深圳市南山街道办档案整理项目实施方案

1 项目实施总体思路 .................................................................................................... 1 2 项目实施服务内容 .................................................................................................... 1 3 档案整理 .................................................................................................................... 2

3.1档案归档 ...................................................................................................... 2 3.2 档案裱糊 ...................................................................................................... 2 3.3档案扫描与打印 .......................................................................................... 2 3.4档案装订 ...................................................................................................... 3 3.5档案装盒 ...................................................................................................... 3 3.6档案入库 ...................................................................................................... 4

4. 验收审核 .................................................................................................................... 4 5. 工作人员管理 ............................................................................................................ 4

1.项目实施总体思路 （一） 项目预算

本项目预算金额为280000元（人民币）。 （二） 项目背景

南山街道办在日常业务活动中，形成了大量的业务档案，包括食药安全、生产安全、消防安全、森林消防四类业务的档案。为加快档案规范化、现代化管理，以便能更加方便、快捷、有效地提供查阅利用服务，提高档案服务能力和利用水平。

（三） 项目依据及参考标准

《中华人民共和国档案法》、《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》 （四） 项目完成期限

本项目完成期限为自合同签订之日起至2022年12月31日。 2.项目实施服务内容

序号 1 档案类别 食药品安全档案 整理方式 文书档案整理、文件清理、文书档案裱糊、文书档案扫描、实物档案、照片档案、材料撰写等。 文书档案整理、文件清理、文书档案裱糊、文书档案扫描、实物档案、照片档案、材料撰写等。 文书档案整理、文件清理、文书档案裱糊、文书档案扫描、实物档案、照片档案、材料撰写等。 预计数量 335（2021年数据） 备注 材料归档（含整理、排序、打印、扫描、入盒） 材料归档（含整理、排序、打印、扫描、入盒） 材料归档（含整理、排序、打印、扫描、入盒） 2 生产安全档案 / 3 消防安全档案 518(2021年数据) 4 森林消防档案 文书档案整理、文件清理、文书档案裱糊、文书档案扫描、实物档案、照片档案、材料撰写等。 / 材料归档（含整理、排序、打印、扫描、入盒）

3.档案整理 3.1档案归档

在整理时对档案进行排序、编页码、分件、拟标题和分类检查。在整理过程中同时记录档案的残、缺、漏、损页，并记录纸张的画幅大小和特性、档案的存储介质（照片、图表等）。对照甲方提供的档案目录著录原件，对照档案原件的目录（手写/印刷体）进行分件、录入和校对，建立电子文档并保存。 3.2档案裱糊

档案整理前要对破损严重的档案进行修复，裱糊，修复过程中需要拆卷的档案，要在确保档案原件安全的基础上，严格按照档案拆卷流程和技术要求进行，要求资料能够还原。应区分对待不同规格和不同纸质的档案。

平整档案应根据原件的具体情况进行锤平或压平，不得损坏档案，不得破坏数据记录。

档案的裁切要严格保持档案的原貌，不可将档案幅面裁小，更不能裁伤字迹。切口要求整齐。裁切短边，应一刀完成，裁切长边，可分数刀完成，但各刀口应联接平直，无接刀痕迹。整卷裁切的档案，要求刀口上下垂直，不得出现坡度。

在档案修裱过程中，档案不能再次受损。要进行仔细地观察和分析研究，使裱糊的资料恢得在原来的部位上。

3.3档案扫描与打印

扫描时按照扫描页页码的顺序对档案资料进行扫描，为保证档案影像文件的扫描质量，根据扫描件实际情况选择黑白、灰度及彩色扫描方式，调整相关参数。

扫描形成的图像文件保存到服务器中，文件采用黑白、灰度或彩色扫描，存储为Jpg或JPEG标准格式。

扫描完成的图像为单页Jpg/JPEG文件，文以目录数据库内该文件档号为据对扫描图像建立相应文件夹，并对文件夹内图像文件按要求按档号/分类号进行命名。

破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。

整理电子目录时，在电子文件夹和电子文件统一文件重命名后，形成按档案号统一命名的文件夹，同时形成档案的目录册（案卷目录、文件目录）。

在甲方要求下，可以对形成档案的目录册（案卷目录、文件目录）、档案的全宗目录进行打印、排版、装订形成档案的纸制目录册。 3.4档案装订

拆除过装订物的档案应按原档案保管单位重新装订，并保持每页档案原有的排列顺序不变，案卷不掉页、右边和底边整齐。

根据工作单对照档案接收整理时原目录清单核对顺序、数量整理对齐后再进行装订。装订时要求比照原装订孔及装订样式，做到原接原退。如有装订不合格档案将按照规范重新装订。

3.5档案装盒

 以年度为单位从1开始编卷盒流水号，用铅笔将流水号标于卷盒顶面。  将装订完成的案卷按照各卷封面上标注的盒号装订入相应的卷盒，装盒

时按照卷号顺序排列，小号在上，大号在下。  案卷装盒后，将卷盒按流水号顺序依次排列。 3.6档案入库

 将加工完成的档案分期分批的进行移交，移交时应提供书面/电子的交接

清单。

 由乙方专人与甲方指定专人进行交接，交接清点完毕后，双方在验收清

单上签字确认，同时双方在档案资料入库清单上签字确认，完成交接验收工作。

4.验收审核

经甲方双方分管领导/负责人审核，双签字验收后有效。 5.工作人员管理

工作人员必须通过政审面试、操作考试合格，同时证件齐全，双方签订保密协议。工作人员由加工公司管理层(经验丰富的项目经理)进行统一的上岗培训，具备档案整理的相关知识。工作人员进入指定场所工作，工作时间按照甲方作息时间安排，严格执行请销假制度，不得中途离职或无故不上班。如出现员工个人原因主动离职的情况，乙方将及时进行人员补充及培训，保证项目组人员稳定并向甲方如实汇报情况。