办公室主任职务说明书

岗位名称 所在部门 直接上级 直接下级 所辖人员 本职： 负责为公司管理层提供决策支持，保证公司内部管理体系的完整和平稳运行；进行公司形象推广、公关和公司企业文化建设；负责后勤支持工作 职责与工作任务： 职责表述：负责为公司管理层提供支持，并负责跟踪落实营销总监和营销总监办公会的决议。

负责组织制定公司长期发展规划和公司年度经营计划 职 责 一 负责组织和安排管理层会议，提供会议纪录与整理服务。 通报会议决议，并跟踪会议决议的实施情况。 协助总经理的工作，提供决策支持。 职责表述：负责保证公司内部管理体系的完整和平稳运行。 职 责 二 工作 任务 负责制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度。 负责督促管理制度的有效执行，负责评估和监督公司内部管理的规范性和有效性 办公室主任 综合办公室 综合办公室主任 行政助理 行政助理 岗位编号 岗位定员 工资等级 薪酬类型 岗位分析日期 06 1 4级 2013年11月 工作 任务 职 责 三 职责表述：负责制定办公室工作计划,实现工作目标 工作 制订办公室年度、月度工作目标、工作计划，并组织实施 任务 职责表述：负责公司形象推广、公关活动 职 责 四 负责公司形象设计和推广实施。 工作 负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访，负责与新闻媒体的接触。 任务 负责组织并协调公司的公关危机处理。 负责公司网站的建设与更新。 职责表述：公司企业文化建设 职 责 五 负责组织公司内部员工活动。 工作 建立员工与管理层的沟通渠道，吸引员工关心公司事务并参与管理。 任务 组织公司内部信息发布。 职责表述：统筹管理公司后勤服务工作 负责公司内外环境的管理，包括办公场所分配、办公场所的整体布置、绿化、清洁与保持工作 负责管理公司保安和消防工作，确保公司办公、生活秩序不受干扰和公司财产、员工的安全，并定期组织检查公司消防设备设施的配置和使用状态 负责办理公司办公用品的采购、发放和管理 负责对固定资产的采购与管理工作 职 责 六 负责公司档案和资料的收集、管理、查阅或借阅 负责与宾馆管理处保持联系，保证办公场所的水、电、空调、电话等设施完好 负责对公司内电脑、网络的管理、维修和升级 负责公司网站平台的筹划和建设 负责公司印章管理、合同审计和一般法律事务处理 负责对公司出差人员的管理，并提供出国手续办理、旅程安排等方面的支持 负责公司内的复印、传真、打印等工作 负责公司的公务用车管理，进行科学合理的调度 职 责 七 职责表述：部门内部管理工作 工作 制订、修订办公室的工作程序和工作制度，并监控实施 任务 工作 任务 负责公司办公室队伍建设，选拔、配备、评价下属人员，组织部门技能培训 负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行 负责控制部门预算，降低部门管理费用 职责八 职责表述：完成营销总监交办的其他任务 权力： 对总监办公会议和营销总监决议执行情况的监督权 调整公司管理制度的建议权，统筹制定公司规章制度的建议权 对出差事务的审核权 合同的审核权 印章使用的审核权 对各部门的安全保卫、防火、卫生整洁的检查监督权 对各部门的安全隐患有限期整改权 权限内的财务审批权 有对直接下级人员调配、奖惩的建议权，任免的提名权和考核评价权 对所属下级的工作有监督、检查权 对所属下级的工作争议有裁决权 工作协作关系： 内部协调关系 公司各部门，营销总监，总经理 外部协调关系 任职资格： 教育水平 专业 培训经历 经验 知识 大学专科以上 企业管理或相关专业 行政管理培训、企业文化培训 5年以上工作经验，3年以上管理经验，1年以上部门管理经验 掌握相应的行政管理、企业形象策划和企业文化建设的知识，了解公关宣传的常用做法 单位、新闻媒体、公司物业管理处、办公用品供应商、消防部门、卫生管理部门、公安部门、街道等 技能技巧 熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识 个人素质 其它： 使用工具/设备 计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络） 工作环境 办公场所 领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力 工作时间特征 正常工作时间，根据需要加班 所需记录文档 通知、简报、汇报文件或报告、总结等 考核指标： 公司环境卫生状况、公司安全事故发生次数、员工满意度、固定资产状况、后勤支持投诉率、网络运行的稳定性、制度建设完善性、组织员工活动次数、重要任务完成情况 费用控制情况、下属行为管理、关键人员流失率 部门合作满意度 领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能 备注