工作流技术在办公自动化系统中的应用与研究

边疆经济与文化

THEBORDERECONOMYANDCULTURE

No.8.2010General.No.80

工作流技术在办公自动化系统中的应用与研究刘丽岩

（黑龙江省社会科学院网络中心，哈尔滨150018）

要：工作流技术是办公自动化系统中提高综合办公能力的先进手段之一，在办公自动化系统中很有

摘

必要引入工作流技术。黑龙江省社会科学院在办公自动化系统中应用了工作流技术，取得了较好的效果。

关键词：工作流技术；办公自动化（OA）系统；应用中图分类号：TP391

文献标志码：A

5409（2010）08-0051-03文章编号：1672-

实现资源共享是现阶段办公自动化（Office

Automation，简称OA）的一个全新概念。随着国家信息化建设的深入开展，网络日益普及和Inter-net技术的广泛应用，在一个集成的办公环境中应用各种信息技术和集成技术，可以通过办公人员的协同工作，加强各项办公业务，从而提高办公效率。因此，实现工作流程的自动化已成为OA提高办公效率的重要因素。本文首先对工作流技术进行简单介绍，然后着重分析在OA中引入工作流技术的必要性，以及工作流技术在黑龙江省社会科学院协同办公系统中的应用。

一、工作流及工作流技术

为了实现组织目标，有关业务活动依时序或逻辑关系相互连接构成业务流程。在业务开展过程中，文档、信息或任务依据组织规范在参与者之间传递、处理或执行。在总体业务流程中，实现了基于计算机辅助处理而达到自动化的全部或部分，称为工作流。也就是说，工作流是在计算机辅助下全部或部分自动执行的工作过程，该过程可运行于异质、分布的运行环境中，供多人协同工作。工作流代表了各个行业办公环境的工作过程，一般包括若干定义完善的活动（或任务）和它们之间的连接关系。具体包括流程的启动和终止条件、活动的详细描述、活动的调度和次序、参与人员的执行权限和要求、相关应用程序和数据。在应用上，工作流的定义、执行、监督需要一套管理工具，它通过运行一个或多个工作流引擎来解释过程定义、创建过程实例，给相关人员分发工作任务，

申请相关资源，通过应用程序接口（API）调用相关应用程序，按照调度规则对活动进行调度，控制和管理工作流实例的执行，以及与其他工作流管理系统交换数据。

在工作流自动化出现以前，所有的工作流都是通过手工实现的。较典型的是某项任务中的步骤要求参与者批阅文档或表格组成的文件；完成批阅及填写完表格中的相关内容后，文件被人工地传到下一步的执行者。需要对进程的参与者进行关于进程路由的培训，否则文件就会留在文件夹里得不到处理。对任务执行情况的监控必须四处打听究竟完成到了哪一步，没有简单的方法去了解任务是否拖延或文件是否丢失，也无法了解这种流程的成本到底是多少。

工作流技术是针对日常工作中具有独立程序的活动而提出的一个概念。它通过将工作分解为定义良好的任务、角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控，以达到提高办事效率、降低工作成本为目的。工作流技术是工作流管理系统（WFMS）中的核心技术，它监督、控制和协调业务过程和计划，并对工作和信息流程以及资源的利用和投入进行预先的跟踪，目前被看作是提高业务过程效率和生产效率的关键技术。因此，工作流技术在解决办公环境中的协作问题、提高办公效率、节约工作成本方面起到了很大作用。

二、在办公系统中引入工作流技术的必要性1．引入工作流技术是实施工作流程化的需要。单位机构的大部分工作带有很强的流程性特点，一

04-02收稿日期：2010-作者简介：刘丽岩（1982－），女，黑龙江密山人，研究实习员，从事办公自动化应用研究。

BIANJIANGJINGJIYUWENHUA51边疆经济与文化2010年第8期TheBorderEconomyAndCultureNo.8，2010

个工作流的结束可能是另一个工作流的开始。在工作流技术产生以前，常常是根据任务对系统进行分解，作业项目之间是分裂的。随着面向对象技术的发展，这种现象得到了一定的改善，但仍无法解决工作流程化的问题。在OA系统中引入工作流技术可以很好地解决流程型工作处理问题的方式。

2．引入技术流是实现工作协同化的需要。协同办公是指信息及时地在各个部门传递，人们通过获取他人的信息做出相应的工作和决策。最初在办公过程中是通过纸制文档、面对面交流或是利用电话传递信息，这个过程存在着大量资金和时间的浪费。而OA系统工作流管理是以实际的业务为蓝本，软件辅助实际的工作流程来完成对文件审核、签批等一系列的操作，进而实现工作的需要。通过工作流平台实现办公流程的自动化，实现计算机办公处理过程中所有命令的执行都处于受控状态，工作可以被分派到不同的人员，进而规范了工作流程。

3．引入技术流是实现办公流程重组的需要。在利用以关系型数据库为基础的管理信息系统时代，人们把大量的时间浪费在对事务的查询上，耽误了紧急事项的处理。而使用了工作流管理系统之后，使用者只需要查看自己系统上的待办事项，就能够对自己收到的任务一目了然，这样既节省了时间，又提高了效率。大部分基于工作流技术的软件具有所见即所得的业务流程设计功能，可以方便地根据流程改革的需要实现办公流程个性化的制定，也可以促进对办公流程进行重组。

三、基于工作流技术的办公自动化系统OA系统必须是一个综合信息管理系统，具备多种办公信息处理功能。由于办公室的工作种类繁多，有信息录入、收发文、会议管理、日程安排、档案管理等，其特点是一项工作一般由多个办公人员协作完成，并且在他们之间符合一定的办公流程。按工作管理的概念来分析，每项工作都由一个任务集和任务之间的流程关系集组成。任务集是独立的工作项集合，分别由特定的人员或代理者来处理。任务之间的流程关系即文档对象的传递和处理关系。根据对黑龙江省社会科学院办公的特点分析，该院OA系统模型如下。

1．个人办公。个人办公系统提供公务箱、个人电子邮件、工作簿、日程安排、文件柜、附录、个人设置等功能，利用本系统可方便地处理日常事务和个人办公信息。其中新消息、日程安排、待办事宜部分具有文字或语音提示等功能，可以自由设52BIANJIANGJINGJIYUWENHUA

定提示的提前量、提示方式。

2．公文管理。发文主要完成院内处室拟稿、领导审签、文字初审、文字复审、领导签发、文书印发等，对发文的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见，并且还提供强大的痕迹保留功能。收文主要实现公文上报、登记、拟办、中转、转发、处室拟办、领导审核、归档等。

3．科研管理。对课题的申报立项、中期检查、结项等进行跟踪，实现逐级上报、逐级审批的功能，对各种来源的课题能够进行统计、查询、归档等。对成果的登记、查询、统计进行完整的流程控制，所有数据存储于专门的服务器上，提供必要的数据安全和数据备份的功能，对已形成的成果统计表具有汇总、查重等功能，对个人填报的评奖申请实现网上的报送、审批等功能，提供成果奖励、成果鉴定的全部信息，提供国内外各种学术会议、会议论文、国际合作等学术活动信息的管理。科研成果内容能够及时地在办公系统上发布。

4．人事管理。人事管理模块实现内部相关人事信息文件的起草、审批、办理等流转过程。文件参与人员能够随时查看文件流转状态，做出适当的操作。授权用户可以灵活配置适合的各种文件审批单和流程。人事信息记录内部人员的基本信息和人事流动情况，并提供查询功能，同时记录人员的培训和奖惩。

5．财务管理。政府采购、部门预算、公积金模块均可实现内部相关采购、预算、公积金文件的起草、审批、办理等流转过程。文件参与人员能够随时查看文件流转状态，做出适当的操作。授权用户可以灵活配置适合的各种文件审批单和采购流程。预算执行模块实现专项经费使用记录的录入、用款预约的申请及还款的通知功能。

6．政务办公。资源管理模块提供单位内部各种共享物质资源（如汽车、办公用品、会议室等）的预定、审批、使用和统计，以避免发生冲突，合理安排资源使用。短信平台模块是为办公系统提供一个集中维护短信设置的场所，将所有和短信设置相关的配置都归入到一个模块中便于维护，实现短信编辑、短信群发、收发短信记录等，还提供一些常用的短语。

7．公共信息。对电子公告、公告通知、新闻等进行发布和管理，实现科研信息、今日推荐、杂志信息的录入、查询、修改等功能，实现组织结构图片的上传查看及部门介绍的录入查看和查询功能，实现院内的规章制度、历史大事记的录入、查

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询等功能。

8．信息交流。信息交流对公共论坛、视频点播、聊天室、知识管理、网上调查等内容进行管理和维护。

9．文献信息。下设电子资源、省统计局月报、资料摘编、图书资料动态四个子栏目。

10．系统设置。系统设置中的人员配置、参数设置、流程设置、数据备份、操作日志等模块都由系统管理员来进行操作和设置，注册人员信息，表单的设计、修改，文件的审批流程，数据的备份设置等。

11．在线帮助。提供系统中各功能模块的功能介绍及使用方法。

四、收发文工作流程的设定

办公自动化系统目标就是在Internet/Intranet平台上，通过对全院实际业务处理过程的有效调研，将实际业务处理过程转化为能够为微机所处理的过程定义。

业务工作流程设定是通过对实际业务过程的分析、抽象、建模得出的。工作流建模系统应该完整地提出支持工作流定义的概念，为建模工作人员提供工作流所需要的组件或元素。实际业务处理过程最终由这些组件或元素来抽象表达。

在公文的收发管理中工作流程的设定通过调用相关的信息资源和人力资源来协调公文收发业务过程中的各个环节，使之按照一定的顺序依次进行，从而实现业务过程的自动化。工作流技术将程序的编写和运作模式分开，很好地实现其扩展性，并且采用全新的可视化流程定制模式，使工作人员可按流程、环节、流向三大要素进行流程自定义，充分实现了系统的复用性，使系统更具灵活性和个性化。

以黑龙江省社会科学院OA系统中公文发文管理为例，说明工作流程的设定（见下图）。发文管理模块的功能是对发送公文的流程进行处理和监控，发文业务的自动化流转，业务流程如下：拟稿人拟稿、部门领导审批、院领导会签、办公室主任签发、

参考文献：

公文印发、发文登记、办公室秘书归档（此流程也可根据会签领导或审批人员的不同而自行定义）。

五、总结及展望

随着信息科学技术的飞速发展，作为一个多学

——办公自动化系统的研究越来越科综合应用技术—

受到广泛重视。在社会的各个领域中将得到更加广

泛的应用。将工作流技术引入到办公自动化系统中，可以很好地解决办公业务中的流程问题，提高办公效率，使办公过程更具透明度，并能较好地实现无纸化办公。

然而，就黑龙江省社会科学院的实际情况看，还有以下问题有待进一步研究解决：

1．工作流程定义界面的进一步可视化。如果可以通过设节点和各节点属性来定义工作流程和各步的操作、办理人、完成时间、权限等等，还可以任意拖动节点，自动生成节点到节点的连线来定义工作流程，将更方便使用人进行工作流程的定义、修改和监控。图形化的工作流程定义界面会更加直观，因此该院OA系统下一步应该实现工作流定义过程的完全图形化。

2．工作流程以外情况的分析和处理。因为流程实例在实际的运行过程中可能会发生各种各样的情况，因此该院OA系统应建立流程以外处理规则库，以增加流程的事务表达能力和提高系统对异常情况的处理及恢复能力。

［1］张鑫旺．我国OA系统的发展及现状［J］．河南职业技术师范学院学报，2004（2）：122－124．［2］武

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［3］叶立新，陈阂中，郑

［4］范玉顺．工作流管理技术基础［M］．北京：清华大学出版社，2001．

［5］丁昭阳．基于工作流技术的协同办公自动化系统的应用研究［D］．辽宁工程技术大学，2004．

〔责任编辑：杨临颍〕

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