在办公室业务培训会上的讲课稿

_年在办公室业务培训会上的讲课稿

>中将协调解释为 使配合得适当 .说得通俗一点,协调就是运筹,协调就是公关,协调就是化解矛盾.机关业务部门多,领导层次多,对上对下的联系多,机关干部办文.办会.办事,都有个协调问题,协调是必备素质之一.有人做过这样一个形象的比喻:协调是杠杆,能够增大工作动力;协调是润滑油,可以减少工作阻力;协调是催化剂,能够提高工作效率;协调是黏合剂,能够增强团队凝聚力.比喻得很形象.很到位.究竟怎么搞好协调,各有各的高招和道道,所处环境不同.层次不同,办法也不尽相同.在工作实践中,应注意把握这么几条.

一.及时明确任务要求

一般情况下,领导在交代任务的同时,会对有关协调方面的工作提出明确要求,但在交代时不会每次都讲得很具体,有时比较原则,特别是对一些协调过程中的细节问题,也可能不一次性涉及,往往会随着工作的深入逐步提出来.因此,作为机关工作人员来讲,就有一个进一步理解任务.消化指示.把握标准的问题.对领导提出的标准要求要逐字逐句地研究思考,对一些特殊要求,特别是蕴含在指示中的基本意图.指向性和最终目的,一定要准确理解领会,否则在工作中就会出现偏差.这里需要提出的是,往往有个误区,有的同志比较强调自己的主观愿望,认为好心一定能办出好事来,就是出些差错领导也会原谅的,其实不然,一旦出现了问题,首要的决不会看你的愿望如何,这大概也是一些同志有时受到领导批评还感觉委屈的主要原因.因此,搞好工作协调,应当具有良好的愿望加上科学的思维和一定的协调能力,才能把好事办好.某机关一位领导到一个下级单位检查工作,由秘书科孙科长负责搞好协调.为了使领导有面子,孙科长擅自要求受检单位两位领导和有关部门领导到机场迎接,房间内摆放了鲜花,还购买了纪念品,安排的饭菜也很奢侈.领导一看到这阵势,很不高兴,责问受检单位领导为什么

顶风.违纪.搞形式主义,当得知是孙科长的授意安排时,立即火冒三丈,把孙科长狠狠批了一顿,命令他立即作出书面检查,不久,孙科长被调离机关.

二.主动适应协调对象

所谓协调,不管是什么样的工作,说到底是人与人之间的协调.对协调对象把握得怎么样,结果是不一样的.如果用一个模式.一种方法.一个节奏来搞协调,就难以达到预期效果.这里说把握协调对象,并不是指那种看风使舵式的,也不是按照自己的标准来分个三六九等,更不是以自己的好恶来作取舍,而是根据协调对象的自身特点.传统做法.相互关系.地位作用等情况,选择最恰当的方式和办法,提高工作协调的成效.平时协调处理工作,涉及其他部门.其他单位掌管的业务,都要事先与之协商,取得一致意见后,再呈报审批.当对方提出不同意见时,要耐心听取,认真研究,甚至调整或改变自己的方案.如果对方完全不同意,或者意识到根本行不通时,则应放弃自己的意见,另外研究其他办法.尤其要注意,凡是几个部门意见尚未统一时,一般不要上报审批,不能把矛盾上交.机关部门领导也不要轻易将几个部门意见相左的议题提交办公会,以免议而不决,决而不行.某机关理研室负责筹备部里理论骨干培训班,其中起草领导讲话材料这项工作,需要办公室的支持帮助.按传统做法,事前应先征求办公室的意见,在协商一致的情况下,再向部领导呈报培训班方案.由于理研室没有事先征求办公室的意见就上了件,把办公室的两个人分在了材料组,部领导签批后,理研室到办公室要人帮忙,结果碰了钉子,办公室以工作太忙.抽不出来人为由,拒绝了理研室的要求.结果理研室抽人这件事做成了 夹生饭 ,弄得很尴尬.这就是协调的方式方法出了问题,主要原因是不按机关规矩来办事,事前不商量,以领导压人,把工作强加到别人头上,这是机关工作最忌讳的事情,机关干部一定要注意这个问题.

三.随时掌握情况变化

机关的同志都知道,协调工作从来没有一次就完事的,这也是符合规律的,尤其是涉及上级领导和本级领导的活动, 变 是绝对的, 不变 是相对的.从某个角度讲,能不能及时准确地掌握变化了的情况,既是协调工作成败的前提和基础,也是很关键的因素.实践中,有些变化了的情况,领导会告诉你,有些变化了的情况,则需要你去向领导及时报告,并提出调整协调工作的意见建议.也可以说,你对变化的情况掌握得越早越及时,工作就越主动,否则,可能会给领导造成被动,甚至不可挽回.难以弥补.因此,当最初的协调方案领导同意后,要做到 案 定思考不停,反复地想一想还有哪些因素考虑不够充分,还会出现哪些由不确定因素造成的后果,究竟有几套方案比较可行,等等,做到有备无患,随时从容应对突发情况.有一天,某机关的张秘书,根据副市长指示,分别通知了有关领导下午4时开会,部署安全生产工作.下午2时30分,副市长突然打电话告诉他,因下午4时另外有一个活动,会议提前到下午3时召开.张秘书赶紧把参加会议的人员重新通知了一遍,唯独忘记告诉拿钥匙的人了,结果与会人员要进会议室时门还锁着,到处找这个人也没找到,弄得与会人员很有意见,副市长很不高兴,狠狠批评了张秘书一顿.这就是对工作想得不细,考虑不周,对突然变化了的情况没有应对好.

四.坚决说好该说的话

语言是协调的重要媒介和基本载体.工作协调能否顺利进行取得成功,讲究语言艺术很重要.常言道: 良言一句三冬暖 .得体的语言既能简明扼要,完整表达自己的意图,又能使对方入心入耳入脑,使其愉快地接受协调.说话人人都会,但能知道什么场合该说.什么场合不该说,而且能够把该说的说好.把不该说的憋住,是很不容易的,值得每位机关干部用心体会,下功夫历练.机关干部向领导报告情况.通知事情.协调活动比较多,更要注意语言修养,提高说话的艺术.话到嘴边要掂量,想好再说也无妨,拿捏不准的话可以少说.慢说或不说;要多一些换位思考,话出口要想到听者的感受,防止说者无心听者有意而祸从口出.有一次,某省委组织部副部长到一个县召开座谈会,会上,市领导问县委组织部的一个副部长: 最近工作怎么样啊? 这位副部长随口答道: 副部长是个闲职,能干成啥事? 这句话把在座的四级副部长 一

网打尽 ,气氛一下子就变得尴尬起来.省委组织部副部长马上说这个县委组织部副部长一句: 副部长需要协助部长干成的事很多,怎么能是一个闲职呢?你肯定没有尽到应尽的职责,好好反思反思吧. 机关干部还要注意观察分析每位领导的性格特点,并据此把握说话的要领,防止话不投机半句多.另外,要善于选择说话的时机,多一些临机处置,少一些照本宣科和千篇一律,多一些 雪中送炭 和 雨中递伞 ,切忌 火中取栗 和 火上浇油 ;要注意态度,慎用指令性语言,多用商量的口气,即使传达上级的指示,转达领导交办的事项,也不要口气太硬.在一般协调场合,更要注意语言平和,态度随和.在说好该说的话的同时,机关干部还要时刻牢记,不该说的话坚决不说,要 守口如瓶 ,始终给嘴巴安一把 保密锁 ,决不因多知道一些内部情况去炫耀,传播小道消息,更不得随便议论领导工作上的事情,特别是不能扩散领导中的意见分歧.

五.相互支持.与人为善

机关是一个协作的群体,同志之间.部门之间一定要相互支持.相互配合.看起来各个部门各管一摊,实际上工作都是互相联系的,都是为了单位建设.从这个目标出发,一定要团结协作.要少扯皮,少推诿,多帮忙,同志之间要互相提携,拾遗补阙,只要有精力,尽量伸出援助之手.部门之间,有些工作是交叉的,分不那么清楚,有些工作要几个部门一起来做,只要有力量,就主动多承担一些.如果你推给我,我推给你,吃苦的事交给别人,得利的事揽给自己;当着领导都接受,背着领导都推掉,是最影响关系的.某机关有一个局牵头筹备一个会议,把购买物品.安排住宿.餐饮.签到等容易办的事情留给了自己做,而把起草领导讲话.修改典型发言一类的重活累活全都推给了别的部门.由于安排的工作不公平.不合理,在协调会上,几个局长意见很大,与这个牵头局长争吵起来,一致表示,不能这样分配工作,应当把轻活.重活安排科学,牵头局应带头承担材料起草工作,不能只挑轻活干.部门间还有一个相互服务的问题,相互支持既有利于别人,也有利于自己,最终是有利于工作.无论哪个部门,无论它自身多么强,各方面的关系处理不好,也会四处碰壁,也难以顺顺当当地办成几件事情.还有就是对同志.对上级都应本

着维护的态度.理解的态度,真心实意地希望自己的同志和领导能够工作得很好,发展得很好.如果嫉贤妒能,生怕人家过得比自己好,这个关系就难处了.这方面一定要注意多宣传别人的好处.优点,好话不仅讲在当面,而且讲在背后,特别不要背后议论人家的短处.再就是要多一点理解.人人都需要理解,也能够被人理解.理解不是讲的弄清是非,而是善于去体察是非背后的合乎人情事理的原因,原因清楚了,就容易宽容对方了.

六.做到快准细严实

有的时候领导交代一些工作的时候,表面上声音不大.要求不急,只是寥寥数语,有时甚至看起来有些轻描淡写.但作为机关工作人员,决不能因此自我减轻压力.降低标准.放松要求.机关工作无小事,有时一个座位排得不妥.一个文件传阅的顺序不对.一个通知拿捏得不准.一次车辆调度得不够到位等等,都可能带来不可小视的影响.要减少和杜绝差错,有 五个字 始终不能忘.即 快 ,就是要有很强的时间观念,做到话音一落就行动,反应要快,快速思考对策.拿出方案;动作要快,在最短时间内进入实质性操作;情况反馈要快,及时请示汇报进展情况和过程中出现的矛盾问题.如果拖拖拉拉.磨磨蹭蹭,往往会事倍功半,把简单的事情办得复杂化,把一件事拖成两件或多件. 准 ,就是要做到掌握情况准确无误,汇报情况实事求是,请示和答复问题要言之有据,不说没有依据的话,不说没有经过核实的话. 细 ,就是胆大心细,关注细节,无论是什么事情,都要想周到.想具体.想细致,多问几个为什么,多设想几套方案,多搞几遍推演,多深入一线,多来几个 回头看 ,尽量避免使用 大概 也许 可能 等模糊概念,应尽量去除 上有领导把关,下有机关和基层落实,不会有啥问题 等侥幸心理,做到每一步协调都有细化的计划,都有留有余地的时间节点,都有具体的工作对象,都有明确的责任区分,使整个协调工作运作起来严丝合缝.不丢三落四. 严 ,就是严密.完整,办文.办事过程要反复校对.严格把关,避免粗疏错漏;每件事办完之后要及时向领导反馈,做到件件有着落,事事有回音;要养成勤于记录的习惯,办任何事情都应有记载,以备有案可查. 实 ,就是要做到态度老实,树立对工作极端负责的精神,耐得住寂寞,乐于牺牲奉献,办事不张扬,低调做人,勤勤恳恳办好每一

件事;作风扎实,提倡 事必躬亲 ,什么事情都要亲自看一看.试一试.跑一跑,决不能当 甩手掌柜 .搞遥控指挥;工作务实,落实到每个环节.每个部位.每个人头,确保每项工作都能落实到底到边,决不能出现虎头蛇尾.只看过程不问结果的现象.