石油销售公司周转材料管理暂行办法
第一章 总则
第一条 为增强公司日常周转材料管理,保证日常办公需求,控制费用支出,特制定本暂行办法。
第二条 周转材料是指零星用办公用品等材料。包括但不限于:
(一)办公用品:指在日常工作中所使用的辅助办公的用品。
(二)低值易耗品:是指劳动资料中单位价值在20xx元以下不能作为固定资产的劳动资料。
(三)招待用品。
第二章 周转材料采购和管理原则
第三条 综合办公室是公司办公用品、招待用品等周转材料的采购与管理的主管部门,凡涉及周转材料采购事宜均由综合办公室负责。
第四条 综合办公室设专人负责周转材料的领用和保管。管理员负责登记进出台账和每月根据各部门、营业室实际办公需要,做好计划编制,提供质价相符的办公用品。
第五条 具体采购过程应本着质优价廉的原则,采用比值比价等方式,选择质优价廉物品,并逐步建立资信度高的采购基地,建立互惠合作伙伴关系,长期合作。
第六条 价值20xx元以下周转材料应当集中统一采购。办公所需低值易耗品、电脑耗材、电脑零部件、公司招待用烟、酒、组织各项活动所需物品等均属集中采购范围。
第七条 所有周转材料原则上由综合办公室统一购置,若确需本部门自行购置的专属办公用品,需自采购后3日内到综合办公室办理相关登记手续,公司采购实行集中与分散相结合体制。
第八条 根据各部门集中上报给办公室,以及过往物资采购和分发、使用情况,测算和制定具体物资采购需求计划,每季度进行1-2次的集中成批采购。
第九条 年度物资计划因公司实际发展需求变化导致调整时,可在年度中根据实际情况进行多次的零星采购。
第十条 采购计划与申请
每年末,根据公司年度经营计划、各部门物资需求以及现有库存情况,可以制定下一年度采购计划。
根据年内生产进度安排、资金情况和库存变化,可根据实际需要制定半年、季度或月度的具体采购计划,该计划按期滚动修订。
公司年度采购计划须经公司主管领导、财务部门领导和综合办公室领导批准后方可实施,半年、季度、月度采购计划须公司主管领导审批,综合办公室核准。
根据采购计划填写的公司采购计划审批表,必须分别依次经综合办公室主管、财务部门主管、公司主管领导按权限签批核准。
公司库存降低到安全库存量或控制标准时,可即进提出采购申请,并分为定量订购和定时订购两种方法实施采购。
第十一条 采购程序
需求部门根据下月需求计划提交办公物品申请单(负责人审核签字并盖部门章)→申请部门分管领导审核签字→管理员填写出库单→需求部门负责人签字确认→管理员发料,并签字→登账或录入数据库。
第十二条 所采购的'周转材料到货后,由综合办公室后勤管理员按送货单进行验收,经核对(名称、规格、数量、单价、金额、质量等)无误后,在送货单上(一式两联)签字验收,然后将送货联留存归类,送货回单联交送货人带回做结算凭据。
第十三条 管理员收到供货单位发票后,须与送货单所记载的内容核对一致,做好登记,做到账、物一致,并在发票背面签字认可后,携验收入库清单及发票交部门负责人审核签字,最后交财务部门负责支付或结算。一般结账采用月结统一付款方式。
第十四条 周转材料进仓入库后,管理员按物品种类、规格、等级、存放次序、分区堆放,不得混乱堆放,并由记账员按送货单序号和货单内容在日常办公用品收发记录册上进行登录。
第三章 入库与发放管理
第十五条 为保障公司日常办公需要,减少库存资金占用,管理员要及时办理出入手续,保管好库存物资,做到账实相符,保证物资质量。
第十六条 库存以适质、适量、适时、适地之原则,供应所需物资,避免供货不足。
第十七条 仓库对物资品种、数量进行控制,实际库存量降到最小。
第十八条 入库程序:
管理员采购→供货商供货→管理员检验物资数量、质量→管理员在《入库单》上签字→登账或录入数据库→综合办公室负责人审核签字。
第十九条 领用程序:
需求部门根据下月需求计划提交办公物品申请单→申请部门负责人审核签字并盖部门章→申请部门分管领导审核签字→库管人员发料,并签字→登账或录入数据库。
第二十条 物资的盘点:
物资盘点分定期盘点与不定期盘点。定期盘点即指每月月底进行一次全面的盘点;不定期盘点即指监管部门对库房进行不定期的抽查。
物资盘点的主要内容:检查物资的帐面数量与实存数量是否相符;检查物资的收发情况;检查物资的堆放及维护情况;检查各种物资有无超储积压及损坏;检查安全消防设施。
第二十一条 对物资的盘点采用实地盘点法,要求账实相符。
第二十二条 盘点时相关人员(库管人员、综合办公室负责人)必须在场。
第二十三条 按盘点计划有步骤进行,防止复点或漏盘。
第四章 附则
第二十四条 本办法由公司综合办公室负责解释。
第二十五条 本办法自下发之日起施行。
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