法。

2．回顾性。总结是回顾过去，对前一段的工作进行检验，但目的还是为了做好下一段的工作。

3．客观性。所列举的事例和数据都必须完全可靠，确凿无误，任何夸大、缩小、随意杜撰、歪曲事实的做法都会使总结失去应有的价值。

4．经验性。这一特性要求总结必须按照实践是检验真理的唯一标准的原则，去正确地反映客观事物的本来面目，找出正反两方面的经验，得出规律性认识。

（三）工作总结写法 1．标题。

总结的标题大体上有两类构成形式：一类是公文式标题；一类是非公文式标题。学生会所写得应为公文式标题，由单位名称、时间、事由、文种组成，如《XX-XX学年（上/下）××部工作总结》、《××部××活动总结》。

2、正文。

（1）情况回顾

这是总结的开头部分，叫前言或小引，用来交代总结的缘由，或对总结的内容、范围、目的作限定，对所做的工作或过程作扼要的概述、评估。这部分文字篇幅不宜过长，只作概括说明，不展开分析、评议。

（2）经验体会

这部分是总结的主体，在第一部分概述情况之后展开分述。有的用小标题分别阐明成绩与问题、做法与体会或者成绩与缺点。如果不是这样，就无法让人抓住要领。专题性的总结，也可以提炼出几条经验，以起到醒目、明了。

运用这种方法要注意各部分之间的关系。各部分既有相对的独立性，又有密切的内在联系，使之形成合力，共同说明基本经验。

（3）今后打算

这是总结的结尾部分。它是在上一部分总结出经验教训之后，根据已经取得 的成绩和新形势、新任务的要求，提出今后的设法、打算，成为新一年制订计划的依据。内容包括应如何发扬成绩，克服存在问题及明确今后的努力方向。也可以展望未来，得出新的奋斗目标。

3、结尾。

作为总结的结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见或表示决心信心等语作结，要求简短利索。

4、落款。

一般在正文右下方署名署时，要求与工作计划同。

2.5、通知

（一）概念：

适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。

（二）种类：

印发、批转、转发性通知；指示性通知；知照性通知；事务性通知；任免、

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聘用通知。

（三）写作格式：

通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。 举例：（以知照性通知为例）这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。

注：通知的基本格式：标题、收文单位、发文缘由、通知事项、执行要求、发文日期。

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信息技术工程学院关于开展ΧΧΧΧ活动的通知

全体同学：

为了ΧΧΧΧ，为了ΧΧΧΧ，我院学生会决定开展ΧΧΧΧ活动，现将有关事项通知如下： 一、 ΧΧΧΧ（活动性质、宗旨） 二、 ΧΧΧΧ（活动时间，地点） 三、 ΧΧΧΧ（活动参与人员） 四、 ΧΧΧΧ（活动流程）

五、 ΧΧΧΧ（参与人员准备事项） 六、 ΧΧΧΧ（其他事项） 望广大同学积极参加。

特此通知。

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日

ΧΧΧΧ关于召开ΧΧ会议的通知

ΧΧΧΧ：

为了ΧΧΧΧ，决定于ΧΧΧΧ年Χ月Χ日召开ΧΧ会议，希望 ΧΧΧΧ（人员）按时出席。 特此通知。

ΧΧΧΧ（公章）

Χ年Χ月Χ日

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第三章 信息技术工程学院公文写作规范

为规范信息技术工程学院学生会各部门工作计划总结及活动方案的书写格式，特制定以下标准，请各位学生干部遵照执行。

3.1、文件名称及文件标题

（一）电子文件名称应与文件的标题一致。

（二）各部门学期工作计划、总结的标题格式，如“2011-2012学年（上/下）学生会××部工作计划”或“2011-2012学年（上/下）学生会××部工作总结”。

（三）各部门活动策划与总结标题格式，如“××部×××活动策划方案”、“××部×××活动总结”。

3.2、页面设置

（一）文档页面的左、右、上、下边距均设置为2厘米。

3.3、文字与段落格式

（一）序号等级格式依次为：一、|（一）| 1．|（1）。 （二）每段开头空两格。

（三）各类Word文档的标题采用黑体小三号；文章一级标题，即“一、”用宋体四号，字体加黑；二级标题，即“（一）”用宋体小四，字体加黑；三级标题及其以下，包括征文，均用宋体小四，不加黑。

（四）段落中，段前段后间距为“0行”，行间距为“1.25倍行距”。 （五）各类EXCEL文档的标题采用宋体20号字、加粗格式；表格中第一行项目栏使用楷体16号、加粗格式；表格内容采用宋体14号；落款采用楷体16号字。表格边框遵循外粗内细的原则，不得使用虚线。标题及落款不包含在边框内。

（六）落款与正文之间空两行。

3.4、文档内容

（一）落款部门书写形式为“信息技术工程学院学生会”、“信息技术工程学院学生会××部”、设为右对齐；落款时间书写格式为“××年×月×日”，相对于落款单位居中。

（二）文档必须由本部门部长审核后递交秘书部，由秘书部与本部分别保管；递交给老师的文档必须由主席团分管干部进行审核。

3.5、保存类型

（一）文档统一使用WORD 2003模板，保存为.DOC格式。 （二）表格统一使用EXCEL 2003模板，保存为.XLS格式。

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