医院档案管理的重要作用

文/山西省汾阳医院 殷航

【摘要】随着社会的不断发展，信息化技术的不断进步，档案管理工作的重要性日益凸显。档案信息化管理的实现为档案管理在社会各项工作中的发挥作用提供了条件。医院作为特殊的社会组织，档案管理显得尤为重要。

【关键词】医院档案；重要作用；研究

一、医院档案管理涵盖的内容

与普通社会组织相比，医院的档案涵盖的内容更复杂，管理难度更大。医院档案一般分为文书档案、人事档案、科技档案、病历档案、声像档案和实物档案六大类。

（一）医院的文书档案。医院的文书档案主要包括党群档案、行政档案和业务档案。党群档案主要指党务工作档案、共青团工作档案、工会工作档案及其他群团工作档案。其中涵盖了上级部门下发的各种相关文件、医院党组织的各种相关文件、共青团和工会等群团组织的相关文件等。行政档案主要指各项规章制度、各事项的决策文件、各种通知通告等等。业务档案包括业务合同、客户来往函件等。

（二）医院的人事档案。医院的人事档案是指医院职工、人事安排和职工奖惩等人事相关的档案。医院职工的各项材料和手续，如合同、入职表、任职情况、个人资料等个人信息都属于人事档案的范畴。人事档案还包括职工的奖惩信息，如考勤情况、个人获奖等信息。

（三）医院的科技档案。医院的科技档案一般涵盖两个方面的内容：一是科研档案，二是基建档案。科研档案是指医院的科研情况，如医疗方法的研究档案、科研教学技术的档案等等。科研实力是医院综合实力的重要组成部分，相关档案的管理工作也十分重要。基建档案是医院建设和设备购置等方面的档案，其中有医院建筑设计图和施工图、设备信息和相关的购置合同等重要信息。

（四）医院的病历档案。医院的病历档案是指医院对病人进行治疗及病人身体情况的档案记录。这其中有病人入院的检查情况、医生的诊断书和治疗方法、病人的用药情况和恢复情况、手术前的家属签字等等。病历档案是整个治疗过程的记录，既可以通过对医疗过程记录来避免一些医疗纠纷，也可以通过比较成功的案例分析进行医疗科研和教学。

（五）医院的声像档案。声像档案主要是指照片、胶片、录音和影像档案。声像档案可以更加真实具体地进行记录。声像档案涵盖的内容比较复杂，可以是医院重大活动事项的录像档案，也可以是医疗过程的录像档案。主要是由于其特定的性质而划归一类以便于管理。

（六）医院的实物档案。医院的实物档案也是一个比较

特殊的档案种类，主要是指医院在发展过程中形成的证书、奖章、奖牌等实物，记录了医院的发展和进步，是医院历史的见证。实物档案是医院文化的一个重要组成部分。

二、医院档案管理的重要作用

医院档案的分类标准各有不同，但是档案管理的重要作用不是割裂开实现的，而是所有档案统筹到一起发挥的作用。

（一）加强档案管理有助于树立医院品牌和文化。医院的档案记录了医院创立和发展的历史，是医院文化形成的摇篮，也是医院树立品牌的最可靠证据。档案记录了无数仁人志士为医院的发展呕心沥血的事迹。档案也记录了医院的建设从无到有、从小到大的全过程。医院每个科室的创立和发展都离开一批又一批优秀的院领导、医生、护士、职工等的贡献，档案记录每个人的贡献。档案记录了医院创立的初心和使命，是医院文化传承的最重要载体。档案记录的治疗成功案例、科研突破成果、医师个人荣誉也是医院树立品牌的重要素材。加强档案管理有助于树立医院品牌和文化。

（二）加强档案管理有助于提升医院管理效率。医院档案管理既是医院管理工作的重要内容，又可以有效促进医院管理效率的提升。档案管理工作涉及医院工作的方方面面。医院的改建需要查阅档案中的工程设计图纸和施工图纸，医院购置设备需要现有设备的具体数据和使用程度，医院人事安排需要进行高效的人力资源管理，这些都离不开档案管理工作的支持。加强档案管理可以有效提高医院的管理效率。

（三）加强档案管理有助于医疗、科研和教学发展。在医院的运行过程中，会形成各种档案，医疗护理、预防保健、科研教学、药物管理等等，这些档案是医院管理的重要条件，也可以为医院进行医疗、科研、教学提供信息服务。医院档案可以通过对医疗实践的记录为后续的相似情况提供解决方案，也通过以往的医疗实践找出医疗工作中尚需改进的地方。医院档案通过对医疗方案的记录和药物使用的记录也可以给医疗科研提供帮助。同时医院档案的记录可以为医疗教学提供良好的素材。

（四）加强档案管理可以监督和还原医疗全过程。目前我国医患关系比较紧张，时有无良患者在医院滋事。医院通过病历档案可以记录一个病人从入院、检查、制定医疗方案、采取

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档案工作

Archives work

医疗措施、观察恢复情况、出院等整个过程。通过这些记录可以看出医生在治疗中的操作有无不当，病人在治疗过程中是否配合。这就为出现医疗纠纷时，提供了直接的证据，可以帮助还原事情的真相，使医院避免无良医闹的影响。

的档案很复杂，在构建档案信息化系统时必须要分门别类，规范档案管理制度。首先是录入要准确，各部门要安排专人负责录入和校对相关档案信息。其次是存放，要设立专门的档案管理室并配备专门的档案存储和管理设备。再次是查阅，档案的查阅要实现权限分级，明确各个职级可以查询的档案范围。最后是提取和处理，要完善档案提取的程序，保证档案提取和归还过程中不会出现泄密。要设立专门的档案分析处理人员，对于因用来科研和教学等需要公开的档案，要进行严格处理。要在最好保密工作的前提下，不断创新方式方法发挥档案管理的重要作用。

三、如何发挥医院档案管理的重要作用

要发挥医院档案的作用，必须加强对医院档案的管理。在注重保密性的前提下，通过信息化技术的使用，最大化挖掘医院档案的作用。

（一）注重保密，引入信息化技术统一管理。医院档案中有很多是医院无法向外界透露的，如病历档案属于病人的个人隐私，在进行档案管理的时候一定要注重保密。医院档案管理要引入信息化技术，将档案进行电子化统一处理，一方面有利于信息的管理、查阅和使用；另一方面更方便对信息进行分析和处理。通过电子档案的处理，完全可以在病历中抹去病人的个人信息，仅仅显示医疗过程中的检查情况、医疗方案、用药情况、恢复情况等等。这就做到了在注重保密的前提下挖掘档案的作用。

（二）权限分离，规范档案管理制度。档案的管理工作主要包括档案信息的录入、存放、查阅、提取、处理等等。医院

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（上接第118页）的会议记录。整个建设工程的预算以及经济成本的核算。此外就是工程的现场声像资料。

（三）提高档案管理人员的综合素质是保障档案管理工作的必要条件。在实际的医院基本建设工程档案中，应该需要注重相关档案管理人员的综合化素质能力，在医院基本建设工程档案中，人才是医院基本建设工程档案的重要支柱，也是实现长远发展的前提。所以对医院基本建设工程档案管理中，离不开员工的专业素养，员工整体素质不高，缺乏必要的文化素质以及一定的创新和发展能力，将直接影响医院的长远发展。所以，首先应该提高医院基本建设工程档案管理人员的招聘条件，选择综合素质较高的人才入职，强化档案管理的优胜劣汰的管理机制，在招聘过程中考虑到建设工程档案管理本身的专业性，需要具备专业技术性的人才，在高层的管理职位上需要设置具有一定经验素质强的专业型人才。其次医院基本建设工程档案管理应该建构多元化的培训模式。对已经胜任的内部档案管理人员定期进行专业培训，不仅增强员工的专业素质能力，还应该提高员工的素养，具备较高的道德和责任意识才能切实维护医院基本建设工程档案管理的长远发展。最后还应该制定员工的考核机制，对已经正式任职的员工采取考核机制，可以增强员工的实施管理的积极性。对优秀的员工还应该给予一定的奖励，重要的是物质奖励，促进职工的积极性。提高医

院基本建设工程档案管理的效率，增强市场竞争力实现长远发展。

三、结语

综上所述，医院基本建设工程档案的管理分析不仅是建设工程竣工完成后进行整理的资料，同样也是建设工程的收尾的一个重要环节。体现了建设工程的整个过程，是一种真实的记录，在医院的基本建设工程中建立工程档案管理体系，是管理工程档案的关键；正确的档案收集方式，是保障档案完整和系统化的关键条件；提高档案管理人员的综合素质，是保障档案管理工作的必要条件。所以重视医院基本建设工程档案的管理，是维持医院长远稳定发展的重要前提。【参考文献】

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